Achievan, partner di Smartsheet, consente a Mosaic Transit Group di ottimizzare i lavori di costruzione salvaguardando al contempo la salute e la sicurezza dei lavoratori

Mosaic Transit Group, una partnership di joint venture di ACS Infrastructure Canada Inc., Aecon Group Inc. e CRH Canada Group Inc., aveva bisogno di ottimizzare collaborazione e comunicazione tra i team addetti alla costruzione di una linea tranviaria di 11 km a Toronto, in Ontario. Dovendo affrontare la crisi pandemica da COVID-19, l'azienda aveva bisogno di ripensare l'affidamento che faceva sul cartaceo e sulle comunicazioni in presenza, mantenendo la massima qualità del lavoro e la conformità alle normative. Mosaic Transit Group ha collaborato con Achievan, Platinum Partner di Smartsheet, per implementare Smartsheet e consentire comunicazioni in tempo reale lungo tutta la linea e nei posti di lavoro a distanza, migliorando reportistica e visibilità.

"Ci siamo subito resi conto che Smartsheet ci avrebbe dato la flessibilità per personalizzare il nostro progetto, la nostra struttura organizzativa, i nostri titoli professionali: indipendentemente dai flussi di lavoro che abbiamo, è stato in grado di farlo", afferma Ross Bain, Operations Planning Manager per Mosaic Transit Group. "Se pensiamo a un problema, possiamo risolverlo in buona parte con Smartsheet solo comprendendo in che modo i diversi strumenti si fondono insieme."

Una comunicazione chiara è una sfida quando i team di lavoro sono dislocati lungo una linea urbana. Per il progetto Finch West LRT, un progetto Metrolinx nell'area nord-occidentale di Toronto, Mosaic Transit Group voleva un'ubicazione univoca per le informazioni inerenti lo stato del progetto, la sicurezza e i requisiti normativi, i problemi di budget e altri fattori. Anche se il lavoro di costruzione era giudicato essenziale, le misure di quarantena messe in atto per prevenire la diffusione della COVID-19 richiedevano alla maggior parte del personale amministrativo, professionale e tecnico di lavorare da casa, aumentando le potenziali barriere alla comunicazione.

Mosaic Transit Group e Achievan hanno collaborato per implementare Smartsheet in un'ampia gamma di reparti. Achievan ha individuato i problemi che doveva affrontare Mosaic Transit Group, ossia presenza di più canali di comunicazione, sovraccarico di e-mail, carico amministrativo, approvazioni ritardate e visibilità limitata nei vari flussi di lavoro. Il partner ha lavorato con Mosaic Transit Group per migliorare la gestione del lavoro in tutti i reparti con soluzioni quali le opportunità di sicurezza e KPI, revisioni della progettazione, pianificazione previdente, commissioning, qualità e ispezione e valutazioni ambientali, nonché la digitalizzazione dei moduli cartacei e l'inclusione di firme elettroniche.

"Come conseguenza del nostro lavoro, il team Mosaic ora raccoglie i dati in tempo reale dai cantieri dislocati su 11 km e poi li utilizza per valutare, assegnare e intraprendere le azioni e le decisioni appropriate", dichiara Amin Panjwani, Managing Partner con Achievan. "Il progetto ha standardizzato tracciamento e reportistica in tutta l'organizzazione, con dashboard che forniscono dettagli preziosi e trasparenza."

"Achievan ha dimostrato di essere un partner prezioso nell'implementazione di Smartsheet", afferma Bain. "Ci hanno fornito il loro supporto con una combinazione di workshop, sessioni formative, assistenza remota e sviluppo offsite. Abbiamo avuto esigenze decisamente poco convenzionali alle quali hanno risposto con soluzioni creative e sono stati impeccabili nel risolvere i nostri punti deboli. Non pensavo che qualcuno ci avrebbe aiutato nell'implementazione."

La flessibilità della piattaforma ha aiutato i vari team a creare soluzioni che soddisfano esigenze specifiche, in modo rapido e semplice.

"L'aspetto più interessante di Smartsheet, per me, è la funzionalità di personalizzazione", afferma Bain. "Possiamo configurare qualsiasi livello, struttura, flusso di lavoro o bucket che ci serve. Una volta compreso come funziona il sistema, inizi da un foglio assolutamente vuoto e puoi creare qualcosa che può essere usato in tutta l'azienda in modo abbastanza semplice."

Meeting più snelli grazie alle informazioni in tempo reale

Uno dei requisiti più importanti in un progetto edilizio importante è la conformità alle normative. Smartsheet acquisisce i dettagli del progetto in tempo reale tramite dashboard dal vivo, in modo che i team addetti a salute e sicurezza possano confermare i requisiti della lista di controllo e gestire i potenziali problemi in modo tempestivo.

"Ci aiuta ad avere tutte le informazioni in un'unica posizione, perché teniamo molti meeting", afferma Stephen Agla, Health, Safety and Security Manager per Mosaic Transit Group. "I vertici aziendali delle tre società pertinenti vogliono poter visualizzare le informazioni in tempo reale, sapere ciò che accade effettivamente sul campo. Con le dashboard abbiamo questa visibilità. Possiamo monitorare l’allineamento con i nostri processi di audit e rilevare eventuali lacune. Invece di recarmi sui singoli cantieri e verificare le schede di sicurezza compilate, come si faceva una volta, posso vedere tutte le informazioni in un unico pannello di controllo, comodamente seduto."

Semplificare le registrazioni giornaliere per salvaguardare la salute dei lavoratori

Per proteggere la salute dei lavoratori durante la pandemia da COVID-19, Mosaic Transit Group ha implementato un sistema di screening online che ogni giorno invia un modulo ai dipendenti che lavorano sul cantiere o a distanza. Le risposte confluiscono direttamente in un foglio in cui manager e personale addetto alla sicurezza possono rivedere lo stato di salute di ogni squadra e dei lavoratori da remoto.

"Dobbiamo sapere chi è dove; è una persona che lavora semplicemente da casa o qualcuno in autoisolamento perché entrato in contatto con un caso conclamato di COVID-19?", si chiede Bain. "È importante per noi sapere chi è in salute e può lavorare e chi non lo è, per capire se possiamo essergli d'aiuto".

L'uso dell'app per dispositivi mobili rende il lavoro sul campo più sicuro ed efficiente

Con il progredire del lavoro lungo la linea tranviaria, i lavoratori necessitano di un modo per ottenere i dati e le risorse di cui hanno bisogno senza accedere a portatili o doversi recare in un ufficio centrale. I responsabili della salute e della sicurezza che hanno lavorato da remoto durante la pandemia dovevano fare visite periodiche in cantiere; per avere informazioni aggiornate dovevano trascorrere un po' di tempo con i colleghi. L'app per dispositivi mobili fornisce loro tutti i dati necessari.

"Quando visito i siti, mentre sono ancora in viaggio, apro l'app per dispositivi mobili per controllare il numero di persone presenti nell'area", racconta Agla. "La uso anche per compilare i miei report per opportunità di sicurezza e questioni simili. Ritengo che questo sia il maggior vantaggio, e chiunque può beneficiarne sul campo."

Smartsheet ottimizza inoltre la sicurezza e la formazione ai processi dei neoassunti. I fogli tracciano chi ha completato le formazioni e ha conseguito le certificazioni richieste per i singoli ruoli personali e possono organizzare in modo ottimale lo spazio in aula nel rispetto della capienza massima stabilita dall'azienda.

Risparmiare tempo e fatica per i lavori più importanti

Secondo Agla, Smartsheet ha aiutato a migliorare la reportistica degli eventi che avrebbero potuto trasformarsi in un vero infortunio e l'aggregazione dei dati provenienti dai diversi cantieri per individuare i problemi che richiedono nuovi corsi di formazione, nuovi processi o altre soluzioni strategiche. Componenti aggiuntivi quali l'app Pivot semplificano l'acquisizione dei dati dai registri di migliaia di ispezioni per permetterne l'analisi e la pianificazione strategica. Inoltre, la documentazione completa garantisce che Mosaic Transit Group sia completamente preparata alle ispezioni di conformità alle normative e agli audit.

"Smartsheet mi lascia più tempo da dedicare alle mie priorità, riducendo il tempo richiesto per le funzioni amministrative in ambito di salute e sicurezza", afferma Agla. "La sicurezza e la salute della nostra forza lavoro è la priorità assoluta, e avere questi documenti in background rappresenta una due diligence aggiuntiva per il nostro personale di supervisione, i team esecutivi e le aziende partner."

Con l'avanzare del progetto, Smartsheet può alleggerire il carico di lavoro dei team addetti alla costruzione che preferiscono concentrarsi su cemento e armatura, e non su diagrammi e report. Secondo Agla, può portare a miglioramenti del processo ed efficienza anche dopo che la linea tranviaria sarà terminata.

"Nel settore dell'edilizia non basta un atto di fiducia, bisogna dimostrare nei fatti che uno strumento funzioni", sostiene Agla. "Con questo progetto, i principali appaltatori generali di edilizia hanno potuto usare Smartsheet. Speriamo che le persone possano tornare al proprio gruppo di lavoro e promuoverne l'uso con argomentazioni del tipo: "Magari non dobbiamo far spostare i dirigenti ogni settimana, visto che possono vedere le informazioni in tempo reale dalla loro scrivania".