Una no-profit in espansione taglia i tempi di amministrazione dei programmi del 75%

Creating IT Futures, una no-profit con sede a Chicago, e la rinomata associazione di categoria IT senza scopo di lucro CompTIA si occupano di preparare le comunità sottorappresentate alle carriere nel settore IT. Nonostante i successi dei loro programmi di formazione, i processi inefficienti e soggetti a errori che caratterizzavano i loro programmi di voucher per la formazione online e gli esami di certificazione avevano creato pesanti carichi amministrativi allo staff, agli studenti e ai partner della formazione.

Senza una soluzione, le attività manuali e i problemi con i dati avrebbero continuato a distogliere l'attenzione e il tempo del personale dalle attività davvero importanti, ossia offrire supporto a studenti ed ex allievi del CITF.

Prendere le distanze dall'inserimento manuale dei dati

Anna Conger, consulente dell'associazione no-profit, ricorda quanto era stressante registrare gli studenti al programma di formazione online. Senza un processo sistematico, o una piattaforma per gestire il processo, il team faticava a soddisfare tutte le richieste di servizi.

"Una delle maggiori sfide del processo di registrazione dipendeva dal fatto che tutti i candidati dovevano completare un PDF e inviarlo", dichiara, "e quindi tutti i dati dovevano essere inseriti manualmente nel foglio di calcolo. Il problema di integrità dei dati era enorme".

Il programma di distribuzione dei voucher di esame dell'organizzazione, che permetteva agli studenti di accedere gratuitamente a preziose certificazioni IT, stava affrontando problemi simili, con fogli di calcolo che non comunicavano tra loro e scambi infiniti di e-mail per raccogliere i dati.

Quando ai membri dello staff che avevano in mano l'amministrazione dei due programmi fu assegnato un nuovo ruolo, il CEO Charles Eaton decise di cogliere l'opportunità per ripensare i processi amministrativi di entrambi i programmi. E raccomandò Smartsheet a Conger "perché è facile ma anche abbastanza flessibile per i nostri scopi".

Processi semplificati, trasparenza in tempo reale

Prima di scegliere Smartsheet, Eaton esaminò altri servizi Web, "ma nessuno di loro poteva offrire l'interfaccia semplice e intuitiva di Smartsheet, che consente anche ai principianti di monitorare e aggiornare con facilità le informazioni".

I moduli Smartsheet hanno semplificato i complessi processi di inserimento sia per lo staff che per gli ex allievi e hanno permesso di ridurre gli errori di immissione dati. Infine, sia gli interlocutori interni che esterni possono beneficiare della trasparenza in tempo reale mentre l'organizzazione gode di una posizione centrale per collaborare, monitorare e gestire i dati.

Anche le comunicazioni sono migliorate. 

Creando i report direttamente da Smartsheet, Conger scoprì di poter offrire ai vertici una visibilità in tempo reale sull'avanzamento dell'onboarding e permettere ai partner della no-profit di controllare tutti i dettagli su progressi formativi e stato degli esami degli studenti. Inoltre, con gli avvisi Smartsheet che semplificavano l'invio di promemoria e aggiornamenti su scadenze associate a programmi di formazione e voucher, era facile tenere sempre informati studenti e partner.

Senza contare che lo stress iniziale avvertito da Conger era scomparso. Ecco come lo descrive Eaton: "Gestire il sistema dei voucher e della formazione era quasi il lavoro a tempo pieno di una persona. Trasferendo tutto in Smartsheet, è diventato solo il 25% del suo lavoro".

Smartsheet ha agevolato anche il processo di transizione quando venne il momento di formare la nuova coordinatrice, Karin Nordmeyer, che alla fine assunse il controllo dei due programmi. Con i processi migliorati in Smartsheet, Nordmeyer è stata in grado di salire rapidamente di livello, assumendo anche un ruolo allargato in Creating IT Futures. 

Eaton afferma, "Quello che motiva il nostro staff è lo stimolo a cambiare vita che infondiamo ai nostri studenti. Dedicando appena il 25% del suo tempo alla gestione del processo dei voucher e della formazione online, Karin ha avuto la possibilità di lavorare con gli studenti nelle nostre classi di Minneapolis e contribuire in via diretta al successo delle loro carriere in ambito tecnologico".

Un ritorno sull'investimento di forte impatto

Grazie ai processi semplificati e alla maggiore trasparenza dei programmi, Creating IT Futures ha radicalmente modificato il suo modo di lavorare.

"Il maggiore vantaggio di Smartsheet", dichiara Eaton, "sta nel fatto che le informazioni vengono aggiornate all'istante e possono essere condivise con tutte le persone interessate. Grazie all'aumento della produttività e dell'efficienza, Smartsheet ci ha fatto risparmiare circa 25.000 dollari l'anno".

In definitiva, questo risparmio ha permesso di investire in altri programmi e servizi per migliaia di aspiranti tecnologi. "Ed è una bellissima cosa. Saranno figure indispensabili nel nostro mondo in rapida evoluzione".