EMyth usa Smartsheet per trasformare la sua attività

In che modo un'azienda può ripensare alla sua identità e posizione?  E come può riorganizzarsi sulla base di questa nuova prospettiva? Una società di coaching aziendale si è posta queste domande, e ha agito in base a cosa ha scoperto, in quest'ultimo anno. E Smartsheet è stato il motore della loro trasformazione. 

EMyth è una società di coaching aziendale, nata 40 anni fa dal successo della collana di libri EMyth (Entrepreneurial Myth). Negli anni, EMyth ha lavorato con oltre 70.000 aziende in 145 paesi. Mentre cercavano di rinnovare le strutture antiquate della società ed effettuare una valutazione critica dell'attività, si resero conto che i sistemi tecnologici che utilizzavano avevano bisogno di essere aggiornati.

Quello che inizialmente era stato ritenuto un rapido aggiornamento dei sistemi si rivelò un'opportunità di reinventare l'attività nella sua interezza.  

La decisione di abbracciare la trasformazione aziendale

I progetti e le attività a contorno delle verifiche necessarie ai sistemi e della rivisitazione dell'immagine aziendale furono messi in atto e influenzarono ogni reparto. "I sistemi che usavamo per la gestione dei progetti erano limitati", sostiene Kelly Hay, Project Manager di EMyth. "Facevamo affidamento su Excel per tenere traccia di progetti e attività, pertanto era difficile visualizzare le tempistiche dei progetti e perdevamo ore e ore in riunioni cercando di stare al passo con i cambiamenti".

Per avere davvero successo, EMyth aveva bisogno di un leader che potesse gestire attentamente tutti i cambiamenti che la società stava affrontando.

Jackie Sangster, Director of Program Management di EMyth, si unì al team nell'aprile del 2012. "Il primo compito che mi venne assegnato fu trovare il software di gestione dei progetti perfetto per quello che stavamo facendo e introdurlo al team. Desideravo sviluppare sistemi che tenessero traccia dei progressi in modo logico e collaborativo e che ci facessero andare avanti risoluti verso i nostri obiettivi".  

"Quando ho scoperto Smartsheet, ho avuto l'impressione che fosse lo strumento perfetto per noi.  Quando il nostro responsabile IT menzionò l'integrazione Google e che a breve saremmo passati a Google Apps, non c'erano altri candidati", dichiara Sangster.

La trasformazione collaborativa prende forma nel Cloud

Ora Sangster e EMyth gestiscono sette flussi di lavoro in Smartsheet, che rappresenta il fulcro della trasformazione generale della società:

• Pianificazione della transizione: il passaggio da una serie di processi di coaching EMyth preesistenti a processi completamente nuovi non è un'attività da poco e ogni dettaglio va tracciato in Smartsheet. I diagrammi di Gantt consentono a chiunque nella società di visualizzare agevolmente l'avanzamento di questa transizione.
• Rebranding aziendale: il nuovo approccio di EMyth si riflette sulla nuova immagine del brand aziendale. Sangster e team sfruttano gli allegati per mantenere organizzate e reperibili tutte le risorse coinvolte in questo processo, e registrate con le tempistiche del progetto.
• Progetti video: i nuovi video raccontano l'avvincente storia dei clienti EMyth e del loro percorso nell'ultimo anno. La creazione di questi video, dallo storyboard alle fasi finali di rendering, sono tutti tracciati e documentati in Smartsheet.
• Riprogettazione e sviluppo del sito Web: idee, note, contratti, immagini e tempistiche del nuovo sito Web di EMyth sono tutti tracciati in un'unica posizione centrale.
• Sviluppo dei contenuti: un'altra funzionalità importante dell'immagine rivisitata di EMyth è il nuovo sistema di distribuzione dei prodotti, che amplia la varietà di servizi che la società può offrire ai suoi clienti. Ogni fase di sviluppo di questo nuovo sistema è tracciata in Smartsheet.
• Distribuzione dei prodotti: EMyth ha anche rivalutato le opzioni di accesso ai servizi di coaching dei clienti e ora offre soluzioni di formazione complete online. Smartsheet viene usato per tenere traccia dello sviluppo di tutti questi nuovi prodotti e per coordinarne la distribuzione.  
• Risorse umane: EMyth usa Smartsheet per gestire il reclutamento e la formazione della loro ampliata rete di coaching, dall'assunzione di nuovi membri dello staff fino alle milestone e ai programmi di formazione.  

Smartsheet e Google assicurano la continuità sistemica

Oltre che per i flussi di lavoro di Sangster, il reparto IT di EMyth usa Smartsheet per pianificare e gestire le migrazioni di tutti i loro sistemi. Il più recente è stato il passaggio da Outlook a Gmail.  

L'adozione di Smartsheet è stata solo una piccola parte della migrazione di EMyth nel cloud. Oltre a Gmail, ora usano anche Google Docs e Google Drive. 

"Ogni attività importante assegnata nel foglio è collegata a un Google Doc che riguarda i requisiti o gli obiettivi. Ogni stakeholder ora è a conoscenza del contesto del progetto", spiega Sangster.  

Ore risparmiate per ricostruire la via maestra

"Con Smartsheet, tutto è connesso", dichiara Sangster. "La continuità sistemica interna scatenata da questi sistemi basati su cloud è esattamente quello che serviva a EMyth quando abbiamo dovuto reiventarci", aggiunge Sangster.

Con Smartsheet e Google che lavorano armoniosamente insieme, comunicazioni e feedback sono più efficienti. Sangster stima addirittura un risparmio di 2.000 ore di riunioni quest'anno. "Ora tutti hanno la capacità di collaborare. Ho visto un'immensa trasformazione in EMyth. Il sostegno alla gestione dei progetti è assoluto".

"Grazie a Smartsheet e Google Apps, il nostro reparto IT è totalmente cambiato" afferma Ben Ostergaard, COO di EMyth. "Ci siamo resi conto che, anche avendo la tecnologia, non è detto che si sappia come lavorare. Smartsheet e Google Apps hanno tolto di mezzo la tecnologia, lasciandoci completare il nostro lavoro. Poiché promuovono la responsabilità personale, ora i dipendenti possono assumersi la responsabilità di come usano la tecnologia.  I giorni della manutenzione IT e della soluzione alle crisi sono ormai un lontano ricordo. Abbiamo le risorse per abbandonare il concetto di "cosa è possibile" e sostituirlo con "cosa è possibile ora"".  

"Smartsheet è stato determinante nel tracciare i progressi della trasformazione generale della nostra azienda", dichiara Tricia Huebner, Vice President of Business Development di EMyth. "Possiamo mantenere la nostra promessa di innovazione e pensiero progressista per i nostri clienti in un modo completamente nuovo. Il ritorno finanziario e di tempo offerto a EMyth da Smartsheet e Google hanno permesso all'azienda di investire nello sviluppo di altri prodotti e programmi per i clienti, in modo che possano creare attività sostenibili e redditizie che sono la spina dorsale della nostra economia".