4EF ottimizza il flusso di lavoro, migliorando l'efficienza del 50%

4EF offre servizi di consulenza tecnologica per aiutare i produttori a ottimizzare le operazioni e lavorare in modo più efficiente. Con sede nei Paesi Bassi, l'azienda crea software personalizzati per integrare la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), la business intelligence e soluzioni di hosting su cloud per garantire ai clienti di sfruttare al massimo i loro investimenti in tecnologie.

I dipendenti ricoprono vari ruoli: programmatori, project manager, membri del marketing, e fanno di tutto. 

Per comprendere le operazioni di produzione di un cliente, i dipendenti 4EF trascorrono ore e ore nel reparto produzione. Prima di poter creare una soluzione personalizzata, devono prima individuare gli anelli mancanti tra gli obiettivi strategici di un cliente e le sue attuali operazioni.

"La nostra azienda colma il divario presente tra cosa i nostri clienti vogliono e cosa hanno", afferma Maaik Meijerink, Project Portfolio Manager e Technical Consultant presso 4EF.

Colmare questi spazi richiede tempo e prevede un gran numero di attività.

Ma l'azienda ha riscontrato una sua notevole lacuna. Gli strumenti per la gestione del lavoro utilizzati da 4EF rendevano la gestione dei progetti difficile in termini di efficacia, lasciando crescere il business in modo incontrollato.

Il personale non aveva la possibilità di tracciare accuratamente ogni aspetto del proprio lavoro o di condividere tali informazioni con i clienti. E non poteva accedere ai dettagli in merito alle ore pianificate rispetto a quelle effettive dal lavoro precedente, per poter studiare i nuovi progetti in modo accurato.  

I membri del team usavano Microsoft Excel per pianificare il progetto e tracciare le tempistiche, ma avevano bisogno di un metodo più veloce e collaborativo di lavorare. Volevano avere una chiara visione di ogni progetto, per tracciare e osservare le ore fatturabili e non fatturabili dedicate alle singole attività.  

Senza una visibilità in tempo reale sullo stato del progetto, i membri del team rischiavano di prendere decisioni non informate su base giornaliera. Queste azioni, d'altra parte, potevano influire negativamente sulle sequenze temporali del progetto e causare dei passi falsi nel budget, compromettendo le relazioni con gli attuali clienti e riducendo il lavoro futuro.

Per ottenere controllo sul business, questi esperti in efficienza necessitavano di una soluzione flessibile che sostenesse le loro operazioni quotidiane e fosse in linea con i loro obiettivi strategici.  

Migliorare l'efficienza tracciando diverse parti in movimento

Con la maggior parte dei membri del team operanti sul campo, e con ciascun progetto composto da centinaia di attività, 4EF aveva bisogno di una soluzione valida per l'esecuzione del lavoro per tracciare i flussi di lavoro dei progetti e le risorse in tutta l'azienda.

Quando 4EF ha scoperto Smartsheet, l'azienda ha capito che avrebbe potuto massimizzare il tempo e i talenti della sua forza lavoro usando le soluzioni di automazione e gestione del lavoro della piattaforma. I membri del team hanno implementato facilmente Smartsheet e ottimizzato completamente il loro approccio alla reportistica del progetto e alla pianificazione delle risorse.

Ad esempio, ora l'azienda può confrontare le ore pianificate con quelle effettive in qualsiasi punto di qualsiasi progetto. Grazie a questa finestra aperta sul progresso di ogni attività, project manager e clienti possono apportare aggiustamenti incrementali e prendere decisioni più informate.

"Nel giro di un mese, abbiamo ottenuto più dettagli di quanto non avessimo mai fatto prima. Siamo più efficienti in termini di costi, decisioni strategiche e comunicazioni sia interne che esterne. In effetti, abbiamo migliorato l'efficienza complessiva del 50%", afferma Meijerink.

Maggiore trasparenza e comunicazione con i clienti

4EF considera la sua capacità di condividere informazioni aggiornate, organizzate e complete con i clienti il maggiore vantaggio offerto da Smartsheet. "I nostri clienti ora possono accedere facilmente a dati quali le ore dedicate alle varie parti di un progetto", afferma Meijerink.

La soluzione scalabile di Smartsheet si integra agevolmente con gli strumenti 4EF esistenti, tra cui Microsoft Power BI, aiutando l'azienda a sfruttare al massimo gli investimenti intrapresi nelle tecnologie. E i dipendenti ora possono lavorare in modo più efficiente, risparmiando tempo e denaro. 

"Il nostro team appone le note in Smartsheet, le assegna e condivide i fogli. Con tutto tracciato, raccolto e conservato dove è previsto che sia, chiunque disponga di un accesso può intraprendere immediatamente le azioni necessarie. E dobbiamo immettere le informazioni solo una volta. Oltre al miglioramento in termini di efficienza, la gestione dei progetti è diventata una buona parte del nostro portafoglio di prodotti, che ci assicura ricavi extra stimati a circa 60.000 € annui.

Il nuovo approccio sta avendo un effetto domino sulle attività commerciali dell'azienda. Ha aiutato a potenziare l'efficienza dei membri del team 4EF tanto che le persone possono ora concentrarsi sulle attività a valore aggiunto per favorire la crescita dell'azienda.