AeroMD usa Smartsheet per gestire la risposta in caso di disastri naturali e per prepararsi alla pandemia da COVID-19

Quando ti occupi di trasporto con eliambulanza per le isole dei Caraibi, comunicazione chiara e accesso alle informazioni possono salvare delle vite. Con sede nelle Isole Vergini statunitensi, AeroMD insieme a un partner aviario strategico gestiscono una flotta di eliambulanze ad ala fissa ed équipe mediche qualificate per rispondere a emergenze individuali e disastri importanti, come gli uragani. Quando la pandemia da COVID-19 ha iniziato a costituire una minaccia per le isole servite da AeroMD, l'azienda si è rivolta a Smartsheet per gestire inventario e forniture, nonché per condividere informazioni sull'educazione sanitaria e tracciare la diffusione dei contagi da COVID-19 in tutta la regione.

Smartsheet è un elemento strategico dell'impegno dell'azienda a usare la tecnologia per migliorare la consapevolezza della situazione e basare la pianificazione e la risposta alle emergenze sui fatti. Dal suo primo foglio per organizzare i dettagli del proprio accreditamento nazionale fino alle dashboard più recenti per inventario e catena di fornitura, AeroMD usa Smartsheet per raccogliere informazioni chiave in un unico posto, ottimizzando al contempo la comunicazione in un'ampia area geografica.

"Operanti nelle Isole Vergini come una ditta di eliambulanze, dobbiamo monitorare le restrizioni agli spostamenti nei paesi in cui andiamo", afferma Alex Franklin, Business Architect per AeroMD. "Dobbiamo monitorare lo stato delle équipe mediche, il luogo in cui si trovano gli asset per l'aviazione, la tecnologia delle apparecchiature mediche e gli alloggi per l'equipaggio. Prima, tutti questi sistemi erano compartimentalizzati e indipendenti, e alcune cose venivano tralasciate. Quindi abbiamo iniziato a mettere tutto insieme in Smartsheet e abbiamo creato una dashboard in modo da poter vedere tutte le informazioni in un unico posto."

Tracciamento più efficiente delle forniture mediche in un momento di necessità

La minaccia posta dalla pandemia da COVID-19 ha richiesto ad AeroMD di accelerare i suoi sforzi per tracciare in modo più efficiente e reperire forniture mediche come respiratori e attrezzature di isolamento per il trasporto di pazienti infetti. Franklin e il suo team hanno creato una dashboard per inventario e catena di fornitura che mostra quali forniture sono state ordinate, quando arriveranno in una località specifica, quali articoli sono in ritardo, quando verranno ricevute le spedizioni e se gli articoli corrispondono all'ordine inoltrato. Gli avvisi automatizzati e la codifica a colori indicano quando gli articoli scendono al di sotto di una quantità minima designata, di modo che possano essere ordinate e assicurate nuove forniture.

"La nostra esperienza con la dashboard per COVID-19 ci ha spinto a guardare al nostro sistema di gestione dell'inventario in modo nuovo", afferma Franklin. Dopo averla appositamente sviluppata per la COVID, stiamo per implementarla nella nostra pratica quotidiana e per tutte le forniture future; inoltre stiamo valutando la possibilità di concedere l'accesso a tali dashboard a tutti i team." Ora siamo alla versione beta; la usiamo molto, ma la mettiamo a punto spesso man mano che i nostri altri sistemi crescono."

Franklin ha anche sviluppato una dashboard informativa usando i dati del Johns Hopkins University Center for Systems Science and Engineering, una delle fonti di dati mondiali affidabili più importanti sulla pandemia da COVID-19. Ha lavorato con un ingegnere locale per creare una API che consentisse ad AeroMD di scomporre i dati JHU per avere una visione più dettagliata delle singole isole dei Caraibi. Una tale quantità di dati consente ad AeroMD di educare i membri del personale e i partner regionali a garantire che le operazioni giornaliere siano basate sulle informazioni più accurate e aggiornate.

Una piattaforma facile da apprendere, dall'aspetto coinvolgente e funzionale

I motivi principali per cui Smartsheet è stato una risorsa così preziosa per AeroMD sono la sua semplicità di apprendimento e uso e il coinvolgimento visivo per utenti che necessitano di un accesso rapido a informazioni chiare. Prima dell'attuale pandemia, AeroMD aveva usato Smartsheet per ottimizzare le risposte ai disastri naturali, come l'uragano Dorian, quando le squadre d'emergenza necessitavano di aggiornamenti in tempo reale sulle condizioni meteo e le restrizioni agli spostamenti nei diversi paesi serviti. 

"L'uragano Dorian ci ha aperto gli occhi sulla rapidità con cui puoi creare e iniziare a usare una dashboard per generare consapevolezza sulla situazione in ambienti molto pericolosi e caotici", afferma il dott. Brendan Anzalone, presidente e Chief Medical Officer di AeroMD. "È lì che la comunicazione, o anche la sovracomunicazione, è fondamentale. Inoltre, è necessario che le persone prestino attenzione alle dashboard, e Smartsheet è unico perché è esteticamente coinvolgente. Alex ha svolto un lavoro incredibile grazie al suo aspetto unico e funzionale, nonché molto bello."