Sonnedix usa Smartsheet per mantenere la collaborazione e sostenere i dipendenti durante la pandemia da COVID-19

Nel nostro impegno a creare un futuro più sostenibile, gli investimenti in fonti di energia pulita sono cruciali. Le società come Sonnedix, un produttore di energia indipendente (IPP) che progetta, finanzia, costruisce e monitora impianti solari ad alte prestazioni e a costi competitivi, sono in prima linea, sfruttando l'energia solare per assicurare un mondo più verde e luminoso per tutti. 

Ma con impianti solari e uffici sparsi in tutto il modo, Sonnedix era cosciente che collaborare con efficienza come un unico team era fondamentale per avere successo a lungo termine. "Noi di Sonnedix diciamo che siamo un'unica squadra", afferma Andrea Vecchi, Head of Project Management. "E far parte di un'unica squadra vuol dire che non importa dove ti trovi nel mondo perché sai di far parte di Sonnedix."

Col sopraggiungere della pandemia, Sonnedix sapeva di dover lavorare sodo per sviluppare i processi per mantenere salda la sua cultura aziendale di "un'unica squadra" e supportare i dipendenti su tutta la linea. 

Come per la maggior parte delle aziende, anche Sonnedix, a causa del COVID-19, aveva una seria sfida tra le mani, ossia quella di doversi adattare alle esigenze del lavoro a distanza di massa nel giro di pochi giorni. Fortunatamente, in qualità di Head of Project Management, Andrea era pronto a farsi carico di molte delle iniziative necessarie. Ed era convinto che Smartsheet fosse una piattaforma ideale che avrebbe aiutato Sonnedix a implementare nuove iniziative a supporto dei colleghi al lavoro durante la pandemia.

Quando Andrea entrò a far parte di Sonnedix nel 2018, Smartsheet era già presente in azienda. Nella sua missione di migliorare l'ottimizzazione e la standardizzazione dei progetti, Andrea si accorse presto che Smartsheet era sottoutilizzato, individuando l'immenso potenziale di collaborazione e comunicazione della piattaforma. 

All'inizio, Andrea usò Smartsheet per progetti quali la standardizzazione e l'ottimizzazione del processo di acquisizione emergente e scoprì che Smartsheet "ci aiutava a visualizzare con chiarezza la pipeline e permetteva alle funzioni di collaborare perfettamente insieme." Dopo aver continuato a esplorare le possibilità di Smartsheet in termini di flussi di lavoro e integrazione delle applicazioni per tutta la seconda metà del 2019, Andrea pensò subito alla piattaforma quando le sfide del lavoro da remoto iniziarono a delinearsi all'orizzonte. 

A partire da quel momento, Sonnedix ha usato Smartsheet per diverse iniziative, dalla formazione sulle nuove politiche che governavano il lavoro da remoto alle misure di sicurezza da adottare in ufficio fino alle valutazioni degli uffici domestici, tutte a sostegno della cultura di Sonnedix a favore dell'inclusività e della solidarietà.

Offrire una formazione con un alto livello di partecipazione 

All'inizio del lockdown, il team HR di Sonnedix aveva bisogno di supportare i dipendenti con un nuovo modo di lavorare. Erano già state sviluppate sessioni di formazione ad alto impatto, pertanto il team HR si mise in contatto con Andrea per accelerare l'offerta formativa per aiutare i manager a guidare i rispettivi team attraverso le sfide e gli stress del lavoro da casa di massa. 

Servendosi di Smartsheet, il team reiterò rapidamente un portale HR che avrebbe consentito al personale di richiedere e ricevere velocemente la formazione. I dipendenti a livello globale potevano iscriversi alla formazione in differenti sessioni e, dopo che avevano usato il modulo, venivano attivate una serie di automazioni, come un processo di approvazione finale per i programmi di formazione a pagamento. Si trattava di un miglioramento significativo rispetto al processo di iscrizione precedente che faceva per lo più affidamento su e-mail con dati registrati in Excel. 

Nell'arco di sei mesi, Sonnedix aumentò la quantità di corsi di formazione di almeno un ordine di grandezza, offrendo più 90 sessioni per un totale di oltre 1000 ore, tutte prenotate tramite il sistema Smartsheet. I dipendenti potevano generare con facilità un report che monitorasse i loro progressi, assicurando a tutti la possibilità di crescere e di avere successo. 

"Abbiamo dovuto rendere visibile e accessibile al personale questa formazione, per incoraggiare la partecipazione", aggiunge Andrea. "Smartsheet ci ha permesso di farlo. E abbiamo ricevuto solo commenti positivi." 

Dare priorità a salute e sicurezza alla riapertura degli uffici

L'impegno di Sonnedix è proteggere il benessere fisico e mentale dei suoi dipendenti, perciò l'azienda ha lavorato sodo per facilitare un efficace lavoro da casa. Ma riconosce anche che per coloro che non hanno le condizioni domestiche ideali, l'ufficio rappresenta un legame vitale. Pertanto, una volta che le normative lo avessero permesso, Sonnedix avrebbe dovuto riaprire l'ufficio in tutta sicurezza per coloro che ne avessero avuto bisogno. 

In questo Andrea svolse un ruolo centrale, servendosi di una task force interna per la gestione del COVID-19. A seguito di una richiesta di supporto della logistica del lavoro d'ufficio da parte della sede francese, Andrea inizialmente creò un semplice foglio per i colleghi, per prenotare i giorni di presenza in ufficio con una casella di spunta. Attraverso questo foglio, il capo ufficio poteva ricevere gli avvisi sulla capienza mentre gli utenti potevano prenotare le loro visite di conseguenza. Col tempo, si trasformò in una pratica funzione con codice QR, con i colleghi in grado di "accedere" all'ufficio scansionando rapidamente il codice con i loro cellulari, integrata con dashboard, inclusi widget di viaggio con linee guida in tempo reale sui momenti più sicuri per spostarsi. Nell'ufficio di Londra, ad esempio, i dati vengono inseriti dal sito Web Transport for London, in modo che lo staff possa conoscere i momenti meno affollati nelle stazioni. 

Il personale di varie località può ora visitare l'ufficio in tutta sicurezza, mentre Sonnedix può usare i suoi record Smartsheet per monitorare potenziali esposizioni al virus e limitarne la diffusione. 

"Smartsheet è stato inestimabile nella nostra risposta al COVID-19", afferma Andrea. "Ha aumentato la sicurezza e la protezione del nostro personale." 

Visibilità ed efficienza per le valutazioni degli uffici domestici  

Quando divenne chiaro che il lavoro da casa sarebbe stata una misura a lungo termine, Sonnedix volle garantire a tutti i dipendenti il sostegno nell'allestire il loro ufficio domestico. Con dipendenti sparsi in svariate località, e ciascuno con requisiti differenti (alcuni si erano già appropriati di articoli dell'ufficio come le sedie), un monitoraggio efficace divenne una preoccupazione fondamentale. Inoltre, le risorse umane avevano la necessità di contattare, valutare e supportare ogni singolo dipendente, il che rappresentava un'impresa di vaste proporzioni. 

Smartsheet venne usato per fornire e registrare le valutazioni degli uffici domestici per ogni collega. Con un processo chiaro e centralizzato, i dipendenti riuscirono di fatto a partecipare al processo di valutazione. Le risorse umane riuscirono a definire con chiarezza chi aveva cosa e chi aveva bisogno di altro aiuto, mentre i capi ufficio avevano a disposizione un report dedicato per tenere traccia delle forniture dell'ufficio. 

"I dipendenti avevano esigenze e requisiti molto diversi e volevamo aiutarli nel migliore dei modi", dichiara Andrea. "Smartsheet ci ha permesso di fare tutto questo in un unico punto, creando davvero una chiara visibilità per coloro che erano responsabili dell'organizzazione."

Avendo capito i vantaggi della piattaforma nei più svariati casi d'uso, Sonnedix prevede di continuare a usare Smartsheet anche in futuro. Sono già in corso piani entusiasmanti. Andrea prevede di usare la piattaforma per procedere a una revisione della struttura del database di Sonnedix, offrendo in ultima analisi una visione più completa dei processi e ottimizzando le operazioni di back-end. 

Mantenere una solida cultura aziendale e supportare i dipendenti da remoto è una grossa sfida ma con l'impegno, la creatività e il sostegno della piattaforma Smartsheet, Sonnedix continua ad andare avanti con successo.

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.