Strategie, suggerimenti e strumenti per la gestione di progetti multipli

Gli esperti sottolineano che la gestione di progetti multipli richiede di monitorare continuamente gli obiettivi, impiegare eccellenti capacità comunicative e imparare a dire alle persone quando non è possibile assumere lavori aggiuntivi. 

Ecco alcuni suggerimenti aggiuntivi per la gestione di progetti multipli:

• Evita il multitasking: per gestire e completare in modo efficace progetti multipli in tempo, evita di cambiare frequentemente le attività. Invece, presta la massima attenzione a una singola attività per un periodo di tempo definito (almeno da 45 a 60 minuti). Imposta un timer e segui il lavoro fino a quando il timer non suona. Se possibile, prolunga il periodo stabilito per un'attività.
  
  Cambiare spesso attività rende meno produttivi. Il tuo cervello ha bisogno di tempo per adattarsi a ogni cambiamento prima di lavorare in modo produttivo su una nuova attività.
• Definisci una struttura solida per il processo: Kristen Jourdanis, Senior Technical Product Manager per Airspace, una compagnia di spedizioni e logistica della California, dà questo consiglio: “Stabilire un linguaggio comune e un processo di alto livello e coerente è la cosa più importante. Se non riesco a comunicare in modo efficace con il team, nessuno capisce di cosa sto parlando e il risultato non soddisferà lo scopo previsto del progetto. Se nessuno sa cosa dovrebbe accadere in tutto il progetto, non fornirà input critici quando qualcosa potrebbe essere fuori rotta. Cerco di creare un sistema autonomo in base al quale i membri del team abbiano il potere di segnalare i loro progressi in modo automatizzato".
• Impegnarsi nella comunicazione: una comunicazione efficace è la chiave per garantire che tutto proceda senza intoppi. Con così tanto lavoro quotidiano e molti progetti, è facile perdere di vista o trascurare un compito importante. Crea un sistema organizzativo che chiarisca le priorità del progetto senza la necessità di comunicare eccessivamente e microgestire il tuo team. Quindi, concentrati sulla comunicazione di ciò che è essenziale per il successo.
• Dì di no: non sarai in grado di portare avanti più progetti in modo efficace se dici "sì" a qualsiasi nuovo lavoro. Altre persone potrebbero volerti assegnare regolarmente nuovi compiti e devi essere in grado di dire "no" a tutto ciò che non puoi realisticamente assumere, altrimenti le attività esistenti ne risentiranno, poiché mancherai le scadenze, produrrai un lavoro scadente o entrambi.
  
  "Il vincolo più significativo [per gestire bene progetti multiplo] è non avere abbastanza ore al giorno a disposizione", afferma Harrin di Otobos Consultants. "Questo è sia un problema di gestione delle risorse che di prioritizzazione del portafoglio, poiché i capi si aspettano che le persone dicano di sì a ogni nuova iniziativa. Non c'è la volontà di avere una conversazione onesta sulla probabilità realistica di riuscita di tutti i progetti consegnati."
• Evita le distrazioni: negli ambienti di lavoro di oggi, ci sono molte distrazioni: e-mail, messaggi Slack, messaggi telefonici, riunioni e chiamate telefoniche o tramite Zoom. È necessario evitare queste distrazioni per un periodo di tempo definito per poter portare avanti le attività e gli obiettivi del progetto. Imposta un timer e disattiva l'audio di e-mail, messaggi di testo e altre notifiche.
  
  Per altri suggerimenti utili su come concentrarsi e gestire il tempo in modo efficace, leggi la nostra guida ai suggerimenti e alle tecniche di gestione del tempo.
• Trasmetti un forte senso di responsabilità, per te e per il team: pianifica check-in regolari con il tuo team (alcuni potrebbero essere incontri individuali). Ti consigliamo inoltre di pianificare riunioni a livello di team o di gruppi più piccoli in cui le persone possano discutere dei progressi o dei problemi che stanno avendo, oltre a riferire su ciò che intendono realizzare nella prossima settimana (o in un altro periodo di lavoro definito). Il project manager dovrebbe anche riferire sulle attività e su eventuali problemi.
  
  "Fai check-in regolari e costruisci relazioni con il tuo team", afferma Harrin. "Principalmente, devono sapere che possono parlarti delle sfide o delle prossime assenze da lavoro, in modo da poter sviluppare i tuoi programmi. Insegno alle persone a utilizzare un calendario consolidato che mostra le milestone e i punti essenziali in ogni progetto in tutti i loro progetti, in modo che tengano sempre a mente il quadro generale."
• Usa dei segnali per comunicare che sei occupato: comunica ai colleghi quando non puoi essere disturbato in determinati momenti, ad eccezione delle emergenze reali. Ad esempio:
  • Un cartello sulla porta o nello spazio di lavoro indicante che non puoi essere disturbato per un certo periodo
  • Una e-mail automatica in risposta alle e-mail non urgenti fino a un momento specifico
  • Orari bloccati sul calendario
• Ricontrolla sempre gli obiettivi: Jourdonais, di Airspace, raccomanda ai team di "ridefinire spesso la linea di base relativamente al valore previsto dei progetti e per verificare se i progetti sono in linea con tale valore. Lavoro in aziende in cui i mercati in cui operiamo si stanno evolvendo in modo incredibilmente rapido. L'intento di un progetto spesso non è sempre in linea con i risultati previsti, per vita di fattori aziendali volatili. Tengo traccia di quando le cose potrebbero allontanarsi dal percorso previsto. A volte funziona, e capiamo che dobbiamo cambiare rotta e rivedere le nostre priorità.
  
  "È difficile tenere tutto sotto controllo, ma pecco di eccesso di comunicazione e documentazione riguardo l'evoluzione di questi cambiamenti, quindi nessuno si sente escluso dal sapere a che punto siamo con ogni progetto."
• Delegare le attività: può essere difficile passare il lavoro ad altri, ma a volte farlo è essenziale, specialmente per i manager, al fine di completare tutto il lavoro importante in tempo.
  
  Delegare il lavoro consente effettivamente a tutti di usare il proprio tempo nel modo più efficiente. Se non sei il manager, assicurati che un manager approvi tutti i possibili trasferimenti di lavoro.
• Gestisci le aspettative: man mano che il tuo progetto va avanti, continua a comunicare con i project leader su eventuali ostacoli che incontri nel completamento di determinate attività o altri problemi. Aiutali a capire perché alcuni obiettivi o scadenze del progetto potrebbero dover cambiare molto prima che la scadenza si avvicini.
• Comprendi sempre le attività imminenti: Thomas Cagley è il presidente di Tom Cagley and Associates, una società di consulenza che aiuta le aziende nello sviluppo e nella manutenzione di software. "Avere un unico backlog delle attività è fondamentale", afferma. "Il backlog deve fornire una visione generale del lavoro che deve essere prioritario e incluso in qualsiasi sistema di gestione del lavoro venga utilizzato."