Vantaggi offerti da uno strumento per la creazione della pianificazione del lavoro basato sul cloud
Con l'avvento del cloud, il software per la pianificazione del lavoro è diventato uno strumento fondamentale che consente alle aziende di risparmiare tempo e le aiuta a operare in modo più efficiente, poiché tutto può essere svolto online. I lavoratori non devono più chiamare per scoprire su quali turni stanno lavorando. Ora i dipendenti possono accedere alle pianificazioni da remoto su qualsiasi dispositivo con una connessione Internet e un browser Web, o tramite un'app mobile. Molte delle opzioni software hanno un'interfaccia drag-and-drop, in modo da poter visualizzare rapidamente come sono organizzati i turni e spostare fasce di dipendenti con facilità. Un software per la pianificazione del lavoro consente anche ai dipendenti di scambiare i turni con i colleghi, facendo risparmiare tempo al responsabile. Ci sono molti controlli sulla privacy e autorizzazioni integrate, in modo che un responsabile possa limitare ciò che i membri del personale vedono e quanto possono modificare la pianificazione.
Un altro vantaggio delle soluzioni basate sul cloud è che solitamente funzionano bene con altri prodotti basati sul cloud. Nel caso delle pianificazioni del lavoro, alcune offerte sono compatibili con i servizi di pagamento, che possono automatizzare i pagamenti emessi ai dipendenti. Alcune hanno funzioni di pianificazione delle spese per aiutarti a tenere traccia di quanto stai spendendo sull'orario di lavoro. Se utilizzi un software per la pianificazione del lavoro per gestire un progetto, queste funzionalità ti aiuteranno anche a gestire quanto tempo le singole persone vi dedicano e se il costo di tale tempo è in linea con gli obiettivi del progetto.
Caratteristiche da considerare dello strumento per la creazione della pianificazione del lavoro
- Automazione: non vuoi perdere tempo a capire quali sono i membri del personale disponibili? Questa funzione mostra l'elenco dei soli dipendenti che possono lavorare nel tempo che stai cercando di pianificare. Se sai che una persona lavorerà sempre lunedì pomeriggio, puoi impostare automaticamente di assegnarla nella pianificazione.
- Avvisi: pensa a questo tipo di messaggistica di gruppo. Imposta gruppi di dipendenti o membri del team e invia a tutti un'e-mail o un testo in simultanea. Alcune opzioni consentono di gestire anche la messaggistica di gruppo.
- Cambi turno per i dipendenti: per coloro che non hanno tempo di pianificare ogni cambio turno, questa funzione consente ai dipendenti di gestire gli scambi. Essendo nel cloud, le informazioni vengono aggiornate immediatamente. Se desideri limitare l'estensione del loro accesso, cerca un'app per la creazione della pianificazione del lavoro che ti consenta di impostare le autorizzazioni.
- Sostituzione turno: ti interessa riuscire a coprire i turni all'ultimo minuto? Questa funzione consente di cliccare su un turno che deve essere coperto e di selezionare i dipendenti che sono disponibili. Tutti quelli selezionati ricevono un avviso e-mail sui dispositivi mobili e la persona che risponde per prima ottiene il turno.
- Assegnare i dipendenti a un progetto: come già detto, la pianificazione del lavoro non serve solo a gestire i turni; è anche uno strumento utile per assegnare le attività del progetto ai membri del team. È possibile utilizzarla per identificare quali colleghi hanno disponibilità e assegnare loro attività e date di scadenza.
- Tenere traccia della presenza: alcune opzioni offrono orari virtuali, in modo che un dipendente possa facilmente timbrare l'entrata o l'uscita di un turno. Queste informazioni vengono quindi archiviate e possono essere esportate nei sistemi di pagamento.
- Gestire le richieste di ferie: sei stanco di dover consultare un calendario ferie a parte per sapere chi è disponibile a lavorare? I membri del personale possono utilizzare questo strumento per richiedere le ferie e i responsabili possono approvarle o rifiutarle rapidamente. Se approvate, le informazioni vengono registrate nel sistema, in modo da non inserire accidentalmente nella pianificazione qualcuno che è in vacanza.
- Esportare dati ai sistemi di pagamento: molte delle soluzioni più avanzate per la creazione della pianificazione del lavoro sono compatibili con sistemi di pagamento come ADP, PayChex, SurePayroll e Quick Books. L'esportazione dei dati del timesheet in uno di questi sistemi aiuta a eliminare gli errori dell'utente e fornisce timesheet molto più accurati. Puoi anche elaborare report e vedere rapidamente se stai rispettando i tuoi obiettivi di budget.
- Privacy: ogni volta qualcosa si trova nel cloud, le persone si preoccupano della privacy, ma la maggior parte delle soluzioni richiede password. Se stai consentendo agli altri dipendenti di apportare modifiche alla pianificazione, cerca una soluzione in cui puoi creare autorizzazioni per gli utenti.
- App mobili: prendi in considerazione il tipo di dispositivi che i dipendenti utilizzeranno per accedere alla pianificazione. Molte soluzioni hanno app mobili per Android e iOS che gli utenti possono scaricare. Ci sono alcuni prodotti che hanno anche un'app BlackBerry, una cosa da tenere a mente se sono dispositivi popolari tra i dipendenti.
- Interfaccia Drag-and-Drop: sposta facilmente i turni nella pianificazione fino a sistemarla correttamente. Tutto questo semplifica al massimo l'avvio di una pianificazione!
- Salvare gli aggiornamenti automaticamente: se non puoi sempre ricordare di premere il pulsante salva, questa è la funzione giusta per te. Salva automaticamente tutte le modifiche apportate alla pianificazione. Ciò include le richieste di ferie, quindi una volta che le ferie di un dipendente vengono approvate, il dipendente non sarà visualizzato come disponibile a lavorare.
- Visualizzazioni multiple della pianificazione: si tratta di come si desidera visualizzare una pianificazione. Esistono opzioni per visualizzazioni giornaliere, settimanali e mensili in formati visivi, grafici o come elenco. Dovresti poter scegliere qualsiasi visualizzazione in qualsiasi momento.
- Sincronizzazione con i calendari: non vuoi che i dipendenti possano accedere a un'app ogni volta che vogliono vedere quando lavorano? Scegli un'opzione che ti permetta di sincronizzarla con i loro calendari personali, come Outlook, Google Calendar e iCal.
- Pianificazioni con sedi multiple: le aziende con più sedi apprezzano la possibilità di creare pianificazioni per i dipendenti in ogni luogo.
- Esportare pianificazioni in altri programmi di foglio di calcolo: forse hai bisogno di informazioni sui dipendenti o sui timesheet per un altro utilizzo. Avere la possibilità di esportarle in altri programmi di timesheet come Excel è un risparmio in tempo reale.
- Importare gli elenchi dei dipendenti: è particolarmente utile quando all'inizio dell'impostazione di una pianificazione del lavoro. Oltre a risparmiare tempo, potrai anche eliminare eventuali errori. I formati tipici supportati sono file Excel e CSV.
- Le visualizzazioni del responsabile che includono il costo: ti stai chiedendo quanto costerà lo straordinario appena approvato? Questa funzione è pensata per consentire ai responsabile di vedere quanto costa all'azienda il tempo impiegato dal personale. È uno strumento utile per la pianificazione del budget.
- Modelli: sebbene molte opzioni siano personalizzabili, i modelli inclusi sono un buon punto di partenza per creare una pianificazione del lavoro.
- Supporto: i venditori forniscono solitamente forum, tutorial, chat dal vivo e video per aiutarti a iniziare. Assicurati di scoprire se è gratuito o se hai bisogno di pagare per servizi aggiuntivi.
Le soluzioni di strumenti gratuiti per la pianificazione valgono la pena?
Uno strumento online e gratuito per la creazione della pianificazione del lavoro è un modo semplice per vedere se è l'opzione giusta per te e la tua azienda. Un modo semplice per iniziare è creare un Google Calendar da condividere con i dipendenti. Puoi inviare manualmente e-mail di gruppo e impostare avvisi.
Se non è abbastanza avanzato, prova uno strumento online gratuito. Sebbene forniscano maggiori funzionalità rispetto a un Google Calendar, non offrono la stessa varietà di funzioni disponibili in versioni a pagamento. Probabilmente sarai in grado di inviare avvisi, impostare la pianificazione delle ricorrenze, inviare e-mail dirette ai singoli dipendenti, creare pianificazioni personalizzate e registrare la presenza dei dipendenti. Dopo averlo utilizzato per un mese, potresti scoprire che è tutto quello che ti serve.
Alcuni degli svantaggi delle versioni gratuite sono che non si integrano con i tuoi strumenti esistenti. Ad esempio, non sarai in grado di fare cose come automatizzare i salari. Se sei interessato a uno strumento per pianificazione più strutturato, molti provider offrono una prova gratuita di 30 giorni. Provane alcune per vedere quali preferisci.
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