Quali sono le lezioni apprese nella gestione dei progetti?
Il termine lezioni apprese si riferisce all'esperienza acquisita partecipando e completando un progetto. Un team dovrebbe applicare le lezioni precedenti apprese all'inizio di una nuova impresa e compilare nuove scoperte durante e dopo il suo completamento.
Mentre è essenziale raccogliere lezioni apprese alla fine di un progetto, potrebbe essere utile raccogliere input a metà progetto.
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Qual è lo scopo delle lezioni apprese?
Lo scopo di documentare e applicare le lezioni apprese è favorire il miglioramento delle best practice per progetti futuri. L'obiettivo è quello di creare un team che impara dai suoi errori e ripete e migliora i suoi successi.
Patti Armanini è un Quality Manager di Festo USA e ha più di un decennio di esperienza nella gestione. Incoraggia i project manager a "rivedere le lezioni passate apprese per evitare di commettere errori simili la prossima volta. Ma [è] altrettanto importante sfruttare le vittorie in futuro, aiutare a semplificare il progetto e aiutare a rimuovere gli ostacoli prima che appaiano".
Un project manager di successo riconosce i processi che aiutano e ostacolano un team. Possono anche implementare le lezioni che hanno appreso per migliorare questi processi continuamente.
Cerca input sulle lezioni apprese da tutti i soggetti coinvolti in un progetto. I membri del team a tutti i livelli della gerarchia danno contributi essenziali alla discussione, ed è saggio raccogliere quante più informazioni dal maggior numero di persone possibili. Questo processo può anche essere di per sé un'esperienza di team building, poiché tutti si fanno sentire.
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Processo di lezioni apprese nella gestione dei progetti
L'Istituto di Gestione dei progetti (PMI) illustra le sue lezioni di processo apprese nella gestione dei progetti in cinque fasi.
- Identificare
Identifica gli elementi da cui puoi imparare. Ciò dovrebbe includere aree di miglioramento, nonché l'attenzione su ciò che il tuo team ha fatto bene.
Esempio: Il team identifica che non sono stati in grado di fornire risultati entro la scadenza nella fase due. I risultati erano previsti due settimane dopo la ricezione della sintesi, ma sono stati consegnati in tre settimane. - Documento
Documenta e crea un elenco delle lezioni apprese. Questo elenco dovrebbe essere uno sforzo di gruppo e contenere input da tutti i membri del team.
Esempio: Includi la scadenza mancata nell’elenco, insieme agli altri elementi riportati dal team. - Analizza
Analizza le lezioni apprese, crea un rapporto e condividilo con i membri del team e altre parti applicabili. A volte, dovrai creare più rapporti con le informazioni pertinenti per segmenti di pubblico diversi.
Esempio: Avrebbe dovuto essere previsto più tempo per la consegna dei risultati nella Fase Due. (Nota: Includi queste informazioni nei rapporti del team e della gestione, ma non nei rapporti degli azionisti, poiché per loro sono irrilevanti poiché il team ha completato il lavoro in tempo.) - Archivia
Organizza e archivia questi rapporti in una posizione accessibile a tutte le parti interessate, di solito su un'unità o in un archivio cloud.
Esempio: Cataloga questi rapporti su un'unità condivisa utilizzando il processo di denominazione standard dell'azienda. - Recupera
Utilizza le parole chiave durante l’archiviazione dei tuoi rapporti per semplificarne la ricerca e il recupero per i progetti futuri.
Esempio: Quando finalizzi il programma per i progetti futuri, cerca parole chiave come scadenza per trovare riferimenti alle lezioni passate apprese su scadenze realistiche per i progetti completati.
Che cos'è un documento di lezioni apprese?
Un documento di lezioni apprese è la raccolta di risultati di indagini e input dei membri del team durante il ciclo di vita di un progetto. Crea un processo per raccogliere input in punti chiave in tutto il progetto, quindi registralo e utilizzalo per creare rapporti dettagliati.
È importante registrare queste osservazioni iniziali, in modo da potervi accedere successivamente. Questo documento contiene i dati non elaborati che utilizzerai per scrivere i tuoi rapporti.
Come documentare le lezioni apprese
Un project manager è responsabile della documentazione e dell'identificazione delle lezioni apprese durante il ciclo di vita di un'attività o di un progetto. Un project manager di successo utilizzerà le seguenti strategie:
- Decidi i parametri che desideri documentare per i tuoi rapporti. Questi possono essere risultati attesi rispetto a risultati, elementi perseguibili o opportunità per sfruttare le lezioni dei progetti precedenti.
- Chiedi al team cosa è andato bene e cosa può essere migliorato. Gestisci un sondaggio o registra le risposte durante la riunione con il team.
- Organizza queste risposte in un documento di facile lettura e riferimento. Questi documenti dovrebbero essere usati successivamente per creare il/i tuo/tuoi rapporto/i le delle lezioni apprese.
- Raccogli e archivia questi documenti per riferimento nei progetti futuri. Questi devono essere memorizzati su un server cloud o un’unità condivisa in modo che siano accessibili per un futuro riferimento a tutti i membri del team in qualsiasi momento.
Tu e i team futuri utilizzerete questo feedback per imparare dalla vostra esperienza. È importante creare processi che semplificano l'acquisizione e la condivisione di queste informazioni.
Come acquisire lezioni apprese nella gestione dei progetti
Un ottimo modo per acquisire le lezioni apprese è esaminare le persone che lavorano e osservano il progetto. Potresti scoprire che puoi estrarre risposte più diverse gestendo un sondaggio durante un progetto invece che solo dopo che è terminato.
Uno dei vantaggi di un sondaggio a metà progetto è che puoi identificare e correggere i problemi prima che diventino un problema reale. Armanini ha contribuito a creare questo campione di un sondaggio a metà progetto per i project manager:
Sondaggio a metà progetto sulle lezioni apprese
Un altro modo ottimo per acquisire commenti dal team è tenere riunioni sulle lezioni apprese, a volte chiamate post-mortem. Per ulteriori informazioni sui post-mortem, leggi la nostra guida per condurre un post-mortem e scaricare modelli gratuiti di post-mortem.
Come condurre una riunione sulle lezioni apprese
Le riunioni apprese possono svolgersi in qualsiasi momento durante un progetto. Durante la riunione, il tuo team dovrebbe condividere feedback su ciò che è andato bene e su ciò che va migliorato Queste riunioni sono anche un'efficace attività di creazione di team, poiché sono più collaborative che condurre sondaggi individuali.
Tutte le tue riunioni sulle lezioni apprese dovrebbero seguire un formato simile e di solito iniziano con un ordine del giorno stabilito. Fai sapere al tuo team di cosa parlerai e quale contributo ti aspetti che diano. Successivamente, incoraggia una solida discussione di gruppo sulle lezioni apprese durante il progetto e assicurati di aver incaricato qualcuno di redigere i verbali. Questa discussione dovrebbe includere una valutazione critica delle lezioni apprese e un piano per utilizzarle in progetti futuri.
Per saperne di più, leggi la nostra guida su come condurre una riunione sulle lezioni apprese.
Come scrivere un rapporto delle lezioni apprese nella gestione dei progetti
Una delle fasi più critiche nell'applicazione delle lezioni apprese è creare rapporti delle lezioni apprese. Lo scopo di scrivere un rapporto sulle lezioni apprese è consolidare l'input del tuo team e presentarlo a un pubblico in maniera sintetica e leggibile.
Passo dopo passo: Scrivi un rapporto sulle lezioni apprese
Quando scrivi un rapporto, prendi in considerazione quanto segue:
- Stabilisci il pubblico del tuo rapporto. Questo rapporto è destinato alle parti interessate o ai membri del team del progetto? I rapporti per i membri del team si concentreranno maggiormente sulle operazioni quotidiane all'interno del progetto, mentre i rapporti per le parti interessate evidenziano il quadro generale.
- Identifica le lezioni apprese nel documento che sono importanti per il tuo pubblico.
Organizza le risposte del tuo sondaggio e il feedback per il tipo di rapporto a cui si applicano. Molte risposte potrebbero finire in più di un tipo di rapporto. - Riepiloga le lezioni apprese. Offri suggerimenti per migliorare i processi. Assicurati inoltre di identificare cosa è andato bene.
- Distribuisci e archivia il rapporto. Crea una cartella nel cloud o su un'unità condivisa per riferimento e per l'utilizzo nei progetti futuri.
Campione di rapporto sulle lezioni apprese
Scarica il rapporto di esempio sulle lezioni apprese completate
Puoi utilizzare il rapporto di esempio sulle lezioni apprese di cui sopra per visualizzare le conclusioni dei tuoi sondaggi e riunioni, nonché le tue osservazioni come project manager. Scarica la versione completata e utilizzala per riferimento. Puoi anche modificarlo e personalizzarlo in base a informazioni importanti per il tuo pubblico.
Scarica il modello vuoto per le lezioni apprese
Scarica una versione vuota del modello per le tue esigenze.
Come condividere le lezioni apprese
Il modo migliore per condividere i risultati è creare rapporti specifici per diversi livelli di coinvolgimento. L'obiettivo di creare un rapporto sulle lezioni apprese è distribuire i risultati del tuo gruppo a un pubblico mirato.
- Conosci il tuo pubblico: I membri a vari livelli dell'istituzione si curano di diversi gradi di lezioni apprese. Dovrai presentare rapporti personalizzati in base al coinvolgimento del tuo pubblico nell'organizzazione.
- Cosa dare alle parti interessate: Le parti interessate dovrebbero vedere l'ambito più ampio di un progetto. Saranno interessati a cose come problemi di budget e margini di profitto, tempistiche e scadenze a lungo termine e allineamento del tuo progetto con altri obiettivi all'interno del settore.
- Cosa dare ai membri del team: I membri del team sono interessati alle operazioni quotidiane di un progetto. Fornisci loro un rapporto con un'enfasi sulle scadenze individuali (sia rispettate che mancate), coesione e comunicazione del team e successo generale del progetto. Assicurati di far sapere loro anche cosa hanno fatto bene..
- Conserva i rapporti in un archivio centrale: Dovresti archiviare i rapporti in un database completamente accessibile, come un'unità condivisa o un archivio cloud, in modo che i diversi membri dell'organizzazione possano farvi riferimento in qualsiasi momento.
- Crea un elenco di lezioni del progetto: Crea un quadro di base dei risultati, senza entrare troppo nel dettaglio. Questo elenco può essere condiviso con un pubblico più ampio, magari tramite e-mail o una newsletter aziendale.
Quali sono gli esempi di lezioni apprese in un progetto?
Ogni progetto completato fornisce un'esperienza alle persone che lavorano su di esso, indipendentemente dal fatto che sia stato un successo o meno. Queste lezioni possono essere universali o specifiche per l'attività. Di seguito sono riportati alcuni esempi di lezioni apprese per diversi livelli in un'organizzazione.
Esempi di lezioni apprese per i Project Manager:
- Supporta il tuo team: Assegna le attività in modo appropriato e applica scadenze realistiche. Promuovi un ambiente che incoraggia la collaborazione.
- Comunica in modo chiaro: Fai spesso controlli con il team e mantieni aperte le linee di comunicazione. Sii chiaro con le tue aspettative.
- Fai spesso elogi: Fai sapere al tuo team quando ha fatto qualcosa di buono. Come dice Armanini, "Non dimenticare di premiarti per quelle vittorie!”
Esempi di lezioni apprese per i membri del team:
- Richiedi consigli: Richiedi l'input di cui hai bisogno ai leader e ai compagni.
- Fai spesso controlli: Comunica in modo efficace con tutti i livelli di coinvolgimento del progetto e aggiorna il/i tuo/tuoi manager a intervalli regolari.
- Migliora il tuo lavoro: Raccogli il feedback e usalo per migliorare. Questo ti aiuterà a imparare dai tuoi errori e aumentare i tuoi successi.
Esempi di lezioni apprese per la leadership aziendale:
- Delinea il quadro generale: Definisci chiaramente le tue aspettative. Considera i problemi di budget e di tempo nelle prime fasi del ciclo di vita del progetto.
- Assicurati contro i rischi: Esamina le aree di alto rischio. Cerca di anticipare i ritardi su larga scala.
- Educa il tuo team: Usa la tua esperienza continua (e quella di coloro che ti circondano) per migliorare i processi a tutti i livelli.
Perché le lezioni apprese sono importanti nella gestione dei progetti?
Le organizzazioni che acquisiscono e utilizzano lezioni apprese dai progetti precedenti possono più facilmente evitare errori, ripetere i loro successi e ridurre al minimo i rischi sul lavoro futuro. I Project Manager svolgono un ruolo integrante in questo processo e consentono ai loro team di prosperare.
Secondo il Bureau of Labor Statistics, circa la metà di tutte le nuove imprese fallisce nei primi cinque anni. Un'azienda che si impegna a documentare e migliorare i propri processi ha maggiori possibilità di sopravvivenza rispetto a una che non lo fa. L'assunzione e il mantenimento di project manager di prim'ordine assicura che questi processi migliorino continuamente.
Vantaggi delle lezioni apprese nella gestione dei progetti
Identificando le lezioni apprese, puoi capitalizzare i tuoi successi e prendere nota dei tuoi errori. Ulteriori vantaggi delle lezioni apprese nella gestione dei progetti includono quanto segue:
- Impara dall'esperienza: Capitalizza il tuo successo ed evita gli errori passati. “Registra le lezioni apprese in tempo reale in modo da non dimenticare nulla lungo il percorso", suggerisce Armanini.
- Identifica le aree di inefficienza: Elimina i processi ridondanti e ottimizza gli sforzi futuri. Liberati di qualsiasi cosa che non sta aiutando il team a raggiungere i suoi obiettivi.
- Documenta i tuoi processi: Consenti ai team futuri di utilizzare la tua esperienza a proprio vantaggio. Condividi la tua conoscenza con coloro che vengono dopo di te.
- Dimostra la crescita: Dimostra la produttività e i risultati con rapporti organizzati che risalgono a progetti passati. Mettili a confronto con i rapporti in futuro per tenere traccia dei tuoi progressi o identificare i luoghi in cui rimani ancora bloccato.
- Promuovi team più coesi: Solleva il morale ottenendo più vittorie come team.
- Migliora la comunicazione: Coinvolgi il tuo team nel processo dal primo giorno. Incoraggiali a rimanere coinvolti ascoltando i loro input.
- Stabilisci le best practice: Scopri cosa funziona meglio per il tuo team, quindi implementa e applica queste modifiche.
Sfide con lezioni apprese nei progetti
Quando implementi le lezioni apprese con il tuo team, probabilmente affronterai alcune sfide. Ecco alcuni esempi di sfide che i responsabili di progetto affrontano:
- Implementazione futura: Può essere difficile mettere in pratica le lezioni apprese in progetti futuri. “Essendo un professionista di qualità, per le cose che non sono andate così bene, tendo a propendere per la causa principale, l'azione correttiva (RCCA) e l'indagine di tipo 8D. Entrambi i metodi riportano il problema, identificano cause e quindi propongono correzioni per eliminare o ridurre le cause, il tutto in un formato strutturato", spiega Armanini.
Per saperne di più sull'analisi della causa principale e scaricare modelli di cause principale gratuiti, leggi "Modelli di analisi della causa principale gratuiti: La raccolta completa.” - Gestione dei tempi: Quando hai una scadenza ravvicinata, trovare il tempo per raccogliere i commenti del tuo team può sembrare impossibile. Assicurati di tenere conto delle opportunità di raccogliere e analizzare le lezioni apprese in modo da non escluderle.
- Organizzazione: Armanini riflette sulle modifiche apportate dalla sua azienda durante l'organizzazione dei loro dati sulle lezioni apprese. “All'inizio, sono state scritte a mano su questionari pre-compilati o su quaderni o note su una lavagna o flipchart, quindi le foto delle note per riferimento futuro. Per rimanere sempre organizzato, abbiamo iniziato a utilizzare Microsoft Teams e una pagina OneNote.”
- Colpa: "Rendi il tuo questionario anonimo per una squadra non abituata a condividere cose cattive", consiglia Armanini. Evita di dare la colpa agli errori a qualsiasi membro del team. Inoltre, afferma: "Prova a trovare qualcuno per facilitare la sessione. Se sto svolgendo la sessione, deve essere con un team che si fida completamente che io dia un feedback onesto. Specialmente se si tratta di un progetto che non andava molto bene, usa un facilitatore Può aiutare a eliminare un po 'di emozione dalla sessione."
Come applicare le lezioni apprese
Il passaggio più importante nell'applicazione delle lezioni apprese ai progetti futuri è l'identificazione di tali lezioni al primo posto. Crea un sistema di sondaggi e collaborazione sugli input con il tuo team e assicurati di registrare queste risposte in modo da potervi accedere successivamente. Organizzalo per team, per attività o per il sistema più confacente a te.
Stabilisci i check-in tempestivi con i membri del tuo team. Tieni riunioni informali tra riunioni formali e crea un sistema di raccolta di feedback settimanali o mensili, a seconda dell'ambito del progetto. È possibile utilizzare queste valutazioni per controllare le lezioni passate apprese e per identificare quelle nuove quando appaiono.
Non avere paura di implementare lezioni apprese all'interno dello stesso progetto, invece di aspettare fino al successivo. In effetti, un segno di un project manager efficace è sapere quando è necessario spingere un processo in una direzione diversa. Usa le lezioni raccolte dalla tua istituzione per guidare il tuo team al successo.
Best practice per le lezioni apprese nella gestione dei progetti
È fondamentale considerare le migliori pratiche per il tuo team unico. Alcune best practice universali quando si tratta di lezioni apprese nella gestione dei progetti sono le seguenti:
- Raccogli spesso informazioni: Studia il tuo team e tieni riunioni informali. Più sono i dati, meglio è.
- Documenta i risultati: Assicurati che i tuoi rapporti siano ben documentati e ricercabili in archivio in modo da poter trovare facilmente lezioni apprese pertinenti dalle precedenti imprese.
- Rivedi le lezioni precedenti: Stabilire un processo per la revisione delle lezioni apprese in ogni fase di un progetto e aggiorna questo processo man mano che procedi.
- Coinvolgi l'intero team: Chiunque sia coinvolto in un'impresa, dal tirocinante alla direzione, dovrebbero avere l'opportunità di fornire input.
- Non attribuire colpe: Il team ha successo e commette errori nel suo insieme. Promuovi il cameratismo e la collaborazione, non l'animosità.
- Chiudi il ciclo: Mantieni una retrospettiva del progetto per concludere le operazioni. Per ulteriori informazioni sulle retrospettive dei progetti, consulta la nostra guida alla chiusura del progetto.
Considerazioni per la raccolta di lezioni apprese in un ambiente lavorativo da casa
In un mondo perfetto, avrai l'opportunità di condurre riunioni di lezioni apprese e sondaggi in presenza. Ma quando tutti o parte di un team lavorano da casa, potresti avere ulteriori considerazioni.
"È facile diventare compiacenti quando non si lavora in un ambiente di ufficio strutturato. Non solo i vestiti, ma anche la perdita di interesse durante le riunioni perché è on-line e non in presenza. Ma dal momento che lavoro in un ambiente di produzione in un settore essenziale, non siamo stati completamente chiusi a lungo. Sono tornata in ufficio a tempo pieno da metà gennaio. I tenici, gli acquisti e simili lavorano ancora per lo più da casa ", afferma Armanini.
"Abbiamo trasformato le sale riunioni in grandi sale di pausa con pochi tavoli per una spaziatura migliore e abbiamo ruotato i tempi di pausa per mantenere in pausa meno membri del team allo stesso tempo." Suggerisce di rimanere flessibile per le scadenze di riunioni e sondaggi quando possibile per accogliere entrambi i gruppi.
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