Motul Asia Pacific non lascia spazio a errori o ritardi in vista di un progetto complesso

Nel 1853, mentre la rivoluzione industriale stava capovolgendo il mondo, Motul avviò la sua prima impresa. Da allora, è riconosciuta come specialista di livello mondiale nella produzione e nella distribuzione di lubrificanti e fluidi per motori ad alta tecnologia. Con sede appena fuori Parigi, Motul ha avamposti in tutti gli angoli del globo. 

Nessun margine di errore

Uno di questi avamposti, Motul Asia Pacific, si stava preparando per un progetto ambizioso. Voleva cambiare il suo fornitore di servizi di magazzino per il magazzino di Singapore, un centro di consolidamento in cui le merci vengono importate da tutto il mondo e distribuite ai clienti. "Sentivamo che non stavamo ottenendo ciò di cui avevamo bisogno dal precedente fornitore di servizi", afferma Sanjeev Wangoo, Chief Manufacturing and Supply Chain Officer di Motul Asia Pacific. "Avevamo una scadenza molto ravvicinata di tre mesi per coordinare una migrazione complicata, che ha coinvolto molta pianificazione, attività, comunicazione e dipartimenti. Ad esempio, abbiamo dovuto annunciare una no-fly zone per un po' di tempo e informare i clienti che per quel periodo non ci sarebbe stata alcuna logistica in uscita." 

Durante la migrazione, Motul aveva anche bisogno di esaminare più da vicino e perfezionare le procedure operative standard (SOP) per i diversi processi. "Volevamo individuare gli errori nel nostro lavoro precedente e migliorare i nostri flussi di lavoro", continua Wangoo. "Mi sono reso conto che dovevamo essere meglio attrezzati per un progetto così importante."

Preparare il terreno

Questo ha ispirato Motul a cercare una soluzione completa per la gestione dei progetti. "All'epoca, utilizzavamo altri strumenti di terze parti e avevamo difficoltà a gestire i diritti di accesso", afferma Wangoo. "Stavo cercando una piattaforma in cui tutti potessero collaborare facilmente, anche senza licenze."

Poco dopo, Wangoo è stato invitato a una sessione utente su Smartsheet.

"Avevo sentito storie su come altre persone avevano usato la piattaforma e l'ho trovata impressionante e tempestiva", condivide Wangoo. "Ho chiesto a Smartsheet di condividere la soluzione con il mio team, e il nostro staff l'ha trovata molto interessante."

Motul si è rivolta a Copernicus Consulting, una società di consulenza IT, per farsi aiutare nell'implementazione della piattaforma Smartsheet per una gestione moderna di progetti e portfolio. "Abbiamo creato diversi flussi, ognuno dei quali lavora su un aspetto diverso del progetto come servizio clienti, finanza, prodotto, vendite, logistica e catena di approvvigionamento", spiega Wangoo. "I nostri flussi tengono traccia di ogni attività, timeline, rischio e dettaglio per ridurre il rischio che qualcosa sfugga. Il nostro personale utilizza automazioni, promemoria e trigger per agevolare l'esecuzione, mentre noi usiamo le dashboard per monitorarne l'avanzamento."

Un concentrato di potenza sincronizzato

Con tutte le carte sul tavolo, Motul ha ottenuto la visibilità tanto necessaria per una migrazione senza intoppi a un nuovo fornitore di servizi. "Una volta identificato ciò che deve essere fatto e in che modo queste attività dipendono l'una dall'altra, tutto funzionerà come una macchina ben oliata", rivela Wangoo.

"Invece di indovinare dove le cose potrebbero andare male, possiamo immediatamente individuare ritardi o problemi, aspetto cruciale quando lavoriamo con timeline così strette. Sembra che l'intero team abbia il controllo e sia al top del gioco, misurando i propri progressi ogni settimana. Ora abbiamo pianificato ogni aspetto del progetto e abbiamo già iniziato la migrazione."

Grazie a un modo più efficiente di comunicare le informazioni con Smartsheet, i dipendenti possono risparmiare molte ore, da dedicare alle attività principali. "I nostri project manager possono ridurre il tempo dedicato a lavori manuali come la compilazione di dati e report. Invece, possono semplicemente aprire una dashboard con aggiornamenti in tempo reale", osserva Wangoo. "Non hanno più bisogno di inviare e-mail o fogli per avvisare i loro colleghi del team delle scadenze incombenti. Possono invece concentrarsi su attività aziendali come la riscrittura delle SOP. Smartsheet ha sicuramente aiutato il nostro team a coordinarsi e a collaborare in modo più efficiente."

Ottimizzazione di altri flussi di lavoro

Vedendo come l'uso di Smartsheet poteva aiutare a semplificare un flusso di lavoro complesso, Motul ha deciso di provare la soluzione nel suo nuovo processo di registrazione dei prodotti (NPR). "Quando introduciamo un nuovo prodotto, passa attraverso varie fasi di convalida, dalle vendite al team di leadership", spiega Wangoo. "In precedenza, ci affidavamo a innumerevoli e-mail e altri software di terze parti, ed era una sfida rendere disponibili tutte le informazioni necessarie. Ho chiesto al mio team di lavorare con Copernicus per sviluppare una soluzione in Smartsheet." Motul è ora prossima alla finalizzazione di questo strumento, che le darà una visibilità end-to-end di ogni prodotto, e ha già iniziato a sviluppare una soluzione basata su Smartsheet per la gestione dell'inventario. 

La chiave per un'adozione di successo

Oggi, il team di Motul a Singapore è completamente immerso in queste soluzioni. "Il successo di qualsiasi strumento dipende dall'efficacia con cui comunichi i suoi vantaggi e le sue funzioni ai dipendenti", afferma Wangoo.

"I nostri team leader hanno tenuto sessioni per i loro membri e, finora, tutti hanno usato Smartsheet in modo efficiente. È stato facile per loro capirlo, così come per il nostro project manager, che non aveva il lusso di dedicare del tempo a prendere confidenza con Smartsheet. Nonostante ciò, ha trovato molto facile dare il via al progetto."

Inoltre, il team IT sta valutando di usare Smartsheet nel proprio reparto, dopo averne visto i vantaggi.

Con un'adozione di successo nell'ufficio di Singapore, Motul sta cercando di trasmettere le conoscenze acquisite a tutti gli angoli del mondo. "Abbiamo in programma di espandere Smartsheet ai team con sede in altri paesi", conclude Wangoo. "Con un caso d'uso di tale successo, credo che convinceremo facilmente gli altri a seguire il nostro esempio."