Come la Government Contractors Association favorisce la concorrenza delle piccole imprese

Le piccole imprese rappresentano il 99,7% delle aziende degli Stati Uniti, ma partecipano per meno del 22% ai contratti pubblici. I numeri sono ancora inferiori se parliamo di società intestate a donne o a minoranze.

La Government Contractors Association (GCA) vuole cambiare la situazione. L'associazione desidera spianare il campo di gioco per le piccole imprese, aiutandole ad accedere a una parte di quelle incredibili opportunità di ricavo associate ai contratti pubblici. "500 miliardi di dollari, per essere precisi", afferma Abraham Xiong, Presidente di GCA.  

"Ci sono molti programmi per aiutare le piccole imprese. Ma se i proprietari non sanno dell'esistenza di questi contratti, o come concorrere per aggiudicarseli, non vedranno mai quei soldi", dichiara Xiong. "È questa la sfida che sto affrontando."

Per iniziare, Xiong aveva bisogno di sviluppare il suo curriculum e trovare uno strumento per gestire e condividere il contenuto con le aziende. "Dovevo trovare un modo per raccogliere tutte queste informazioni, organizzarle e quindi renderle disponibili alla community di piccole imprese in modo che potessero partecipare meglio a questo programma e aggiudicarsi una quota di questi fondi pubblici", continua Xiong.

Individuare lo strumento giusto

Nel corso della ricerca del software giusto da usare con i clienti, Xiong ha provato diversi strumenti, da soluzioni per la gestione di progetti come Basecamp fino a piattaforme con moduli di formazione come Mindflash.  

"Quando mi sono imbattuto in Smartsheet, ho capito di aver fatto centro", afferma. "Ho visto immediatamente quando rendesse facile l'organizzazione del mio curriculum formativo in un unico foglio. Dall'aspetto del foglio di calcolo ho capito che avrei potuto usarlo con qualsiasi cliente ed ero certo che i clienti sarebbero potuti accedere al curriculum formativo senza particolari difficoltà."

Man mano che Xiong esplorava Smartsheet, ne scopriva il potenziale e la facilità di adozione. "Ho realizzato che potevo usare Smartsheet per fare molto di più che organizzare il mio curriculum", ha detto. "Ora traccio l'avanzamento del cliente nella formazione e calcolo automaticamente la percentuale di completamento, creo gerarchie e altro ancora. Il fatto che Smartsheet possa non solo aiutarmi a sviluppare il curriculum, ma anche gestire i miei clienti durante il processo di formazione, mi ha veramente sorpreso."

Salvare questo foglio principale di curriculum come modello offre a Xiong e al suo team la flessibilità e l'affidabilità necessarie per duplicare e distribuire il programma "The Government Contracting Fast Track Curriculum" a tutti i clienti, in modo rapido e sicuro.

Informazioni essenziali conservate in Smartsheet

Dopo due anni e mezzo di ricerca, scrittura e compilazione del suo curriculum per piccole imprese, Xiong è stato in grado di compilare facilmente il suo piano di formazione in Smartsheet usando queste funzionalità:

Gerarchia per dettagliare le fasi di formazione

Xiong aumenta i rientri delle colonne per mantenere in ordine e gestibile il suo curriculum dettagliato, in modo che i clienti possano elaborarlo. "Ci sono cinque fasi del processo di formazione che le aziende devono attraversare per avere successo nel mercato pubblico", afferma.

Ciascuna di queste cinque fasi ha la sua lista dei dettagli, con rientri e organizzata in Smartsheet, di modo che i clienti possano eseguire il drill down fino al dettaglio più piccolo o osservare il quadro generale mentre avanzano in ogni fase.

Rimanere organizzati con gli allegati

Oltre 100 documenti sono allegati al piano di formazione di Xiong per piccole imprese, da documenti Word con modelli di piani aziendali fino a slide PowerPoint da usare durante le presentazioni.  

"Guido i miei clienti passo dopo passo in un approccio molto pratico alla contrattualistica pubblica, e Smartsheet offre il blueprint ideale.  La possibilità di allegare qualsiasi tipo di file a una riga preserva l'organizzazione del processo e si adatta inoltre alle necessità delle aziende in fasi di crescita diverse", spiega.

Collegamenti ipertestuali alle risorse per accesso diretto

"Durante i 12 mesi di questo piano di formazione, ci sono molte certificazioni che le aziende devono richiedere. I collegamenti ipertestuali consentono di indirizzare i clienti direttamente alla pagina web di cui hanno bisogno per richiedere un numero EIN con l'IRS", afferma Xiong.

"Ci sono così tanti dettagli minuscoli come questo che il titolare di una piccola imprese deve tracciare, che averli tutti organizzati in un unico strumento online fa risparmiare tempo prezioso ai miei clienti."

Colonne con simboli per tracciare i progressi

Xiong usa diverse colonne con simbolo Smartsheet nel suo curriculum: pallini rossi/gialli/verdi, colonne con caselle di spunta e strumenti di selezione data sono perfetti per i clienti per tracciare le attività di formazione, flaggare le priorità e indicare il completamento delle fasi man mano che avanzano nel programma di formazione.

Visualizzazione dei progressi con diagrammi di Gantt

Le sequenze temporali visive rendono semplice per i clienti (e Xiong) vedere l'avanzamento raggiunto per ciascuna fase verso il completamento, e i passaggi successivi.

Vantaggi continui

"I vantaggi di compilare il curriculum in Smartsheet non finiscono mai. Mantiene i clienti organizzati, in modo che possano richiedere contratti pubblici entro un anno, anziché tre", afferma Xiong.

"Inoltre, insegna loro le basi della gestione dei progetti e introduce uno strumento e un metodo per tracciare il lavoro che possono utilizzare in tutte le aree della loro impresa."