WestEd usa Smartsheet per trasmettere una cultura del successo

WestEd, un'organizzazione no-profit per la ricerca e lo sviluppo, contribuisce a tutti gli aspetti del sistema di istruzione americano: dalla creazione degli standard e delle valutazioni statali alla realizzazione di programmi di formazione per gli assistenti scolastici, nonché all'aumento dell'alfabetizzazione della prima infanzia e all'educazione degli insegnanti sull'ambiente scolastico. L'organizzazione è una Joint Powers Agency autorizzata da un Joint Powers Agreement della California, con membri del consiglio provenienti dai territori chiave di Arizona, California, Nevada e Utah e da tutto il resto del paese.

"La nostra attività si basa su sovvenzioni e contratti, WestEd ne lavora centinaia ogni anno", spiega Yvonne Keene, direttrice per la tecnologia e i servizi. "Quando spogli i contratti del contenuto educativo, molto di ciò di cui si occupa il nostro personale è riconducibile alla gestione dei progetti, eppure fino a tre anni fa non ci era chiaro che conoscere le basi della gestione dei progetti fosse fondamentale per avere successo." 

Senza un sistema formale per la gestione dei progetti prestabilito, i dipendenti di WestEd avevano selezionato strumenti diversi per coordinare il proprio lavoro e gestire i prodotti finali. Alcuni usavano Excel, altri provarono Microsoft Project, mentre altri ancora sperimentarono degli strumenti open source.

"Per anni abbiamo faticato a trovare una soluzione da usare come standard per WestEd e i nostri appaltatori", ricorda Keene. "Ogni volta si presentavano gli stessi problemi: in primo luogo confusione su cosa andava programmato, e in secondo luogo la mancanza di ruoli ben definiti nel programma. I team facevano fatica a organizzare i piani di progetto."

"Il risultato delle soluzioni ad hoc per la gestione dei progetti era un incubo", dice Jason Hayes, project manager dei sistemi informativi aziendali. "I nostri team avevano problemi con il controllo delle versioni, erano confusi sui prodotti finali, e c'erano problemi di chiarezza con la dirigenza riguardo programmi e tempistiche. Siamo un'organizzazione decentralizzata che lavora con centinaia di vendor e appaltatori esterni e avevamo disperatamente bisogno di un modo semplice per comunicare programmi e responsabilità."

Era tempo di cambiare

Keene si prefissò di formare tutti i dipendenti di WestEd sulla gestione dei progetti, ma sapeva di aver bisogno di uno strumento che la aiutasse a introdurre questi concetti.

"Non si può insegnare come gestire i progetti senza fornire un modo concreto per mettere in pratica queste idee", afferma. Durante le discussioni sui diversi modi di aiutare WestEd ad adottare una cultura orientata al project management, Keene venne introdotta a Smartsheet.

Dopo un progetto pilota, Keene era sicura che Smartsheet fosse la soluzione giusta. Con il sostegno del CEO, il dipartimento IT lo rese disponibile per il resto dell'azienda come strumento facoltativo.

"Da quando lo abbiamo introdotto, Smartsheet è diventato virale", dice Keene. "Nel 2010 abbiamo iniziato con solo 40 utenti, che in tre mesi sono diventati 200. Oggi abbiamo più di 400 dipendenti che usano Smartsheet per gestire i progetti dei propri team."

Il team si affida alle funzionalità principali di Smartsheet come le richieste di aggiornamento, il collegamento celle e gli avvisi e i promemoria automatizzati, per assicurarsi di non farsi sfuggire nulla. Poco dopo l'adozione di Smartsheet, WestEd ha iniziato a usare Box per la condivisione dei file. I due strumenti funzionano insieme in modo fluido, portando a una combinazione collaborativa inarrestabile.

Maggiore collaborazione e visibilità dei progetti

Lo Smarter Balanced Assesment Consortium è un esempio dei tanti progetti in cui è coinvolta WestEd, guidato dal ricercatore associato Greg Hill. Smarter Balanced è un consorzio guidato dagli stati che lavora allo sviluppo di valutazioni di nuova generazione, che misurino in modo accurato i progressi degli studenti in prospettiva della preparazione all'università e alla carriera lavorativa.  Il consorzio coinvolge oltre 600 rappresentanti di oltre 26 stati, con un budget federale di 176 milioni di dollari, e Hill tiene tutto sotto controllo su Smartsheet.

"Con persone coinvolte distribuite in tutto il paese, Smartsheet è stato per noi incredibilmente utile per assicurare la trasparenza e la collaborazione di tutti durante il corso di questo progetto", dice Hill. "Usiamo Smartsheet per gestire attentamente i diversi programmi del progetto e per ottimizzare la comunicazione. È il centro del nostro sistema di gestione della documentazione. Lo usiamo per semplificare i cicli di revisione e feedback con le parti interessate, per pianificare e monitorare le comunicazioni sui progetti, ed è il metodo principale tramite cui i nostri vendor consegnano i prodotti del progetto. Lo usiamo anche per monitorare e segnalare i problemi e i rischi del progetto. In poche parole: se una cosa è importante, è su Smartsheet."

Ai piani alti della sede centrale di WestEd a San Francisco, il REL (Regional Educational Laboratory, Laboratorio regionale per l'educazione) usa Smartsheet per restare al passo con numerosi progetti. "Il nostro dipartimento lavora su più di 80 progetti ogni anno e il mio compito è mantenere tutto a galla", spiega Kelly Gerstbacher, coordinatrice del programma per il REL. "Smartsheet mi aiuta a restare in carreggiata, lo uso tutto il giorno, tutti i giorni. Senza, non so come farei il mio lavoro."

Oltre ai progetti di Hill e Gerstbacher, Smartsheet viene usato per centinaia di altri progetti e processi di WestEd e la sua rete di agenzie di appaltatori e vendor, come ad esempio:

• Pianificazione dei progetti e tempistiche

• Gestione e reporting delle sovvenzioni

• Monitoraggio dei prodotti finali

• Log delle problematiche

• Elenchi delle attività dei team

• Situazione finanziaria e budget annuali

• Pianificazione strategica

• Coordinamento di vendor e appaltatori

• Richieste di aggiornamento del sito Web e change log

• Gestione di asset e risorse

Grazie al monitoraggio e alla gestione della maggior parte dei progetti su Smartsheet, il team della leadership di WestEd ha una visione più chiara delle esigenze lavorative dei diversi dipartimenti.

Nuove abitudini per avere successo

Oltre a fornire maggiore produttività e trasparenza in tutta l'organizzazione, Smartsheet sta contribuendo a infondere la cultura del successo nella gestione dei progetti.

"Smartsheet ci ha aiutato a sviluppare migliori abitudini per la gestione dei progetti e modi più sistematici per raggiungere i nostri obiettivi.  Ci ha anche fornito uno standard, una risorsa collaudata per una collaborazione efficace all'interno dei team e tra di loro", dice Hill.

Aggiunge Keene: "Ora che uso Smartsheet da più di tre anni, non ho idea di come facessi prima, e non sono la sola. Molti dei miei colleghi mi hanno fermato nei corridoi o mi hanno mandato un messaggio per dirmi che Smartsheet ha trasformato il loro modo di lavorare. Possiamo fare cose che prima non avremmo creduto possibili."