L'Università di Adelaide trasforma in un baleno le sue procedure di conformità grazie a Smartsheet.

Il Professor Bruce Northcote ricopre il ruolo di Chief Security Officer all'interno della divisione Ricerca e Innovazione presso l'Università di Adelaide in Australia. Annoverata tra le più importanti università del mondo, le sue collaborazioni globali in materia di ricerca, istruzione e industria hanno permesso di creare un ambiente diversificato e innovativo per studenti e colleghi. Data la sua visibilità internazionale, il compito di Northcote è garantire che l'Università di Adelaide rispetti i requisiti normativi essenziali riguardo regolamenti e linee guida in materia di difesa, sicurezza nazionale, influenza straniera e ingerenze esterne.

E ora, al suo diciannovesimo anno nell'università, Northcote ha sperimentato in prima persona la necessità di sistemi efficienti e di quelle che lui chiama "uniche fonti di verità". Avendo scoperto Smartsheet per la prima volta nel suo precedente ruolo di direttore di un centro di ricerca, Northcote aveva usato i pannelli di controllo Smartsheet come parte fondamentale della sua strategia di gestione dei progetti. Northcote era rimasto colpito dalla "natura intuitiva e reattiva" di Smartsheet e dalla sua capacità di portare alla luce informazioni personalizzabili in una vasta gamma di attività.

La precedente esperienza con Smartsheet si sarebbe rivelata ben presto inestimabile; nel 2020 una nuova legge australiana sulle relazioni estere, l'Australian Foreign Relations Act, ha richiesto alle università ulteriori requisiti di conformità e rendicontazione sulle attività svolte con istituti straniere. Con tempo e budget limitati, l'università aveva bisogno di utilizzare un sistema che fosse facilmente controllabile e di poter dimostrare di aver adottato l'adeguata due diligence con i suoi partner internazionali. 

Smartsheet assicura il rispetto della conformità in un lampo 

Northcote aveva bisogno di una soluzione che riunisse i dati dei molteplici e disparati sistemi aziendali per creare un quadro comune di tutti gli impegni internazionali. Con un'importante scadenza del governo federale da rispettare, la reputazione dell'università era a rischio, mentre era molto concreta la possibilità di veder sfumare finanziamenti governativi vitali. 

Decise quindi di creare un sistema sofisticato che assicurasse la rendicontazione efficiente di tutti gli accordi internazionali, nuovi e attuali. Il mancato rispetto della scadenza federale avrebbe danneggiato la reputazione con il governo e messo a rischio i contratti di ricerca finanziati dal governo, per un valore di oltre 100 milioni di dollari.

Grazie all'implementazione di Smartsheet, l'università è riuscita a rispettare la scadenza del Foreign Arrangement Scheme (FAS) fissata per il mese di giugno del 2021, in appena sei mesi dall'approvazione della legge alla scadenza della rendicontazione finale. Northcote attribuisce alla funzionalità multiuso e alla velocità di configurazione di Smartsheet il merito di aver evitato di mettere in piedi un grosso team di progetto. Il completamento manuale dell'attività avrebbe richiesto di assegnare dalle 4 alle 6 risorse tra test, sviluppo della soluzione, gestione dei cambiamenti e gestione dei progetti. 

"Senza l'aiuto di Smartsheet, non avremmo mai potuto rispettare quella scadenza. I tempi da rispettare erano ridotti al minimo e avevo un millesimo del budget di altri team dell'università."

La personalizzazione intelligente consente di evitare inutili raccolte di dati, riducendo i problemi associati alla privacy

Una delle maggiori difficoltà a cui si era trovata di fronte l'università dipendeva dal fatto che tutte le attività internazionali dovevano passare attraverso un riesame approfondito della conformità, che richiedeva un notevole dispendio di tempo e spesso ripetitive attività di raccolta dei dati. Con numerose catene di revisione e approvazione per tutto il processo, qualsiasi strumento implementato doveva essere abbastanza dinamico per lavorare in armonia con i sistemi di acquisizione dei dati esistenti.

Per Northcote, la possibilità di personalizzare i moduli di intake in Smartsheet ha consentito all'università di risparmiare molto tempo. La personalizzazione ha inoltre semplificato i processi per gli utenti, riducendo la raccolta di informazioni errate. Ad esempio, con la logica condizionale dei moduli Smartsheet, Northcote ha la certezza che i moduli completati dagli utenti finali siano rapidamente personalizzati in base alle loro specifiche esigenze, eliminando la necessità di ricorrere a interminabili moduli online o cartacei. Ad esempio, durante la scelta del paese di collaborazione, le domande dei membri dello staff verranno rapidamente adattate allo specifico paese di partnership. Con Smartsheet verranno chieste solo le informazioni pertinenti, riducendo il tempo impiegato dal team di ammissione per acquisire i dati. 

Con migliaia di persone tra studenti e staff, Northcote riconosce l'importanza di utilizzare Smartsheet per controllare le informazioni che vengono condivise, evitando così potenziali violazioni della privacy. “Per noi, il controllo e l'accesso ai dati sono sempre state le questioni più difficili da risolvere", afferma. Grazie a Dynamic View, ora l'università può controllare facilmente chi ha accesso ai dati. Questo ha creato quella che Northcote chiama una "piattaforma self-service", con informazioni che possono essere adattate su misura a seconda dell'utente. Pertanto, non è più necessario che lui sia coinvolto in ogni singola domanda, un vantaggio decisivo considerato che il suo ruolo gli imporrebbe di interagire con ogni membro dello staff dell'università.  

Tecnologie integrate a vantaggio dell'intera università

Avendo già esplorato diversi sistemi esclusivi, Northcote si ritiene molto soddisfatto del modo in cui Smartsheet riesce ad assimilare con facilità i dati delle precedenti configurazioni dell'università, e a promuovere nuove efficienze nei lunghi processi usati in precedenza.

Con personalizzazioni e migliorie al sistema, che rappresentano spesso uno scoglio da superare durante il ciclo di aggiornamento, Northcote è riconoscente a Data Shuttle e alla sua capacità di automatizzare in modo rapido e immediato la mappatura dei dati di altri sistemi, evitando di dover ricorrere a progetti di integrazione impegnativi. Anche i pannelli di controllo si sono dimostrati utili nello sviluppo di strategie di internazionalizzazione. L'università ha infatti creato dei pannelli di controllo specifici con facile accesso "click-through" per semplificare la ricerca di informazioni per un particolare paese.

Northcote sostiene la natura intuitiva di Forms e di Dynamic View, a cui attribuisce il merito di aver aumentato la produttività e migliorato la qualità dei servizi 

Un’unica fonte di verità in risposta alla nuova legislazione

Considerato che tutte le università dell'Australia si dibattevano in problemi simili, gli omologhi di Northcote non ci misero molto a capire come stesse usando un sistema nuovo in grado di farlo procedere più rapidamente. "Abbiamo semplicemente dimostrato come poter risollevare rapidamente una situazione con Smartsheet. Ed è stato considerato esemplare", sostiene Northcote. "È stato davvero gratificante per me."

Northcote attribuisce a Smartsheet il merito di aver scongiurato una potenziale crisi legislativa, tenendo conto dei vincoli temporali presenti. "Senza la capacità di Smartsheet di far fronte a una richiesta immediata, avremmo dovuto impegnare molte più risorse." 

E intanto scherza sul fatto che il suo trucco Smartsheet preferito sono le "ricerche eccezionalmente complicate!" Il maggior risultato di Northcote è riconducibile al modo in cui Smartsheet gli ha permesso di mappare le linee di comando e le strutture organizzative di sorveglianza da un solo codice identificativo del personale, eliminando la necessità di coinvolgere le risorse umane in inutili riunioni. 

Con centinaia di collaboratori in tutta l'università, Northcote è molto colpito dalla possibilità di accedere a Smartsheet sempre e ovunque, "Che grande soddisfazione partecipare alla riunione di una business unit e poter modificare un dato in tempo reale. È veramente semplice, ed è questo per me il punto di forza."

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