L'agenzia di marketing Haberman aiuta i suoi clienti ad avere successo

Haberman è un'agenzia di marketing indipendente full-service con sede a Minneapolis, in Minnesota. L'azienda offre ai suoi clienti diversi servizi, dalla pianificazione strategica all'esecuzione creativa in diversi canali. L'azienda ha una missione unica: raccontare le storie pionieristiche in diverse industrie che fanno la differenza e guidano il cambiamento sociale in tutto il mondo.

Creare "il lavoro migliore" per i clienti

Essendo un'azienda composta da 50 persone, Haberman ha dipendenti capaci di adattarsi, flessibili e desiderosi di ricoprire diversi ruoli per raggiungere i loro obiettivi. Corrina Wertzberger è Associate Project Management Director del team di gestione dei progetti di Haberman, incaricata di promuovere operazioni efficienti e la collaborazione. Se da un lato Wertzberger gestisce il lavoro del cliente, dall'altro controlla i processi interni per assicurarsi che l'azienda stia lavorando nel modo più efficiente possibile.

"In fin dei conti, quello che vogliamo è fare il migliore lavoro possibile per i nostri clienti e, per il nostro team, offrire la migliore esperienza possibile nella creazione di quel lavoro", afferma. "Ciò include diverse cose: dalla valutazione accurata alle pianificazioni fattibili, fino a un approccio allineato tra i vari reparti e con il budget."

Haberman definisce parametri su misura per ciascuno dei suoi clienti. L'azienda aveva bisogno di un modo per misurare e tracciare il suo successo, migliorando al contempo le operazioni interne.

"La complessità e l'ambito del nostro lavoro di progetto varia enormemente, quindi dobbiamo essere flessibili e capaci di adattarci", afferma Wertzberger. "Abbiamo bisogno di dati che ci aiutino a determinare il chi, il cosa e il perché di tutto quello che facciamo."

Il team di gestione dei progetti supporta l'intera agenzia usando la piattaforma Resource Management by Smartsheet come fonte centrale di informazioni: dalla pianificazione delle risorse al tracciamento del budget, i dati disponibili li aiutano a prendere ogni giorno decisioni critiche. "Trasformare talento e sforzi in ricavi e deliverable è complicato", afferma Wertzberger. "Entrambi gli strumenti sostengono il modo con cui riusciamo a gestire tutto questo."

Resource Management by Smartsheet offre diversi vantaggi a Haberman, sia internamente per migliorare l'efficienza operativa, che esternamente per aiutare l'azienda a servire meglio i suoi clienti.

Pianificazione dei progetti migliorata

"Grazie a Resource Management by Smartsheet, non devo tenere in testa tutte queste informazioni", afferma Wertzberger. "Al momento ho circa 23 progetti attivi. Queste piattaforme mi aiutano a tracciare i progressi e a rispondere alle domande che si presentano. Mi aiutano ad agire in modo più intelligente nei meeting, per le persone che sono alla ricerca di risposte. Sostengono il modo in cui rappresento il mio team e come mi mostro con la leadership."

Quando Haberman inizia a lavorare con un nuovo cliente o lancia un nuovo progetto, il team sviluppa una dichiarazione di lavoro (SOW, Statement Of Work) e delinea i deliverable, i budget e la tempistica del progetto. Usando Smartsheet, i project manager creano i budget e la sequenza temporale. Quindi, il project manager contrassegna il progetto come tentativo in Resource Management by Smartsheet per bloccare il tempo del team sul progetto e delineare le necessità di assegnazione.

"Man mano che il progetto avanza, possiamo vederlo muoversi rispetto al budget e regolare la sequenza temporale mentre procediamo", afferma Wertzberger, "sia in Smartsheet, per il flusso di lavoro dettagliato passo-passo, che in Resource Management by Smartsheet, relativamente alle assegnazioni e alle ore dei turni."

Il team di Haberman consulta inoltre i progetti passati per agevolare la pianificazione. Wertzberger usa i filtri per cercare lavori simili, ricercando per nomi di fasi o tipi di progetti.

"Abbiamo appreso dal passato e possiamo stabilire i prezzi più accuratamente", afferma. "Smartsheet conteggia ogni singolo giorno nella durata del progetto, inclusi meeting e milestone. Con Resource Management by Smartsheet, il progetto viene suddiviso in fasi, con le ore allocate tra i vari giorni."

La trasparenza definisce le aspettative

Resource Management by Smartsheet offre una vista di alto livello della gestione delle risorse per ogni membro dell'azienda. Haberman usa Smartsheet per creare e condividere le sequenze temporali dei progetti. Per i progetti più grandi, Haberman suddivide i deliverable, la tempistica e il budget a un livello granulare. Il team di gestione dei progetti aggiorna costantemente le sequenze temporali dei progetti in Smartsheet, in modo che le persone possano lavorare usando gli stessi fogli del progetto.

Le piattaforme trasmettono inoltre una sensazione di controllo e bilanciamento. "Non lanciamo un progetto di sette mesi, ad esempio, con un importo specifico di dollari e ore, per poi verificare dopo sette mesi se ha funzionato", afferma Wertzberger.

"Lo suddividiamo in fasi e creiamo la sequenza temporale in Smartsheet apportando le opportune modifiche, se necessario. Magari eravamo al di sotto del budget in una fase precedente; possiamo riallocare le persone in Resource Management by Smartsheet e apportare quei cambiamenti in tempo reale."

I project manager aggiornano e condividono le sequenze temporali, facendo vedere da "dietro le quinte" come suggeriamo di approcciare ai deliverable. "È molto utile per le persone che non sono sommerse per vedere quel dettaglio e avere fiducia nel piano", afferma Wertzberger.

Progetti chiusi efficaci

Dopo la chiusura di un progetto, il team Haberman tiene un meeting di chiusura per estrapolare i dettagli utili per il progetto successivo. I project manager estraggono i dati da Resource Management by Smartsheet per comprendere meglio le ore dedicate alle varie fasi dei progetti e ricavare insegnamenti e dettagli da applicare ai progetti futuri.

 "Sono tantissime le motivazioni che possono contribuire a surplus, e Resource Management by Smartsheet ci aiuta ad avere conversazioni importanti, in modo da consentirci di imparare per il progetto successivo."

—Corrina Wertzberger, Associate Project Management Director, Haberman

Accesso ai dati, risparmio di tempo e facilità d'uso

In Haberman, diversi team necessitano di vedere i dati in modi diversi. Mentre alcuni team devono accedere a ogni dettaglio, per altri sono sufficienti panoramiche di alto livello dei progetti in corso.

Secondo Wertzberger, le piattaforme software utilizzate in azienda "devono essere flessibili, apportare valore ai progetti e ai diversi tipi di personalità che li utilizzano."

"Un direttore creativo potrebbe aver bisogno di inserire delle informazioni su qualcuno del suo team che ritiene in sovracapacità o sottoutilizzato", afferma Wertzberger. "Possiamo dar loro i dati da Resource Management by Smartsheet, all'istante. Possiamo anche ottenere dati per la leadership, come la redditività di massima o il metodo di tracciamento complessivo."

Prima di passare a Resource Management by Smartsheet, i dati di cui necessitavano i team non erano consolidati e accessibili.

"Con Resource Management by Smartsheet, posso estrarre informazioni in tempo reale in pochi minuti. Se dobbiamo svolgere un meeting sulle risorse, ad esempio, posso estrarre un report di analisi in Resource Management by Smartsheet mentre stiamo parlando, piuttosto che dire "Vi farò sapere." È qualcosa di immediato."

In aggiunta, le piattaforme usate da Wertzberger devono essere facili da utilizzare, visto che alcune hanno una curva di apprendimento ripida. Tuttavia, i dipendenti di Haberman trovano che Resource Management by Smartsheet sia una soluzione intuitiva e facile da apprendere.

"Mi occupo della formazione di molte persone sull'uso di queste piattaforme, e ho realizzato presto quanto facilmente le apprendono i neoassunti", afferma Wertzberger.

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