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Ottieni il massimo dal tuo budget IT: 10 suggerimenti per collaborare con i fornitori di tecnologia
2 Gennaio 2024
Ogni anno, la definizione del budget nell'istruzione superiore è come un nuovo labirinto in cui educatori e amministratori devono districarsi per trovare l'uscita. La gestione dei vincoli di budget, la risoluzione dei problemi di finanziamento e un processo di approvazione spesso complesso si aggiungono allo stress stagionale, ulteriormente appesantito dalla crescente richiesta di trasparenza e responsabilità. La necessità di destreggiarsi nel labirinto delle scadenze tra anno fiscale dell'istituto, anno fiscale dello stato, anno fiscale federale e calendari accademici fa sì che il periodo di definizione del budget sia un momento critico.
Poiché la tecnologia diventa ancora più importante nel facilitare processi complessi all'interno e all'esterno del campus, è essenziale trovare fornitori che collaborino con te a lungo termine. Oltre a offrire soluzioni, i fornitori possono avere un impatto significativo sul successo degli istituti durante il periodo di definizione del budget, ma anche durante tutto l'anno. Sulla base di questo, il team Smartsheet Higher Ed vorrebbe condividere alcune delle lezioni apprese in oltre un decennio di lavoro con i nostri clienti nel campo dell'istruzione superiore, con 10 suggerimenti utili per aiutarti ad affrontare il periodo più critico nella definizione del budget.
- Identifica le tue reali esigenze: prima di investire, verifica se l'istituto ha davvero bisogno di un nuovo strumento software o se potrebbe essere sufficiente un miglioramento dei processi. Se scopri che il problema è correlato al processo o alla definizione delle priorità, considera i modi in cui una nuova tecnologia può aiutarti a risolverlo. Comprendere le tue esigenze fondamentali aiuta a garantire che il denaro investito con un fornitore risolva le sfide reali che stai affrontando, portando a risultati più efficaci.
Collabora con i fornitori: la collaborazione attiva con i fornitori crea un sistema di supporto più solido. Un approccio di partnership alle trattative ti aiuta a identificare gli obiettivi condivisi, ad allineare gli obiettivi strategici e a garantire che le soluzioni implementate dai fornitori soddisfino le esigenze specifiche del tuo istituto, promuovendo relazioni reciprocamente vantaggiose.
- Comunica chiaramente i tuoi obiettivi e i tuoi limiti: una comunicazione chiara è parte integrante del successo o del fallimento di un'iniziativa. Esporre fin dall'inizio i tuoi obiettivi e limiti ai fornitori assicura che siate entrambi sulla stessa lunghezza d'onda, mitigando potenziali incomprensioni e aprendo la strada a operazioni più fluide.
- Costruisci relazioni solide: per rafforzare le relazioni con i fornitori devi coinvolgere non solo i rappresentanti di vendita, ma anche i responsabili del successo dei clienti, gli addetti alla formazione, i servizi professionali e l'intero account team. Coltivare l'elemento umano può aiutare a promuovere una comprensione più profonda delle esigenze del tuo istituto, portando a soluzioni più personalizzate e a una migliore collaborazione nell'ambito della partnership.
Chiarisci i ruoli dei reparti IT e Legale: il coinvolgimento dei team IT e Legale fin dalle prime fasi è fondamentale per un'implementazione senza problemi. Il reparto IT garantisce l'efficienza e la compatibilità tecnica, mentre l'ufficio legale fornisce la conformità e la chiarezza contrattuale necessarie per evitare colli di bottiglia durante la fase di esecuzione.
- Sviluppare un diagramma della soluzione aziendale: un diagramma della soluzione aziendale fornisce una panoramica completa di come i diversi sistemi e processi si integrano, aiutando i responsabili delle decisioni a comprendere i potenziali colli di bottiglia e a ottimizzare il flusso di lavoro operativo complessivo. Funge da asset versatile applicabile al contesto più ampio del budgeting, fornendo approfondimenti che vanno oltre l'ambito dell'acquisto di soluzioni software specifiche.
- Considera sia il valore che la funzionalità: sebbene la funzionalità sia di fondamentale importanza per l'utente finale, il vero valore di un servizio consiste nell'allineamento con gli obiettivi strategici dell'istituto. Assicurati di ottimizzare la spesa aggiungendo funzionalità che contribuiranno in modo significativo ai tuoi obiettivi a lungo termine.
- Esplora le opportunità per consolidare il tuo stack tecnologico: semplificando le soluzioni non solo si riduce la complessità operativa, ma si migliora anche l'efficienza. Molte soluzioni software includono funzionalità in grado di eseguire attività che in genere richiederebbero più applicazioni distinte. È più facile gestire e integrare vari strumenti in tutto l'istituto quando sono distribuiti su un numero inferiore di programmi e sistemi.
- Accantona i fondi per i servizi di implementazione: quando definisci il budget, non trascurare i servizi essenziali. Stanzia fondi per supporto tecnico e manutenzione, formazione e sviluppo professionale, servizi di consulenza, sicurezza e conformità dei dati e gestione delle strutture. Questi servizi sono fondamentali per il successo continuo di qualsiasi soluzione implementata e devono essere considerati di conseguenza.
- Prendi in considerazione contratti pluriennali: optare per contratti pluriennali può aiutare ad avere prevedibilità finanziaria e vantaggi strategici. I contratti pluriennali consentono di prevedere i costi in modo più accurato e di promuovere partnership a lungo termine con i fornitori più affidabili. Questi contratti a lungo termine possono anche aiutare a promuovere l'innovazione e il miglioramento continuo man mano che i team acquisiscono dimestichezza con un prodotto familiare. E, come bonus, molti fornitori offrono prezzi più vantaggiosi su contratti pluriennali, consentendoti così di risparmiare denaro a lungo termine.
Affrontare la definizione del budget con fiducia
Il successo della definizione del budget per l'istruzione superiore risiede nella pianificazione proattiva, nella collaborazione e nell'utilizzo della tecnologia. Implementando questi insight, i responsabili delle decisioni possono non solo superare le sfide di bilancio, ma anche posizionare i loro istituti in modo da garantire un successo duraturo nel panorama dell'istruzione superiore in continua evoluzione.
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