Solution Cell collabora con Project Plan Services per ottimizzare i percorsi di trasformazione aziendale dei clienti

Solution Cell ha creato un fiorente studio di consulenza per aiutare le organizzazioni a sviluppare, pianificare e mettere in atto cambiamenti culturali e comportamentali a lungo termine. Data la rapida crescita dell'azienda, Sue Beasey, Operations Manager di Solution Cell, si è resa conto che l'azienda stessa avrebbe dovuto mettersi nell'ottica di un cambiamento, adottando una piattaforma tecnologica in grado di gestire e monitorare con più efficienza l'operato dei clienti. Smartsheet aiuta Solution Cell a risparmiare tempo e sforzi favorendo la collaborazione tra i team.  

"Dinne una, l'abbiamo provata", dichiara Beasey. L'azienda aveva appena iniziato a crescere considerevolmente e nulla stava davvero gestendo i nostri progetti per noi. Non è il massimo avere una soluzione di progetto in cui passi gran parte del tempo a inserire informazioni e alla fine quello che ottieni è "Scrivere la lettera mercoledì". Smartsheet invece non ti fa perdere tutto questo tempo. È estremamente visivo, un aspetto che tutti noi adoriamo, e ci permette di includere facilmente altre persone in un progetto".

Uno dei punti di orgoglio di Solution Cell è la sua capacità di creare un piano esclusivo per ogni cliente, basato su particolari necessità e obiettivi. Ogni percorso cliente include programmi personalizzati e altamente interattivi, pensati per promuovere il cambiamento comportamentale. In precedenza, questo di solito richiedeva di creare da zero ogni singolo percorso; perciò era difficile stabilire delle pratiche standard. Quando l'azienda perfezionò un menu di approcci bandizzati personalizzabili per il processo di trasformazione di ogni cliente, aumentò anche la fiducia di Beasey nel poter trovare una piattaforma tecnologica che alleggerisse gli oneri amministrativi dell'azienda. Ma non era disposta a fermarsi al primo strumento che avrebbe trovato.

Il partner ideale per la giusta piattaforma

Peter Allanach è il direttore di Project Plan Services (PPS), un Platinum Partner di Smartsheet nel Regno Unito. Afferma che Smartsheet è il prodotto di punta dell'azienda grazie alle sue ampie capacità e alla facilità d'uso. Allanach e il suo team hanno lavorato con Solution Cell per progettare una piattaforma tecnologica su misura a sostegno dei ben definiti processi e obiettivi dell'azienda.

"La richiesta iniziale era molto semplice", dichiara Allanach. "Solution Cell possedeva un'enorme quantità di informazioni, finanziarie e di coordinamento delle attività, che avevano bisogno di essere collegate in una vista unificatrice. C'era un insieme molto evidente di processi da ottimizzare. Quante volte ci siamo imbattuti in clienti che sapevano di dover cambiare qualcosa che però non riuscivano a capire. Con Solution Cell, abbiamo avuto la grande opportunità di proporre una soluzione mirata e di dimostrare che non sono solo le grandi aziende di gestione dei progetti o le più tradizionali a poter beneficiare di una soluzione di pianificazione cloud come Smartsheet".

PPS e Smartsheet hanno aiutato Solution Cell a riunire i suoi processi aziendali su un'unica piattaforma che integra le informazioni, riducendo tempi e sforzi per tutti. 

"Il mio capo pensava che non fossi incline al cambiamento, mentre invece non ero d'accordo sull'adottare qualcosa che non avrebbe ridotto i miei tempi di lavoro, bensì [al contrario] li avrebbe prolungati", dichiara Beasey. "E poi abbiamo incontrato PPS, e ci siamo subito resi conto che questo connubio avrebbe funzionato. Ridevano parecchio di me al lavoro perché avevo finalmente accettato qualcosa. Ho incoraggiato tutti a usarlo perché semplicemente funziona, e funziona con semplicità".

Una sola fonte di verità fa risparmiare tempo e sforzi

Il processo di Solution Cell inizia con vari sopralluoghi al sito di un cliente per capirne la situazione. Quindi l'azienda crea un percorso personalizzato che include formazione online, workshop in presenza, tutoraggio in piccoli gruppi e altro ancora, tutto concepito per aiutare i clienti a raggiungere gli obiettivi prefissati. Pianificare un percorso di solito richiedeva uno spostamento di informazioni tra documenti e applicazioni scollegati, mentre incorporare il feedback del cliente ed eventuali modifiche al programma esigeva vari livelli di aggiornamento e di controllo incrociato. Smartsheet consente di ridurre questi tempi e di eliminare la complessità, con un'unica fonte di informazioni del programma che può essere creata e aggiornata velocemente e facilmente. 

"Abbiamo finalmente smesso di usare sette o otto strumenti per eseguire attività diverse", dichiara Beasey. "Registravamo i mezzi finanziari in un modo, e il progetto [e] le attività in un altro. Esistono ancora dei fogli speciali per alcuni progetti, ma sono tutti collegati, e confluiscono in un foglio finale che mostra ogni dettaglio: come prevediamo di mettere in atto il programma e in quali date, quali saranno le risorse finanziarie nel corso dell'anno e come sarà il risultato finale. Secondo me, questo è probabilmente l'aspetto più importante".

Con l'avanzare del percorso cliente, Smartsheet snellisce il processo di condivisione degli aggiornamenti e dei progressi. Solution Cell usa i moduli Smartsheet per ridurre il tempo delle valutazioni sui workshop dei singoli partecipanti. Infatti, anziché restituire moduli di feedback cartacei, i partecipanti compilano un modulo online per inviare giudizi e commenti a un foglio centrale. Beasey afferma che altri aspetti della comunicazione con il cliente, come lo stato di completamento e gli aggiornamenti al programma, possono essere comunicati con pochi clic.

"È facilissimo condividere Smartsheet con un cliente", dichiara Beasey. "È bello, coerente e non troppo difficile. Alcuni clienti hanno condiviso con me il loro particolare sistema di gestione dei progetti che aveva bisogno di una chiave ed era così tanto complicato. Mentre in questo caso, se lo condividi, il cliente potrà vedere esattamente quello che tu vuoi fargli vedere e nient'altro. È un ottimo modo per farlo, serve un solo passaggio".

Una piattaforma così buona da raccomandarla alla concorrenza 

Beasey è una fan così accanita di Smartsheet da raccomandarlo anche ai suoi conoscenti di un'altra azienda nello stesso settore di consulenza. 

"Abbiamo parlato con loro di recente e ci hanno rivelato di non riuscire a trovare un prodotto simile a Smartsheet che funzioni con tutto", dichiara Beasey. "Quindi gli ho dato il contatto di PPS. Non parliamo sempre con altri studi di formazione e consulenza. Ognuno va per la sua strada e ci teniamo a distanza finché non ci scontriamo, come quando ci siamo trovati a competere per un affare. Ma ho pensato che avrebbero potuto veramente trarre beneficio da Smartsheet. Perché provare invidia nei confronti di qualcuno, rivale o no, che usa qualcosa di veramente utile?"

Beasey e colleghi hanno in programma di continuare a lavorare con PPS per incorporare altre funzioni Smartsheet, generalmente una nuova funzione principale all'anno. Il prossimo obiettivo di Solution Cell è ottimizzare l'uso dell'automazione; Beasey fa notare che ci sono ancora una serie di fasi di progetto che dipendono da promemoria e flussi di lavoro manuali, ed è convinta che con un minimo sforzo strategico Smartsheet potrà velocizzarle. Ed è sicura che sia queste nuove funzioni che quelle future saranno facili da imparare, proprio come quelle che usano già, e assolutamente fidate.

"Non si tratta solo di imparare un nuovo strumento, devi anche considerarlo fidato", sostiene Beasey. "Per qualche tempo abbiamo usato Smartsheet insieme ai nostri vecchi fogli di calcolo per essere sicuri che funzionasse. È molto difficile fidarsi di qualcosa di nuovo quando c'è di mezzo l'intera azienda e tutti i suoi dati. È una questione abbastanza importante da affrontare e ritengo che la sua facilità di funzionamento ci abbia permesso molto rapidamente di fidarci senza riserve".