Cosa significa semplificare qualcosa?
La semplificazione è, per definizione, l'atto di modificare un elemento per renderlo più semplice o più efficiente. Ad esempio, è possibile semplificare la fatturazione ai clienti assicurandosi che le fasi del processo siano coerenti e ripetibili, indipendentemente da chi crea e invia le fatture.
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Cosa significa semplificare un processo?
Un processo aziendale consiste in una serie di mansioni ripetibili che vengono svolte in un ordine ben preciso per raggiungere un obiettivo. Ogni mansione costituisce un'attività. Un'attività, a sua volta, può essere parte di un processo o può trattarsi di un evento isolato.
Ad esempio, durante il processo di inserimento di una persona appena assunta, si compilano documenti, le si mostra l'ufficio, le si forniscono attrezzature e spazio di lavoro, e le si presentano gli altri membri del team. In questo scenario, una delle attività da svolgere sarà la compilazione di documenti.
Torniamo al processo di fatturazione ai clienti. Documentare questo processo può essere il primo passo per identificare le attività coinvolte nella fatturazione. Una volta documentato il flusso di lavoro, potresti individuare attività che si possono eliminare e/o automatizzare, con una conseguente semplificazione del processo di fatturazione.
Cos'è la semplificazione dei processi o delle operazioni aziendali?
La formalità dei processi aziendali varia da organizzazione a organizzazione. In genere, i processi formali sono documentati, mentre quelli informali si verificano in assenza di una vera e propria riflessione o pianificazione. I processi aziendali semplificati si traducono in risultati più rapidi con un minor numero di problemi.
Le soluzioni software per i flussi di lavoro e la gestione dei processi aziendali sono specificamente progettate per semplificare e automatizzare i processi dei vari reparti di un'azienda. Numerose divisioni aziendali possono trarre vantaggio da processi semplificati:
Risorse umane e amministrazione: inserimento di nuovi dipendenti
Vendite e marketing: distribuzione di e-mail di follow-up
Finanza e contabilità: gestione delle fatture dei fornitori
Operazioni: consegna dei prodotti
Approvvigionamento: ordini di prodotti
Gestione: revisione dei dipendenti
IT: reimpostazione delle password
Gestione degli asset/manutenzione predittiva: individuazione di asset e inventario
Gestione della catena di fornitura: rifornimento di materie prime
Documentazione di conformità: report trimestrali
Gestione dei progetti: notifica delle attività.
Vantaggi della semplificazione dei processi aziendali
Secondo un recente sondaggio Gallup, nel 2015 solo il 32% dei lavoratori statunitensi si sentiva coinvolto nel proprio lavoro. I processi aziendali semplificati non solo consentono di ridurre gli errori e velocizzare i progressi, ma aiutano anche a chiarire le mansioni lavorative e a rinforzare la responsabilità. Pertanto, sono in grado di migliorare il morale dei dipendenti e aumentare il loro coinvolgimento.
Ogni azienda, a prescindere dalle sue dimensioni, può trarre vantaggi dai processi semplificati. Alcuni ulteriori vantaggi sono i seguenti:
Maggiori efficienza, produttività, agilità e profitti
Migliore comunicazione
Documentazione chiara delle procedure e maggiore visibilità sui processi
Riduzione di errori, rallentamenti, silos, scadenze non rispettate e lavoro ridondante
Maggiore conformità agli standard di settore
Formazione dei dipendenti semplificata
Migliore recepimento da parte dei dipendenti
Coordinamento del team semplificato
Proprietà delle attività e gerarchia dei flussi di lavoro ben definite
Maggiore responsabilità
Morale dei dipendenti più alto
Gerarchia dei flussi di lavoro e proprietà delle attività ben stabilite
Responsabilità rinforzata
Maggiore soddisfazione dei clienti
Mantenimento del controllo delle versioni
Come scegliere i processi aziendali da semplificare
Ogni giorno, tutte le organizzazioni utilizzano una moltitudine di processi aziendali, alcuni dei quali potrebbero non essere efficienti. È possibile identificare i processi inefficienti in diversi modi. L'insoddisfazione dei clienti, l'aumento delle spese e il sovraccarico di lavoro del personale sono tutti segnali di processi problematici. Altre inefficienze potrebbero invece non essere così ovvie. Una buona pratica è quella di fare un inventario di tutti i processi aziendali, classificarli per reparto e assegnare loro la priorità in ordine di importanza.
Secondo Ray McKenzie, fondatore di Red Beach Advisors, "le aziende che hanno identificato potenziali processi di semplificazione in genere affrontano il processo concentrandosi direttamente sulla generazione di entrate. Man mano che queste procedure vengono definite e automatizzate, viene data la priorità all'efficienza nella fornitura dei servizi per garantire il mantenimento dei clienti".
Come semplificare i processi aziendali
Dopo aver identificato tutti i processi aziendali e assegnato loro una priorità, è possibile dare inizio alla semplificazione. Ciò richiede la comprensione del processo e della documentazione di ogni fase o attività che si svolge per raggiungere un determinato obiettivo. Per semplificare un processo aziendale, segui questi passaggi:
Identifica l’obiettivo o il risultato finale.
Suddividi il processo in fasi o attività separate.
Analizza le fasi del processo, esegui l'analisi della catena del valore, valuta i passaggi di consegne, e identifica eventuali colli di bottiglia.
Raccogli input da coloro che eseguono il processo e svolgono le attività correlate, o che ottengono vantaggi dal processo.
Identifica le attività non necessarie.
Identifica le attività ridondanti.
Identifica le attività che possono essere automatizzate utilizzando la tecnologia.
Riprogetta/automatizza le attività.
Richiedi risorse per ottimizzare il processo.
Comunica il piano del processo e ottieni il supporto degli stakeholder/della direzione.
Offri formazione.
Definisci gli indicatori chiave di prestazione (key performance indicators, KPI).
Monitora e comunica successi e fallimenti.
Impegnati per il miglioramento continuo: esegui test e revisioni e apporta miglioramenti.
Le dimensioni e il tipo di azienda aiuteranno a stabilire l'entità del lavoro necessario per semplificare i processi. Ad esempio, una piccola impresa potrebbe non avere bisogno di richiedere l'approvazione degli stakeholder, mentre una grande impresa dovrà ottenere il consenso degli stakeholder e dei vari livelli della direzione.
Le aziende di qualsiasi dimensione e in qualsiasi settore possono commettere errori durante la semplificazione dei processi. Ray Hodge, consulente per l'efficienza aziendale globale e il miglioramento delle prestazioni, ha riscontrato alcuni errori comuni tra le piccole imprese. "Gli errori che le piccole imprese commettono più spesso quando cercano di semplificare i processi aziendali sono i seguenti: affrontare troppe aree allo stesso tempo, non utilizzare le tecnologie appropriate, tagliare gli investimenti nelle tecnologie, non designare una persona con ruolo di "campione del cambiamento", non formare adeguatamente il personale e lavorare su aree secondarie", afferma.
Tecniche di semplificazione
Six Sigma, una serie di tecniche e strumenti per il miglioramento dei processi, è stata sviluppata nel 1986. Continua ad essere utilizzata oggi, soprattutto nell'industria manifatturiera, per ottimizzare i processi.
Ogni azienda e settore utilizza tecniche di miglioramento dei processi uniche, ma un elemento comune alla maggior parte delle organizzazioni per migliorare l'efficienza del lavoro è l'impiego della mappatura dei processi, comunemente nota come diagramma di flusso, modello di processo o diagramma del flusso di lavoro. Una mappa di processo rivela tutte le persone e tutti i fattori coinvolti in un determinato processo. L'obiettivo della mappatura dei processi è identificare le aree di miglioramento di un'organizzazione.
Di seguito troverai mappe di processi aziendali di esempio:
Diagrammi di flusso: illustrazioni grafiche dei processi.
Diagramma swimlane: delinea la responsabilità in un processo posizionando le attività e le mansioni all'interno della swimlane del dipendente, team o reparto appropriato.
Mappatura del flusso di valore: una tecnica aziendale Lean utilizzata per migliorare il flusso di materiali e informazioni nella realizzazione di un prodotto o nella fornitura di un servizio.
SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers): la panoramica visiva di un processo aziendale.
Scarica il modello di diagramma SIPOC - Excel
Diagramma di Gantt: utilizzato nella gestione dei progetti per mappare le attività e le programmazioni del progetto.
Scarica il modello di diagramma di Gantt
Excel
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Eventuali tecniche aggiuntive utilizzate nella gestione dei processi aziendali variano a seconda del settore, ma possono includere quanto segue:
Matrice GUT
Matrice BASICS
Analisi delle cause principali
Diagrammi di sistema
Analisi dell'impatto
Analisi causa-effetto
Diagramma a spina di pesce
Mappatura della customer experience
Curva del cambiamento
Preparazione dei business case
Reti di Petri
Notazione universale dei processi (Universal Process Notation, UPN)
Una volta sviluppata la mappa del processo, è possibile avviare l'analisi: una delle fasi più importanti del miglioramento dei processi. L'analisi ti consentirà di individuare i problemi reali che devono essere affrontati.
Altre filosofie e tecniche di analisi comuni includono quanto segue:
Analisi dei gap
Osservazione
Analisi della catena del valore
Analisi dei 5 perché
Causa-effetto
Analisi dell'impatto
Analisi dei rischi
Analisi della modalità e degli effetti dei guasti (Failure mode and effects analysis, FMEA)
Notazione e modellazione dei processi aziendali (Business Process Modeling and Notation, BPMN)
Mappatura della customer experience
Lean
Gestione della qualità totale (Total quality management, TQM)
Tecnologie per semplificare i processi aziendali
Il concetto di gestione dei processi aziendali è strettamente allineato agli approcci di miglioramento TQM, miglioramento continuo, Six Sigma e Lean. La gestione dei processi aziendali è diventata un importante business per i fornitori di software, che hanno sviluppato una moltitudine di soluzioni innovative per semplificare i processi dei flussi di lavoro e quelli aziendali.
Questi strumenti sono progettati per registrare, automatizzare, misurare e migliorare i processi aziendali. Di seguito troverai informazioni su una varietà di software di automazione dei processi aziendali/dei flussi di lavoro.
Software di gestione dei processi aziendali (Business Process Management, BPM): la gestione dei processi aziendali come disciplina di gestione delle operazioni vede i processi aziendali come asset importanti che devono essere gestiti e sviluppati chiaramente per generare valore. I software BPM aiutano le organizzazioni ad automatizzare e ottimizzare i processi aziendali. Secondo Peer Insights di Gartner, "Una piattaforma BPM include almeno una funzionalità di modellazione grafica dei processi aziendali, un repository di processi per gestire i metadati di modellazione, un motore di esecuzione dei processi e un motore di gestione dello stato o di regole". Le iniziative di trasformazione digitale si affidano ai dati, al rapido sviluppo di applicazioni e alle funzionalità mobili delle moderne soluzioni BPM per soddisfare la domanda di agilità e velocità.
Software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM): le soluzioni CRM si concentrano sulle interazioni dell'organizzazione con clienti esistenti e potenziali. L'efficienza dei processi è estremamente importante, poiché mira a migliorare le relazioni con il cliente.
Software di gestione dei contenuti aziendali (ECM)/di gestione dei documenti aziendali: le soluzioni ECM vengono utilizzate per gestire, archiviare, conservare e fornire contenuti ai processi in tutta l'organizzazione. I software ECM funzionano a stretto contatto con le soluzioni BPM e CRM.
Software di gestione dei progetti: noti anche come software per diagrammi di flusso, le soluzioni di gestione dei progetti aiutano a organizzare progetti molto complessi in processi.
Software di gestione e sviluppo del prodotto: i software di sviluppo del prodotto seguono un processo che porta un prodotto o un servizio dalla fase di concezione al lancio sul mercato.
Strumenti legali, contabili e finanziari: le soluzioni software progettate per il settore legale e finanziario possono aiutare a semplificare la firma e il monitoraggio dei documenti, la fatturazione, le note spese, il libro paga, la contabilità, le tasse, la rendicontazione e l'analisi.
Software per le risorse umane e il marketing: questi strumenti possono semplificare il processo di assunzione, la pianificazione dei dipendenti, le approvazioni dei fogli presenze, il feedback e il coinvolgimento dei clienti e la collaborazione.
Strumenti e app per la produttività personale: sono disponibili app e soluzioni online utili per automatizzare la creazione di checklist, gestire le mansioni da svolgere, registrare le attività e monitorare il tempo impiegato.
Cosa cercare negli strumenti di modellazione dei processi aziendali
La modellazione è un elemento della gestione dei processi aziendali e il suo obiettivo è quello di confrontare i processi attuali con gli obiettivi futuri. La documentazione visiva aiuta gli utenti a comprendere e analizzare le attività, gli eventi e le risorse associati a un processo. La modellazione dei processi aziendali incorpora la mappatura, l'individuazione e la simulazione dei processi.
Durante la valutazione degli strumenti di modellazione dei processi aziendali, prendi in considerazione i seguenti criteri:
Facilità di apprendimento per i reparti aziendali
Facilità di spiegazione e insegnamento ad altri reparti da parte dei team IT
Convenienza e conformità al settore
Inclusione di un editor dei flussi di lavoro integrato con interfaccia grafica
Possibilità di simulare i flussi di lavoro prima di implementarli
Processo di flusso di lavoro automatizzato di esempio
L'approvazione delle fatture, l'inserimento dei dipendenti, l'elaborazione delle spese e le richieste di assistenza sono solo alcuni esempi di processi di lavoro che le aziende possono automatizzare.
L'invio delle fatture è una pratica comune in tutti i settori e può essere semplificato con l'automazione. Fornitori, appaltatori e dipendenti inviano fatture su base regolare. Crea un processo di approvazione ripetibile per garantire che tutti i pagamenti avvengano in modo rapido e preciso.
Segnali che indicano la necessità di aggiornare le tecnologie aziendali
Esistono più modi per semplificare i processi aziendali. In alcuni casi, il mero aggiornamento delle tecnologie della tua azienda può migliorare l'efficienza e la produttività. L'elenco seguente include alcuni fattori che potrebbero indicare la necessità di attuare un piano di miglioramento:
Lentezza di server o reti
Lamentele da parte dei dipendenti riguardo a un supporto IT non adeguato
Lamentele da parte dei dipendenti riguardo alla mancanza degli strumenti di cui hanno bisogno per lavorare
Avversione dei dipendenti nei confronti delle soluzioni presentate e interruzione del loro utilizzo
Esistenza di silos tra i vari reparti e assenza di unificazione dei dati
Inadeguatezza delle tecnologie utilizzate, che non forniscono agilità all'azienda o che non si evolvono insieme ad essa
Inadeguatezza della customer experience
Best practice per l'automazione aziendale
La decisione di semplificare i processi aziendali è importante. Se i tuoi processi aziendali stanno causando insoddisfazione dei clienti o malcontento dei dipendenti, o se costano più del necessario, è il momento di apportare un cambiamento. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti che aiuteranno a migliorare le operazioni aziendali con l'automazione:
Scopri l'opinione dei tuoi clienti conducendo un sondaggio. Poni domande mirate per scoprire cosa funziona e cosa no.
Se è necessario formare i dipendenti, assumi un esperto esterno che abbia esperienza nella formazione di tipi di persone e livelli di leadership diversi. Valuta una formazione specifica per i leader. Tieni conto dell'impatto dei tempi di inattività dovuti alla partecipazione del personale ai corsi di formazione (questo è particolarmente importante per le piccole imprese).
Identifica i processi inefficienti e concentrati sulla loro correzione prima di applicare le nuove tecnologie. Come ha affermato Bill Gates, "La prima regola di qualsiasi tecnologia utilizzata in un'azienda è che l'automazione applicata a un'operazione efficiente ne amplifica l'efficienza".
Identifica se il personale generale o i programmatori utilizzeranno e/o gestiranno soluzioni tecnologiche.
Assicurati di ottenere un ritorno sul tuo investimento per qualsiasi tecnologia acquistata.
Considera la regola 80/20 o il principio di Pareto quando lavori sull'efficienza. Ad esempio, risolvere il 20% dei processi inefficienti può migliorare l'80% dei problemi correlati ai processi.
Valuta soluzioni offerte da fornitori e basate su cloud che sono agili, estendibili, compatibili con i dispositivi mobili e configurabili in base alle tue esigenze specifiche.
Glossario dei termini
Semplificazione: il processo con cui si rende più efficiente l'organizzazione di un sistema implementando approcci semplici e più agili.
Attività: un singolo lavoro che deve essere completato.
Processi: una serie di attività o mansioni che devono essere completate per raggiungere un obiettivo finale.
Processi aziendali: una serie di attività o mansioni che vengono svolte in un ambiente aziendale devono essere completate per raggiungere un obiettivo finale.
- Processi aziendali informali: processi che si verificano in assenza di una vera e propria riflessione o pianificazione.
- Processi aziendali formali: processi documentati.
Flusso di lavoro: una sequenza di processi che portano un lavoro dalla fase iniziale al completamento.
Documentazione: materiali disponibili online, su carta o su supporti digitali o analogici che includono informazioni o dati.
Gestione dei processi aziendali (BPM): una disciplina di gestione delle operazioni che vede i processi aziendali come asset importanti che devono essere gestiti e sviluppati chiaramente per generare valore.
Strategia di gestione dei processi aziendali (BPM): un approccio per identificare, progettare, implementare, analizzare, monitorare, regolare e migliorare i processi aziendali.
Automazione dei processi aziendali: l'atto di utilizzare la tecnologia per automatizzare i processi aziendali.
Miglioramento dei processi aziendali: l'atto di analizzare e migliorare i processi aziendali. Ciò può includere l'automazione, l'eliminazione di fasi, l'aggiunta di attività o la totale eliminazione di un processo.
Assicurazione della qualità (nell'automazione dei processi): il collaudo di ogni fase di un processo per garantire il livello di efficacia desiderato.
Mappatura dei processi aziendali: l'identificazione di tutte le persone e tutti i fattori coinvolti in un determinato processo. L'obiettivo della mappatura dei processi è identificare le aree di miglioramento.
Modellazione dei processi aziendali: l'atto di confrontare i processi attuali con gli obiettivi futuri. La documentazione visiva viene utilizzata per comprendere e analizzare le attività, gli eventi e le risorse associati a un processo. La modellazione dei processi aziendali incorpora la mappatura, l'individuazione e la simulazione dei processi.
Notazione e modellazione dei processi aziendali (BPMN): uno standard per la modellazione dei processi aziendali che diagrammi un processo in forma grafica.
Reingegnerizzazione dei processi aziendali (BPR): una strategia che si concentra sull'analisi, la progettazione e la ristrutturazione dei processi aziendali per migliorare drasticamente le operazioni.
Trasformazione digitale: la trasformazione delle attività organizzative per sfruttare le opportunità tecnologiche digitali in tutte le aree dell'azienda.
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