Simpson Strong-Tie si basa su punti di forza nascosti per rendere il lavoro più scorrevole

La maggior parte dei clienti che traggono vantaggio dalla forza e dalla resilienza di un connettore strutturale Simpson Strong-Tie non se ne rendono mai davvero conto perché non è visibile. Dietro la vernice, lo stucco e i pannelli isolanti, si nascondono elementi di metallo e legno e componenti delle intelaiature ben studiati che tengono uniti gli edifici, rendendoli più forti e resilienti a disastri naturali come terremoti e uragani.

Analogamente, Deirdre Spencer, Senior Project Manager per Digital Studio in Marketing presso Simpson Strong-Tie, sfrutta la capacità di nascondere elementi in un progetto Smartsheet come base per rendere più efficiente il flusso di lavoro dell'azienda e semplificare la gestione e l'esecuzione dei progetti.

"Gli ingegneri esigono una gran quantità di informazioni tecniche per completare il lavoro", dichiara Spencer. Sulle nostre landing page conserviamo tutti i punti tecnici più importanti e li mettiamo insieme in modo intuitivo. Lavorarci è stimolante; non capita tutti i giorni nel marketing di sapere che stai usando le tue competenze per mettere sul mercato qualcosa che a tutti gli effetti può fare la differenza a livello mondiale. I nostri prodotti salvano le vite nel vero senso della parola".

Eliminare il lavoro duplicato

Il team di Spencer è responsabile del sito Web e delle comunicazioni via e-mail con i clienti, che vanno dagli architetti agli ingegneri e costruttori fino ai restauratori fai-da-te. Le risorse basate sul Web dell'azienda includono documentazione tecnica, software di costruzione e plug-in, disegni, video e link a workshop e programmi di formazione. Il team progetta le landing page dei prodotti, sviluppa una serie di newsletter per e-mail mirate e promuove webinar per condividere le competenze degli ingegneri di Simpson Strong-Tie.

Quando Spencer entrò a far parte di Simpson Strong-Tie cinque anni fa, diversi team già usavano Smartsheet. Però, quando veniva abbinato agli altri strumenti software dell'ufficio cui erano abituati, molti utenti avevano l'impressione di fare due volte lo stesso lavoro. I colleghi creavano piani di marketing in Smartsheet, ma dovevano inserire le informazioni in nuovi fogli o inviare e-mail separate ad altri team per richiedere servizi quali graphic design o sviluppo di app.

Spencer si rese conto che i colleghi, per sentire davvero propri quei piani, avrebbero avuto bisogno di un modo migliore per richiedere servizi condivisi. La soluzione era l'automazione. Nel modello del piano di marketing, Spencer creò delle speciali colonne nascoste che avrebbero automatizzato il flusso di lavoro senza quasi disturbare visivamente gli utenti, e aggiunse una casella di spunta chiamata "Pronto per il team". Ora, quando un progetto è pronto per l'invio ai servizi di creative design, il project manager spunta la casella "Pronto per il team", che compila all'istante le colonne e invia tutte le righe dei dati di progetto appropriate al team di design, senza duplice immissione dei dati.

"I loro piani diventano un modo per far partire i progetti dopo averli pianificati, e per controllarne lo stato una volta trasferiti al team di servizio", sostiene Spencer. "E diventano anche un ordine del giorno per le nostre verifiche mensili con il nostro manager di marketing dei prodotti per tenere traccia dello stato. I piani si sono trasformati in un vero e proprio strumento di comunicazione, un documento vivente. Abbiamo realmente ampliato il campo di applicazione dei clienti che aiutiamo con le soluzioni Smartsheet e cerchiamo di semplificare la vita delle persone con automazione, notifiche e link tra i vari fogli".

Promuovere la visibilità e mostrare il valore

Simpson Strong-Tie usa Smartsheet per riferire via dashboard all'esecutivo la creazione, gestione e responsabilizzazione dei progetti per mezzo di notifiche e avvisi automatici. Dal momento che vari team non di marketing usano Jira, Spencer ha in programma di implementare un connettore Jira in modo che possano inviare con pochi clic richieste ai servizi di marketing e interfunzionali.

Grazie a Smartsheet, Spencer e il suo team hanno potuto creare anche un singolo portale per i servizi di marketing condivisi sulla intranet dell'azienda basata su SharePoint. Una pagina centrale ospita una dashboard Smartsheet con link a moduli, modelli e report importanti. Il portale garantisce uniformità in termini di configurazione dei progetti e richieste di servizi, agevolando l'esecuzione dell'intero portfolio di progetti del team.

Sfruttando le capacità di Smartsheet per ridurre la quantità di lavoro duplicato, il team di Spencer ha potuto risparmiare tempo e fatica. Di conseguenza, non appena i colleghi sono stati in grado di eseguire un maggior numero di progetti, i dati forniti dal monitoraggio dei progetti di Smartsheet hanno dimostrato che il carico di lavoro di marketing digitale era aumentato di oltre il 50% in pochi anni, giustificando l'eventualità di nuove assunzioni.

"La maggior parte della gente non vuole inserire informazioni per tre volte a causa del fatto che usiamo tre diversi strumenti", dichiara Spencer. "L'inizio delle richieste di servizio con un solo clic ha avuto un effetto enorme. È qualcosa di veramente semplice eppure ha ridotto drasticamente il numero di moduli da compilare. È un metodo eccezionale e incredibilmente potente per conquistare la mente e il cuore della gente e semplificare loro la vita.

Ottimizzare per il futuro

Spencer prevede di ampliare l'uso di Smartsheet nell'azienda aggiungendo strumenti quali il connettore Jira e l'app Calendario. Dato che le dashboard usate per riferire all'esecutivo sono state sviluppate alcuni anni fa, non vede l'ora di rinnovarle con la grafica e i diagrammi più aggiornati per migliorare la presentazione dei dati e l'impatto.

Ed è particolarmente entusiasta dell'opportunità di includere la logica condizionale nei moduli Smartsheet. Il suo obiettivo è infatti creare un modulo di immissione unificato per i servizi che indirizza automaticamente le richieste ai diversi team in base ai dati inseriti. Un'altra caratteristica di Smartsheet è quella di lavorare in silenzio dietro le quinte per aiutare le persone a ottenere il massimo, proprio come i connettori di costruzione nascosti dell'azienda, che rendono gli edifici più forti e resilienti.

"Questo è stato la grancassa del manager di marketing dei prodotti per un paio di anni", ammette Spencer. "Saranno felici di avere un solo modulo al posto di tre registri di progetto e altri ancora per le foto e la modifica delle immagini sul sito Web, eccetera eccetera. Se possiamo riassumere tutto in un unico modulo di immissione, e se poi questo va a creare un foglio di immissione e a inviare le righe al registro adatto in base al tipo di progetto, allora saremo degli eroi".