Earl Swensson Associates crea un innovativo studio di architettura

Dalla sua fondazione nel 1961, l'ESa (Earl Swensson Associates) con sede a Nashville è diventata uno studio di architettura riconosciuto a livello nazionale. Nel corso degli anni, il suo portfolio è cresciuto al punto da includere non solo un maggior numero di progetti ma anche un corpus di opere in tutto il paese. I design iconici di ESa a Nashville includono l'AT&T Tennessee Tower, il Centennial Medical Center e il Gaylord Opryland Resort and Convention Center. Tra i lavori di design a livello nazionale sono inclusi gli edifici del campus della Shenandoah University, l'Hotel Hershey e le strutture dell'Advent Health, solo per citarne alcuni.

ESa aveva bisogno di trovare una soluzione che migliorasse il modo di organizzare e sovrintendere progetti e contratti di costruzione, e che potesse evolvere di pari passo allo sviluppo delle attività e delle competenze dell'azienda.

Ora ESa usa Smartsheet per standardizzare i suoi esclusivi processi, preservare la responsabilizzazione e usare i dati in modo strategico per fare piani per il futuro.

"Vogliamo essere informati piuttosto che reattivi"

"Uno dei nostri obiettivi è assicurarci che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno. Un altro è ricavare delle metriche dai dati che raccogliamo", dichiara il direttore di ESa Eddie Lewis. "Più a lungo sei nel ramo degli affari, più diventi attento ai modi e agli strumenti che possono aiutare la tua compagnia nel futuro. Vogliamo essere informati piuttosto che reattivi".

Circa l'80% dei progetti di architettura disegnati e gestiti da ESa riguardano il settore della sanità. Altri progetti includono case di riposo per anziani, sedi aziendali, scuole, strutture di accoglienza e musei. ESa vanta una media di 400 progetti in corso all'anno negli Stati Uniti, dalla bozza di progetto alla concezione progettuale fino al completamento della costruzione.

I 190 dipendenti dell'azienda sono responsabili di un ampio numero di dettagli. I metodi vecchio stile con cartelle di carte ed elenchi dattiloscritti non può soddisfare l'esigenza di una supervisione reale di un progetto. ESa tentò di organizzare il suo lavoro con i fogli di calcolo ma aveva bisogno di maggiore controllo e flessibilità per adattare approcci standardizzati a progetti ed edifici unici. Jarod Prior, Director of Design Technology di ESa, era venuto a sapere che uno dei suoi colleghi aveva usato Smartsheet per la pianificazione, ma si era reso conto che la soluzione aveva enormi potenzialità.

"Non stavamo sfruttando Smartsheet al massimo delle potenzialità", dichiara Prior. "Ho iniziato a cercare in che modo avremmo potuto ottenere il massimo dal software. E questo ci ha portato a pensare al modo per definire i nostri obiettivi a lungo termine ed estrarre i dati da Smartsheet per ottenere una risposta. È diventata una piattaforma molto più grande di quanto avessimo inizialmente pensato. La flessibilità di poter propagare gruppi di informazioni, mantenere l'uniformità dei nostri dati e avere lo stesso tipo di visualizzazione passando da un progetto all'altro è smisurata".

Ottenere un maggior controllo sui progetti con Smartsheet

La maggior parte dei lavori di ESa rientrano in due fasi principali: progettazione architettonica e amministrazione dei contratti di costruzione. Prior ha lavorato con il team di assistenza clienti Smartsheet per sviluppare modelli Control Center per ogni fase, accelerando i processi di creazione di un nuovo progetto per trasformarlo poi in un disegno completo per la fase del contratto.

I modelli Control Center aggiuntivi vengono usati per gestire le richieste di informazioni (RFI) di potenziali clienti, la presentazione di nuove proposte di progetto e la modifica degli ordini per i progetti in corso. I moduli Smartsheet vengono utilizzati per richiedere il numero dei posti di lavoro e dare il via alla contabilità finale e ai processi finanziari. Le funzioni automatizzate di Control Center consentono di risparmiare tempo e lavoro all'inizio di un progetto e assicurano che non verranno tralasciati dettagli importanti, anche quando il team di progetto è al lavoro per rispettare una scadenza ravvicinata.

Smartsheet ha già aiutato ESa a snellire e semplificare i suoi processi. Uno dei massimi vantaggi riscontrati da Prior è il maggiore controllo. ESa può mantenere la supervisione dei progetti di costruzione in corso anziché cederla allo staff dell'appaltatore. Anche la comunicazione interna ne ha giovato, grazie a una più facile condivisione delle informazioni tra i team funzionali, inclusi gli uffici di architettura, amministrazione dei contratti di costruzione, interior design, gestione dei progetti e marketing.

Con Smartsheet, lo studio può anche prevedere strategicamente i carichi di lavoro e i team di pianificazione dei progetti, con visualizzazioni più accurate in termini di utilizzo e disponibilità del personale dalle otto settimane fino a un anno. Gli avvisi e i promemoria automatici contribuiscono a far avanzare il lavoro per rispettare le scadenze.

"Per una RFI o una presentazione, l'appaltatore inserisce i dati nel nostro registro e lo fa girare a chi di dovere", dichiara Prior. "Tradizionalmente verrebbe inviata via e-mail, che potrebbe rimanere nella posta in arrivo di qualcuno senza essere letta per un paio di giorni, perché nessuno ha tempo. Smartsheet ci permette di eliminare quel primo intoppo nel processo compilando un modulo che arriva automaticamente a chi deve arrivare, direttamente dal registro. Ci fa stare tranquilli".

Le dashboard favoriscono la trasformazione nel settore

Le dashboard sono il fattore determinante dell'uso di Smartsheet da parte dell'azienda. Per tenere traccia delle attività e dei compiti loro assegnati, tutti in ESa hanno una dashboard personale, che inserisce automaticamente i dati nel foglio di progetto corretto assicurando un quadro sempre aggiornato. Anche i responsabili di progetto e l'esecutivo hanno delle dashboard che offrono una visione completa dell'azienda.

Con una sola fonte di dati accurati, lo staff può condividere facilmente i dettagli corretti con i clienti e gli appaltatori senza il rischio di perdere qualche aggiornamento con le e-mail. In un settore dove il costante cambiamento è la norma, è fondamentale che tutti abbiano a portata di mano le informazioni più aggiornate.

Uno degli obiettivi di Prior per il futuro è fare un uso più strategico dei dati generati dal processo di progettazione e dei contratti per comprendere più a fondo le situazioni e prendere decisioni migliori. Avendo in mano le informazioni corrette, ESa può anticipare se non addirittura guidare la trasformazione nel settore, e non solo reagire.

"Ci capita spesso di sentire il termine Rapidità di adattamento al mercato. La richiesta di attenzione immediata è certamente cambiata nei 30 anni che sono stato qui", dichiara Lewis "Smartsheet ci aiuta a comunicare più velocemente, e lo fa con la precisione delle informazioni. C'è una frase attribuita a Wyatt Earp: La velocità va bene, ma la precisione è tutto".