Come Motion Federal Credit Union crea una cultura basata sulla collaborazione

Motion Federal Credit Union (MFCU), la diciottesima banca di credito cooperativo del paese più antica, è un nome affermato nell'area del New Jersey, con una solida reputazione come istituzione finanziaria rispettabile. Sebbene la banca di credito cooperativo abbia partner influenti come ExxonMobil, ConocoPhillips e DuPont, non ha abbandonato le tradizioni e continua a dare un tocco personale alle relazioni con i membri.

Come responsabile dell'amministrazione per MFCU, Arp Tirvedi deve supervisionare ogni cosa, dal reparto delle risorse umane fino allo sviluppo e alla costruzione di nuove filiali. Con un'esperienza ventennale in campo finanziario, era alla ricerca di modi migliori per ottimizzare l'efficienza di tutta l'organizzazione. Trivedi voleva una soluzione per la gestione dei progetti che tenesse traccia dei numerosi programmi e progetti di MFCU, che fungesse da stimolo alla collaborazione e aiutasse la banca di credito cooperativo a ottimizzare i costi.

In passato, molti dei programmi offerti da Microsoft avevano posto numerose sfide per Trivedi. "Oggi le banche di credito cooperativo si sono stabilizzate su una gestione dei progetti compartimentalizzata, resa possibile da programmi come Microsoft Excel e Project", spiega. "Questi programmi non sono pensati per essere collaborativi, e ciò ha influito sull'approccio delle banche di credito cooperativo al lavoro collaborativo."

Trivedi non voleva che questo ciclo di isolamento si perpetuasse in MFCU. Ha scoperto Smartsheet nel Marketplace della suite di Google e ha capito subito che, insieme a poche altre applicazioni Google, sarebbe stata la soluzione perfetta per promuovere un'ulteriore collaborazione in MFCU.

Uno strumento, molti usi

Subito dopo l'introduzione di Smartsheet, Trivedi e MFCU hanno notato un deciso passaggio allo strumento in tutta l'organizzazione. "Gradualmente abbiamo iniziato a collaborare e gestire sempre più elementi su Smartsheet. Ora lo usiamo per gestire tutti i progetti aziendali, perché è facile utilizzarlo, allegare file, vedere i progressi o aggiornare lo stato dei progetti", dice Trivedi.

MFCU usa Smartsheet come una dashboard per tenere traccia di numerosi progetti e attività:

Apertura di nuove filiali

Dal contratto iniziale fino all'inaugurazione, ogni fase della pianificazione, della progettazione e della costruzione di ogni nuova filiale viene archiviata su Smartsheet. I documenti contrattuali e le fatture degli ordini vengono tenuti tutti in un'unica posizione a cui è facile e comodo accedere.

Processi delle risorse umane

Smartsheet ha dimostrato di essere uno strumento utile per Trivedi anche per la gestione delle attività delle risorse umane in MFCU, quali la selezione, i moduli e le politiche del personale.

Sviluppo di nuovi prodotti

Ogni fase dello sviluppo e del lancio di nuovi prodotti MFCU viene attentamente monitorata su Smartsheet ed è facilmente accessibile dai collaboratori, per una gestione dei progetti fluida e coerente.

Collaborazione, trasparenza e produttività

Quando tutti hanno visibilità sui progetti, i progressi sono più veloci. "Usiamo spesso Smartsheet durante le riunioni del team per mostrare a tutto il team i progressi di ciascun membro. È incredibile come questo livello di trasparenza abbia fatto crescere la nostra produttività", sottolinea Trivedi parlando dell'impatto di Smartsheet sul team di MFCU. È davvero stimolante."