Come McGraw Hill ha migliorato lo sviluppo di risorse multimediali

Anche prima che le scuole di tutto il mondo tenessero la maggior parte delle lezioni online, la casa editrice didattica McGraw Hill dedicava molto tempo e sforzi considerevoli alla creazione di prodotti per l'apprendimento in formato digitale, caratterizzati da risorse multimediali quali artwork, foto e video. Il tracciamento dello sviluppo e della revisione di tali risorse era difficile, in quanto metadati e informazioni sulle autorizzazioni erano sparpagliati su fogli di calcolo, e-mail e note di progetto a parte. Oggi, McGraw Hill usa Smartsheet per creare un archivio unico dei dati delle risorse multimediali, risparmiando tempo e semplificando il riutilizzo del materiale esistente in modi nuovi.

"Il passaggio al digitale per noi è stato enorme", afferma Karen Pytel, Design Lead, Design Operations and Strategy. "Per noi ciò significa che è importante essere in grado di trovare e convertire rapidamente le risorse già esistenti, senza sprecare ore nel tentativo di inventare la ruota ogni volta, cosa che ci aiuta a lavorare nel rispetto del budget e su scala."

"Avevamo bisogno di visibilità su quello che stavamo facendo"

McGraw Hill crea migliaia di risorse multimediali ogni anno da usare in un'ampia gamma di prodotti per l'apprendimento in formato cartaceo e digitale. Lavorando con gli appaltatori, Pytel e i suoi colleghi evidenziano le specifiche per identificare, creare, tracciare e procurare risorse multimediali che coinvolgeranno e divertiranno studenti e insegnanti. Pytel dice che il processo era "incredibilmente doloroso". I registri di risorse multimediali non venivano sempre tracciati in un unico posto, e ottenere visibilità sul lavoro in corso richiedeva la ricerca in varie e-mail e fogli di calcolo.

"Avevamo bisogno di visibilità su quello che stavamo facendo", afferma Pytel. "Era molto scomodo estrarre i parametri o i dati da 10 registri Excel o da un database obsoleto. Smartsheet ci ha dato la funzionalità di reportistica che stavamo cercando per dedicare un paio di minuti per individuare i dati chiave, invece che mezza giornata."

Tygre Morehart si è unita al team Design Operations and Strategy come designer, e presto ha iniziato a incontrare i colleghi per condividere idee su come migliorare il tracciamento dei progetti e i processi. Quando un collega le ha mostrato Smartsheet, Morehart ha notato subito le possibilità di ottimizzazione e miglioramento dell'efficienza per i team interni ed esterni.

"Quando sono entrata in azienda, ero un po' frustrata dal fatto che iniziare nuovi progetti sembrava ogni volta dover creare un nuovo processo", afferma Morehart. "Sapevo che potevano risolvere questi punti dolenti e prepararci per praticamente qualsiasi aspetto e necessità di un progetto. Smartsheet ci ha consentito di creare modelli e di porci le domande giuste, così siamo riusciti a diventare più efficienti e a operare in modo più scalabile."

"Per me, la fatturazione dei vendor era il processo più pesante tra tutto quello che dovevamo fare nella gestione delle risorse", afferma Morehart. "Quando ho realizzato come tracciare e gestire questo processo usando i dati chiave che tracciavamo già in Smartsheet, ho tirato un sospiro di sollievo! I nostri team sia interni che esterni potevano risparmiare tempo utilizzando quello che c'era già. Grazie a Smartsheet, potevo prendere un processo che prima richiedeva fino a tre settimane e completarlo in quattro ore. Ora possiamo anche girare quelle informazioni ai nostri capi reparto in modo che possano avere dettagli migliori su previsioni e budget."

"Smartsheet ci permette di concentrarci sulle cose divertenti."

Oggi McGraw Hill usa Smartsheet per gestire la creazione di risorse multimediali didattiche. I designer accademici scrivono i contenuti e creano le specifiche per la risorsa multimediale necessaria. Le specifiche vengono immesse in un foglio, che può essere condiviso riga per riga con l'appaltatore corrispondente per creare ciascun file multimediale. I metadati delle risorse vengono mantenuti aggiornati e le domande e i cambiamenti vengono comunicati tramite conversazioni Smartsheet e richieste di aggiornamento, ottimizzando la comunicazione sui progetti e riducendo la mole di e-mail.

"Siamo riusciti a riallocare il nostro tempo", afferma Pytel. "Smartsheet permette ai nostri designer di dedicare maggiore tempo a creatività, brainstorming ed elaborazione di idee valide con il loro team, invece di trascorrere ore a immettere dati, parametri e cercare risposte nelle e-mail. Smartsheet ci permette di concentrarci sulle cose divertenti."

Pytel e i suoi colleghi usano le dashboard per tracciare le risorse del progetto, l'avanzamento verso il completamento del progetto, la pianificazione delle attività quotidiane e la reportistica scaduta. Le dashboard sono gli hub delle informazioni sul progetto, e costituiscono l'unica posizione per acquisire elenchi di contatti, SharePoints del progetto, numeri ISBN e altri dettagli importanti per lo sviluppo di prodotti didattici. Morehart fa parte del processo per la creazione di una dashboard che visualizzi i valori effettivi del progetto in tempo reale, che consenta ai team di identificare facilmente e precocemente lo scope creep e che allinei meglio il tracciamento e la previsione del budget.

L'automazione ha migliorato le tempistiche e la complessità per ogni progetto, soprattutto nel processo di licenza. Ogni parte della risorsa multimediale deve essere rivista da un coordinatore della licenza sui contenuti per garantire che siano state emesse tutte le approvazioni necessarie per l'uso della risorsa.

In passato, se i diritti di utilizzo venivano negati per una risorsa multimediale, ciò poteva ritardare potenzialmente la data di consegna di un progetto, facendo impazzire i designer per trovare una soluzione sostitutiva e apportare le relative modifiche di design e contenuto. Ora, se il permesso di utilizzo viene negato, un flusso di lavoro automatizzato invia istantaneamente un avviso a chiunque necessiti di saperlo, consentendo ai designer di reagire più rapidamente, con un minor impatto sulla pianificazione.

"Un giorno un collega ha condiviso un problema che aveva avuto su un progetto a causa della mancata comunicazione di un'immagine rifiutata", afferma Morehart. "È rimasto bloccato nella fase di approvazione finale, creando più stress del necessario. Sapevo che questo era l'esempio di caso d'uso perfetto di come un semplice passaggio in Smartsheet avrebbe avvantaggiato l'intero team. Smartsheet avrebbe avvisato automaticamente tutte le persone necessarie e sarebbe stata intrapresa un'azione immediata. La persona che aveva rifiutato l'immagine non deve stare lì a capire chi deve ricevere un'e-mail e quali informazioni devono essere incluse: fa tutto Smartsheet."  

Collaborazione migliorata e "molti meno errori umani"

Con Smartsheet, McGraw Hill ha potuto snellire il processo di revisione delle fatture dei vendor, passando da tre settimane e poco più di mezza giornata. Questo è solo un esempio del tempo risparmiato: Pytel afferma che il team ha sperimentato un guadagno di almeno il 50% in termini di efficienza e riesce a consegnare anche con un flusso di lavoro aumentato e con tempistiche più strette.

"Non solo facciamo di più con meno, ma le tempistiche dei nostri progetti stanno diventando più strette", afferma Pytel. "Avevamo un ciclo di sviluppo di almeno un anno, adesso si aggira intorno ai nove mesi. Essere più efficienti ci ha aiutato veramente a mantenere gestibile il carico di lavoro e le ore di lavoro, e a stressarci di meno."

Uno dei maggiori vantaggi nell'uso di Smartsheet è che più persone possono collaborare in un unico spazio, semplificando parecchio la comunicazione e la risoluzione dei problemi. Un altro è che la piattaforma rappresenta una fonte comune di informazioni accurate su ogni progetto. È importante per i nuovi contenuti in sviluppo e per le risorse esistenti che vengono riutilizzate in modi nuovi.

"Riscontriamo molti meno errori umani", afferma Pytel. "Ora sto lavorando a un progetto in cui devo tornare su vecchi programmi e provare a ripescare i dati. Ci sono molti buchi nei dati, perché non avevamo un posto in cui potesse essere eseguita la gestione dei cambiamenti, e questo programma in particolare ha visto quattro ristampe. Ripeto ogni giorno che non vedo l'ora di arrivare a un punto in cui ogni singolo programma venga tracciato in Smartsheet in modo da poterlo semplicemente estrarlo dall'archivio, rispolverarlo e usarlo come modello per qualsiasi cosa stiamo creando."

Morehart e Pytel amano anche il fatto che Smartsheet aggiunga costantemente nuove caratteristiche e funzionalità. Quando sono state introdotte le bozze "siamo andati fuori di testa", ha detto Pytel. Il team si era iscritto per il test beta della funzione e continua a usarla per mantenere il feedback nella piattaforma Smartsheet con il resto delle informazioni sul progetto. Inoltre, non vedono l'ora di scoprire le nuove possibilità derivanti dall'acquisizione di Brandfolder da parte di Smartsheet, che sperano consentirà loro di archiviare centralmente file multimediali di grandi dimensioni con tutti gli altri dettagli sul progetto, oltre a evitare di oltrepassare le allocazioni di spazio previste per loro in altri sistemi di condivisione dei file.

Smartsheet aiuta a unificare i sistemi

Dall'automazione alle comunicazioni, Smartsheet aiuta McGraw Hill a ridurre gli errori umani e a creare prodotti didattici migliori. Grazie al tempo investito da Morehart e Pytel nella creazione di modelli di progetto coerenti e personalizzabili che ridurranno gli sforzi in futuro, il team è ben posizionato per una crescita costante.

"Uno dei maggiori vantaggi è la scalabilità e l'efficienza che Smartsheet ci offre", afferma Morehart. "Possiamo creare un modello di workspace che ogni progetto può usare per partire da zero e adattarlo a esigenze specifiche, perché non tutti i progetti sono uguali.

"I progetti matematici e scientifici sono incredibilmente diversi, ma abbiamo questa base che può far partire il team con successo, per poi presentare l'intera fatturazione e tutti i parametri a direttori, manager e project manager dei team interfunzionali. In passato sembrava che stessimo lavorando su migliaia di sistemi diversi: Smartsheet ha unificato tutto."

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