Veritiv trasforma i processi per la gestione dei progetti con Smartsheet

Veritiv è leader nell'America del Nord per le soluzioni di distribuzione tra aziende. Con clienti in praticamente ogni settore, Veritiv fornisce soluzioni per la stampa, la pubblicazione, l'imballaggio, la logistica e lo stoccaggio che contribuiscono a dare forma al successo dei suoi clienti. L'azienda ha una forza lavoro globale composta da approssimativamente 8.900 dipendenti, e opera in circa 180 centri di distribuzione in tutta l'America settentrionale.

Per restare in prima linea nel settore della distribuzione, Veritiv cerca di portare innovazione in ogni sua attività, dallo sviluppo e la consegna delle sue soluzioni all'utilizzo della piattaforma Smartsheet non solo per sfruttare le funzionalità per la gestione dei progetti, ma anche per le soluzioni di reporting e le dashboard per tutta l'impresa.

Gestire un cambiamento culturale

Veritiv è stata fondata nel 2014, a seguito della fusione tra la divisione Xpedx di International Paper e Unisource Worldwide. Mettendo a frutto il passato di entrambe per quanto riguarda l'eccellenza operativa, Veritiv si è evoluta in un unico team che ottiene successo tramite servizio eccellente, individui innovativi e valori coerenti. Oggi, l'obiettivo di Veritiv di diventare leader nel mercato per la distribuzione e il suo impegno per raggiungere l'eccellenza operativa gli permettono di collaborare con fornitori di prima categoria, aggiungere valore tramite le sue diverse possibilità e fornire soluzioni a un'ampia gamma di segmenti di clientela.

La decisione di concentrarsi sulla soddisfazione delle esigenze dei clienti non influenza solo il modo di lavorare e collaborare dei team di Veritiv per fornire prodotti e servizi ai clienti, ma influisce anche sugli strumenti di cui l'azienda ha bisogno perché tutto funzioni alla perfezione.

"La complessità del nostro business richiede uno strumento per la gestione dei progetti che ci permetta di collaborare nella nuova azienda", ha dichiarato Chris Enderle, Information Technology Manager per Veritiv. "Il nostro gruppo IT lavora a stretto contatto con i partner aziendali su ogni progetto. Ci serviva una soluzione economicamente vantaggiosa che ci permettesse di condividere facilmente i progetti e aggiornare i nostri database con nuove informazioni in tutta la rete di Veritiv."

"Il punto era avere un programma che fosse sufficientemente valido per i project manager IT, facile da usare per i partner aziendale e innovativo tanto da permetterci di collaborare con tutti nell'intera azienda", ha aggiunto Enderle.

Crescita dal basso per una gestione dei progetti collaborativa

Il team di Veritiv si è messo alla ricerca di uno strumento per la gestione dei progetti collaborativa per gestire e organizzare i progetti in corso prima della fusione e che potesse continuare a usare dopo la fusione e la nascita di Veritiv Con un'implementazione di Salesforce già in atto, Veritiv si è rivolta ad AppExchange per trovare altre idee.

Quando il team ha trovato Smartsheet su AppExchange, sperava che questa sarebbe stata la soluzione che stava cercando e di cui aveva urgentemente bisogno. Veritiv ha acquistato un piano e il team di progetto ha visto che il suo utilizzo è andato subito alle stelle. Era il primo segnale che Smartsheet era un'applicazione che avrebbe beneficiato molti utenti dell'azienda.

"Stavamo avviando un progetto in cui stavamo inserendo molti grandi clienti e per cui stavamo aggiungendo 900 centri di spedizione ai nostri sistemi di dati interni", ricorda Enderle. "Stiamo parlando di circa 2.500 diversi SKU (Stock Keeping Unit, articolo gestito a magazzino) in tutto il paese e tra diversi reparti. Ci serviva uno strumento per la gestione dei progetti che ci permettesse di collaborare con questi dipendenti e condividere rapidamente le informazioni sul progetto, così che loro potessero effettuare i propri aggiornamenti e mantenere attivo lo stato del progetto in tempo reale. È a questo punto che ci siamo rivolti a Smartsheet. Nel reparto IT abbiamo visto rapidamente quanto il programma fosse conveniente e facile da usare.

Oggi centinaia di membri del team di Veritiv collaborano su Smartsheet, e il loro numero continua a crescere.

"All'inizio Smartsheet era usato da circa 200 persone", dice Enderle. "Ora abbiamo più di 1.500 utenti. Corrisponde a più del 10% dell'intera organizzazione, inclusi i dipendenti IT, le risorse umane e i team di marketing e per l'integrazione. Smartsheet va bene per la gestione dei progetti di tutti i reparti."

Promuovere l'innovazione

L'integrazione di Smartsheet nella suite di strumenti per la gestione dei progetti dell'azienda è in linea con il proposito dell'azienda di promuovere l'innovazione a ogni livello.

"Il nostro principio guida durante la fusione è stato assicurare che i nostri clienti non venissero danneggiati in alcun modo", dice Enderle. "Il progetto di onboarding dei nostri clienti richiedeva un'enorme quantità di lavoro da parte dell'organizzazione IT per far sì che tutto venisse programmato, unito e implementato in tempo, e Smartsheet ci ha aiutato a farlo."

Un aumento della collaborazione porta a un aumento dell'utilizzo

Man mano che i membri del team di Veritiv continuano a usare Smartsheet, scoprono nuovi utilizzi dello strumento per portare a compimento più attività.

I responsabili di Veritiv stanno cercando ulteriori opportunità per usare Smartsheet per acquisti, IT, logistica, beni immobili, operazioni relative alle strutture, servizio clienti e gestione del flusso delle comunicazioni dei dipendenti.

"Quando abbiamo introdotto Smartsheet ai team aziendali, il feedback iniziale evidenziava quanto questo strumento fosse facile da usare", ha dichiarato Enderle. "Certo, hanno dovuto imparare le basi della gestione dei progetti, ma una volta che hanno iniziato a usare il software è scattato qualcosa. La formazione online è stata davvero utile."

Trasparenza significa credibilità con i clienti

Per Veritiv, Smartsheet è ora uno strumento fondamentale anche per le vendite. Il team di vendita usa il software per creare in modo efficiente proposte per i clienti o piani di vendita, ricevendo input da reparti diversi e con la certezza di collaborare con le persone giuste.

Smartsheet inoltre aiuta Veritiv a fidelizzare i clienti, poiché consente ai team di rispettare l'impegno alla trasparenza grazie alla condivisione dei piani durante il loro sviluppo. L'uso di Smartsheet in tutta l'azienda è diventato un fattore distintivo per l'acquisizione di nuovi clienti.

Potendo organizzare progetti e attività e collaborando in modo più efficiente con i clienti grazie a Smartsheet, il team di vendita di Veritiv ha ora molto più tempo a disposizione per concentrarsi sull'espansione aziendale e rafforzare i legami con i clienti.

Ci sono molti altri esempi di diverse funzioni aziendali di Veritiv in cui viene utilizzato Smartsheet per accrescere l'efficienza. Il team di marketing usa il software per gestire e tenere traccia di molte campagne ed eventi. E il team della logistica usa l'applicazione per gli audit sulla sicurezza. Recentemente hanno creato un modulo web per dispositivi mobili per i revisori sul campo in modo da consentire loro di inserire dati, commenti e foto, che vengono istantaneamente inviati all'amministratore e caricati automaticamente su un foglio principale per gli audit.

C'è molto altro in arrivo

Chris Enderle riconosce il potenziale dell'espansione dell'utilizzo di Smartsheet in tutta l'azienda.

"Smartsheet è uno strumento potente che può gestire progetti complessi, e la sua facilità d'uso lo rende accessibile ai gruppi aziendali e contribuisce a migliorare la gestione dei processi ordinari, oltre a renderli più efficienti", dichiara. "La collaborazione fluida e l'innovazione continua rendono Smartsheet la scelta giusta per la gestione dei progetti di Veritiv."