Vecol risparmia tempo grazie alla partnership con Avilan Santos per sviluppare soluzioni in Smartsheet

Da oltre 60 anni, Vecol serve Colombia, Ecuador e Bolivia con prodotti farmaceutici biologici e farmaceutici per promuovere la salute degli animali e la produttività agricola. Quando l'azienda ha avuto bisogno di una piattaforma tecnologica per il completamento del suo ambizioso piano strategico per il 2024, si è rivolta ad Avilan Santos, una società di consulenza e partner di Smartsheet per l'America Latina. Avilan Santos ha avviato una partnership con Vecol per implementare la piattaforma Smartsheet per automatizzare, ottimizzare e semplificare i processi per aiutare l'azienda a realizzare la sua visione e garantire l'implementazione di progetti e iniziative strategiche.

"I nostri obiettivi per il 2024 riguardano il processo operativo e la strategia", dichiara Sebastian Morato, Planning Manager presso Vecol. "Abbiamo bisogno di migliorare le operazioni, la produzione, la logistica e le nostre aree marketing e commerciale per offrire il meglio ai nostri clienti. Per farlo, avevamo bisogno di implementare piattaforme tecnologiche e definire oltre 220 progetti. Abbiamo infine obiettivi ambiziosi in termini di ricavi. Dovevamo quindi integrare e migliorare le prestazioni di tutte e quattro le nostre vecchie catene del valore, nonché tracciare i processi e i progetti con l'avanzare del piano."

Vecol vanta decenni di esperienza nello sviluppo di prodotti che aiutano a migliorare la competitività e la redditività del settore agricolo, prevenendo al contempo la contaminazione ambientale. Non appena i vertici dell'azienda hanno iniziato a formulare una trasformazione aziendale strategica, il cui completamento è programmato per il 2024, è stato chiaro che avessero bisogno di gestire i progetti e tracciarne l'avanzamento in modo più efficiente. Le informazioni erano sparpagliate in fogli di lavoro, documenti singoli e catene di e-mail; le scadenze dei meeting richiedevano un importante intervento manuale per aggiornare i calendari e consultare i proprietari dei progetti. Vecol voleva una soluzione che fosse facile da imparare ma sufficientemente potente da ridurre tempo e sforzi per il tracciamento dei progetti. 

Avilan Santos vanta oltre 20 anni di esperienza nella pianificazione delle risorse aziendali, che include pianificazione strategica, progettazione dei processi, implementazione di software e gestione dei cambiamenti. Carolina Galarza, vicepresidente delle operazioni presso Avilan Santos, ha guidato un team che, collaborando con Morato e i suoi colleghi, ha progettato il modello di una soluzione tecnologica che garantisse il soddisfacimento delle esigenze di Vecol. La piattaforma doveva assicurare il tracciamento dell'avanzamento del progetto in tempo reale, essere accessibile in totale sicurezza dal cloud e integrarsi con le risorse dati di Vecol, ad esempio lo strumento di visualizzazione dei dati Qlik Sense.

"In passato, non avevamo avuto strumenti integrati", afferma Carolina Rodriguez, Chief of Planning presso Vecol. "Avevamo indicatori del processo in Excel e uno strumento web per la gestione dei progetti. Era difficile ottenere informazioni complete sull'avanzamento dai vari strumenti. Abbiamo lavorato con Avilan Santos per sviluppare un modello che integrasse la nostra mappa strategica, i processi dei progetti e gli indicatori dei processi con uno o due strumenti al massimo."

Massima visibilità delle singole componenti del progetto

Oggi Vecol affronta il suo piano per il 2024 con la piattaforma Smartsheet, che aggrega oltre 150 indicatori di prestazioni chiave e usa formule per correlare e migliorare dettagli importanti dei progetti. I titolari dei progetti possono tracciare le date di inizio e fine, la percentuale di completamento dell'obiettivo, l'uso del budget e molte altre componenti specifiche. I vertici dell'azienda possono usare le dashboard per visionare l'andamento generale, approfondire passaggi o valori specifici e vedere quali parti del piano rientrano nei tempi, quali sono in anticipo e quali in ritardo. Poiché la piattaforma Smartsheet si integra con lo strumento di intelligence aziendale SAP di Vecol, i valori specifici sono sempre aggiornati e non è necessario reinserire i dati.

"Oltre ad aver creato una scheda di valutazione bilanciata per i progetti, ne abbiamo anche automatizzato la gestione in Smartsheet", afferma Galarza. "Abbiamo sviluppato tutto in Smartsheet e possiamo integrarlo nello strumento Qlik Sense e in qualsiasi software BI presente sul mercato. Ciò lo rende uno strumento ancora più potente per accedere a una clientela più vasta, con tutti i dati (tranne quelli di BI) raccolti in Smartsheet."

Una piattaforma efficiente che fa risparmiare tempo e semplifica il tracciamento dei progetti

Grazie a Smartsheet, Vecol fa risparmiare molto tempo ed energie che possono essere dedicate in modo più proficuo allo sviluppo di nuovi prodotti e alla risoluzione dei problemi dei clienti in ambito agricolo. Con oltre 150 indicatori tattici e operativi da tracciare, la generazione manuale dei report richiedeva quasi un mese. Ora può essere completata in due o tre giorni, offrendo ai leader i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni strategiche più informate e in tempi più brevi.

La piattaforma sicura basata sul cloud semplifica il modo con cui i ricercatori sul campo e il personale in ufficio, dislocati in varie sedi, possono condividere le informazioni, migliorando la comunicazione all'interno dell'azienda. Gli utenti possono condividere commenti e dubbi all'interno di un foglio invece di dover cercare in innumerevoli thread di e-mail, cosa che aiuta a risolvere i problemi in modo più rapido e accurato. Inoltre, essendo i dati conservati in un'unica ubicazione, non sussiste il rischio di lavorare sulla base di informazioni obsolete.

"Smartsheet è una piattaforma collaborativa, tutti gli utenti hanno a disposizione le stesse informazioni, un vero vantaggio", afferma Morato. "Non richiede installazioni, essendo disponibile nel cloud, un altro aspetto molto importante per noi perché permette di avere un accesso sicuro ovunque ci si trovi. Inoltre, grazie alla possibilità di integrare la piattaforma con altri strumenti per ottenere informazioni in tempo reale, possiamo prendere le opportune decisioni in modo agile."

Smartsheet è anche molto semplice da apprendere per i nuovi utenti; secondo Rodriguez, la maggior parte dei dipendenti sa usare Microsoft Excel e questo costituisce una solida base per apprendere le funzionalità aggiuntive offerte da Smartsheet.

Esperienza e partnership con Avilan Santos per creare una soluzione di valore

Secondo Morato e i suoi colleghi, la collaborazione con Avilan Santos per lo sviluppo della piattaforma Smartsheet è stata fondamentale per il corretto avanzamento del piano strategico di Vecol. Il team di Galarza ha progettato un framework concettuale che ha aiutato Vecol a individuare i modi migliori per tracciare e gestire un vasto numero di componenti dei progetti, che a sua volta ha garantito la migliore progettazione possibile per la soluzione tecnologica stessa.

"Il supporto che abbiamo avuto da Avilan Santos nell'implementazione della soluzione è stato molto importante", afferma Andres Rubiano, Chief of ACT Projects nel reparto AT di Vecol. "Avevamo bisogno della loro guida per la gestione della transizione e del cambiamento."

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