Come Providence Medical Group personalizza l’esperienza dei pazienti

Providence Medical Group utilizza Smartsheet per centralizzare le informazioni, mantenere dati precisi e aumentare la visibilità del progetto per supportare la collaborazione interfunzionale.

Industria

  • Sanità

Dimensione dell'organizzazione

  • Aziendale (più di 10.000 dipendenti)

Regione

  • America del Nord

Utilizzo dei casi

  • Collaborazione
  • Visibilità del progetto

Tenere il passo con i continui miglioramenti degli standard della pratica medica e dell'assistenza ai pazienti è una sfida immensa per una rete di cure primarie e cliniche specializzate distribuite in più stati. In Providence Medical Group (PMG), situati nell'Oregon e nel sud-ovest di Washington, oltre 60 cliniche devono completare attestati trimestrali per documentare il completamento di nuovi requisiti.

Kiesha Smith
Kiesha Smith

Kiesha Smith, responsabile del programma per PMG e servizi clinici presso Providence Health & Services, utilizza Smartsheet per semplificare il processo di attestazione creando liste di controllo e pannelli di controllo che consentono ai responsabili della clinica di concentrarsi meno sulle scartoffie e di più sulla fornitura di una migliore esperienza del paziente .

“Il certificato ci aiuta ad allinearci al nostro piano strategico”, afferma Smith. “Ogni standard sulla nostra lista di controllo è stato testato e provato come qualcosa che ha funzionato bene in una clinica o abbandonato dal sistema. È stato verificato dal nostro comitato di governance del modello di cura per assicurarsi che si allinei al nostro standard o al nostro piano strategico e che sia qualcosa che avvantaggia i pazienti”.

Smith attinge dal suo background di project management per aiutare a creare ed eseguire nuovi programmi in PMG. Questi includono sforzi incentrati sul paziente, come i flussi di processo per aiutare il personale della clinica a garantire l'adesione alle “regole rosse” infrangibili che salvaguardano la salute e la sicurezza del paziente. Includono anche progetti IT innovativi come le funzionalità di accesso singolo per postazioni di lavoro cliniche o il check-in automatico degli appuntamenti quando i pazienti entrano nel parcheggio.

Questi sforzi si allineano agli obiettivi strategici di PMG. Smartsheet porta sia la standardizzazione che la personalizzazione alle operazioni cliniche in tutto il sistema.

Scegliere una piattaforma affidabile

Prima di entrare in PMG, Smith aveva lavorato con il Providence Center for Outcomes Research and Education (CORE), dove gestiva complessi progetti di ricerca scientifica sui dati che analizzavano i dati sanitari per comprendere meglio e migliorare la salute delle popolazioni sottoservite.

Smartsheet faceva parte del kit di strumenti IT del team e Smith lo ha utilizzato per organizzare e tenere traccia degli sforzi di ricerca di CORE. Quando si trasferì a PMG, Smith aveva semplificato una vasta gamma di processi.

Le funzionalità di Smartsheet includono:

  • Una fonte centrale di informazioni: Se si fa affidamento su fogli di calcolo, e-mail o condivisioni di file online, quando i colleghi apportano modifiche alle diverse versioni di un documento, il conflitto potrebbe non essere colto fino a quando i processi di lavoro non iniziano a scontrarsi. Con Smartsheet è possibile condividere le informazioni più aggiornate e tracciare la cronologia degli aggiornamenti.
  • Viste di dati aggiornate attraverso i pannelli di controllo: La leadership di PMG segue da vicino il completamento da parte delle cliniche degli attestati trimestrali. Ciò ha richiesto la compilazione e l'aggiornamento di report che potrebbero richiedere molto tempo. Ora ogni responsabile della clinica verifica il completamento dei requisiti su un foglio clinico che si arrotola in un foglio master, che può essere visualizzato e analizzato tramite pannelli di controllo personalizzabili.
  • Perfetta integrazione con altri strumenti: Smith ha creato una varietà di moduli per acquisire dati, dall'analisi del programma al monitoraggio delle apparecchiature IT e alle informazioni di contatto dei medici. I moduli Smartsheet si integrano facilmente con strumenti come Zapier e Cognito Forms per aiutarla a creare la giusta interfaccia per i team della clinica di cui ha bisogno di informazioni.
  • Accessibilità tra piattaforme: Dai computer desktop in un laboratorio ai tablet portatili in una sala d'esame del paziente, i dati di Smartsheet sono disponibili su qualsiasi dispositivo. I team sanno di poter accedere a informazioni aggiornate e accurate da qualsiasi luogo stiano lavorando all'interno di una clinica.

Visibilità per supportare la collaborazione

I pannelli di controllo di Smartsheet aiutano ad aumentare la visibilità per le parti interessate. I dirigenti hanno acquisito una visione unificata degli sforzi della clinica e possono concentrarsi sulle aree che richiedono attenzione. Inoltre, i dirigenti della clinica possono vedere cosa stanno facendo i loro colleghi e utilizzare queste conoscenze per migliorare i propri sforzi.

“Se chiediamo a una clinica di svolgere un’attività e sta avendo dei problemi, può guardare il pannello di controllo e contattare un'altra clinica che ha completato quello standard, interagire con loro e utilizzare alcuni strumenti per permettere anche alla propria clinica di avere successo", afferma Smith. “Tale trasparenza ci offre l'opportunità di lavorare insieme più da vicino in gruppo e porre più domande.”

I moduli Smartsheet hanno anche permesso di risparmiare tempo e sforzi. Smith collabora con il team IT di PMG per creare funzionalità di single sign-on per le reti di computer del sistema. Come parte del processo, l'IT aveva bisogno di compilare un elenco di ID workstation in tutte le cliniche, ma temeva che ci sarebbero voluti giorni di lavoro da parte dello staff per visitare tutte le cliniche e l'inventario 50 o le stazioni di lavoro in ogni sede.

Smith ha creato un modulo che precompilava campi di informazioni come l'indirizzo della clinica, il nome del responsabile della clinica e le informazioni di contatto per ogni sede della clinica. I responsabili della clinica devono solo inserire gli ID hardware e inviare le informazioni a un foglio centrale, senza viaggiare.

“Rendere il processo più semplice per i nostri infermieri è enorme, perché hanno così tanto da fare”, afferma Smith. “Quando sentono di avere un altro sondaggio o un altro modulo, si aggiunge semplicemente al loro carico di lavoro. Semplificando il processo di raccolta dei dati, è meglio per noi ed è meglio per loro. I sistemi che abbiamo creato ci hanno davvero aiutato a essere più trasparenti, a tracciare le cose, a attestare le cose e a migliorare i processi qui a Providence”.

Man mano che le linee guida e le pratiche mediche si evolvono e la pressione per migliorare le prestazioni continua ad aumentare, Smith è pronto a utilizzare Smartsheet per semplificare e semplificare il lavoro di tutti i team clinici di PMG. È una parte fondamentale dei suoi sforzi per aiutare l'organizzazione a raggiungere i suoi obiettivi più ambiziosi e quindi a stabilirne di nuovi.

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