EAH Housing aiuta più persone a trovare alloggi a prezzi accessibili aumentando la scalabilità e la collaborazione con Smartsheet

I costi immobiliari, oggi alle stelle, significano che l'acquisto o l'affitto di una casa non è realistico per molte persone. EAH Housing sta lavorando per cambiare la situazione. Una delle più grandi organizzazioni senza scopo di lucro per lo sviluppo e la gestione di alloggi negli Stati Uniti occidentali, EAH Housing, aiuta le persone a trovare alloggi a prezzi accessibili in alcune delle regioni più costose degli Stati Uniti. L'organizzazione gestisce oltre 230 proprietà per famiglie a basso reddito, anziani e persone con disabilità ed esigenze speciali in California e alle Hawaii. EAH Housing fornisce anche una leadership locale, regionale e nazionale per la difesa degli alloggi.

Poiché la domanda di alloggi a prezzi accessibili è aumentata negli ultimi anni, EAH Housing ha registrato una crescita significativa. "Abbiamo in programma di sviluppare più unità nei prossimi cinque anni di quante ne abbiamo sviluppate negli ultimi 25 anni", afferma Clarice Veloso-Lugo, direttore delle comunicazioni di EAH Housing. A supporto di questo obiettivo strategico, l'organizzazione usa il software Smartsheet per gestire tutti i progetti di sviluppo e gestione e aiutare i team di sviluppo immobiliare e di gestione immobiliare a collaborare.

"Abbiamo bisogno di avere la tecnologia in atto per supportare le nostre operazioni mentre aggiungiamo nuove proprietà e sviluppiamo progetti", afferma Veloso-Lugo. "Ecco perché Smartsheet è così importante per noi. Ci aiuta a scalare e a raggiungere i nostri obiettivi."

Scalabilità e collaborazione non erano semplici prima che l'organizzazione iniziasse a usare Smartsheet. Ad esempio, il dipartimento per lo sviluppo di EAH Housing si affidava a uno strumento di gestione dei progetti con capacità limitate. "Con il nostro software precedente, avevamo più copie di documenti importanti tra diversi reparti e non c'era un buon modo per aggiornarli o gestirli", afferma Alla Suzdaltsev, direttore dei progetti speciali presso EAH Housing. "Tutti i dati provenivano da diversi fogli di calcolo e nulla era standardizzato. Ci mancava la visibilità e non riuscivamo a monitorare le cose in modo efficiente. Questo spesso ci rendeva difficile rispettare le scadenze dei progetti, il che a volte significava perdere i finanziamenti o i permessi di costruzione. Avevamo bisogno di un modo migliore per mantenere i progetti in movimento e nei tempi previsti." 

Anche la collaborazione tra i team di sviluppo immobiliare e di gestione immobiliare era impegnativa. "Quando il team di sviluppo terminava un progetto, c'era una disconnessione con il dipartimento di gestione delle proprietà perché non avevano accesso ai dati più recenti su una proprietà", afferma Suzdaltsev. "Anche se siamo nella stessa azienda, a volte sembrava quasi che fossero due aziende diverse".

Monitorare facilmente progetti e budget con Smartsheet 

Sebbene EAH Housing abbia inizialmente adottato Smartsheet per aiutare i manager a tenere traccia dei budget, il team di sviluppo immobiliare non ci ha messo molto per riconoscerne il valore. "In quel primo anno, ci siamo resi conto che sarebbe stato un ottimo strumento flessibile per il nostro dipartimento", afferma Suzdaltsev. Il reparto ha creato rapidamente una lista di controllo utilizzando Smartsheet Control Center per visualizzare le date di inizio del progetto, le milestone e i promemoria. Quando il reparto ha completato la lista di controllo, viene inviata una notifica al team di gestione delle proprietà, alle risorse umane, alla contabilità e ad altri reparti per un feedback.

EAH Housing utilizza Smartsheet Control Center per generare dashboard di riepilogo che forniscono istantanee dei progetti complessivi e delle singole attività del proprietario del progetto. L'organizzazione utilizza inoltre modelli di Smartsheet Control Center per creare liste di controllo del progetto popolate con timeline, budget e altri dati.

EAH Housing si affida al generatore di documenti Smartsheet per creare documenti personalizzati con i dati di progetto e l'organizzazione utilizza Bridge by Smartsheet per inserire i dati del progetto in un elenco a discesa aggiornato con i nomi delle proprietà e le informazioni di contatto più recenti. EAH Housing usa inoltre Smartsheet Data Shuttle per integrare diversi sistemi, tra cui un sistema informativo per la gestione delle proprietà contenente report. Inoltre, EAH Housing utilizza Smartsheet Dynamic View per condividere i dati del progetto con specifici project manager.

L'organizzazione usa l'automazione dei flussi di lavoro in Smartsheet per automatizzare i processi di segnalazione degli incidenti, in precedenza svolti manualmente, aiutando EAH Housing a evitare sanzioni normative segnalando più rapidamente gli incidenti sul posto di lavoro. "Dobbiamo mantenere registri dei report sugli incidenti accurati e aggiornati, e Smartsheet ci offre un posto centralizzato per tutto", afferma Suzdaltsev. "Non dobbiamo andare in posti diversi per trovare i dati di cui abbiamo bisogno." EAH Housing utilizza anche l'automazione dei flussi di lavoro per inviare avvisi ai project manager sulle scadenze chiave.

"È essenziale fornire informazioni basate sulle ultime date di scadenza del progetto", afferma Suzdaltsev. "I promemoria automatici ci aiutano a evitare scadenze mancate, che è fondamentale per la segnalazione all'IRS, ad esempio."

Inoltre, il team di gestione delle proprietà utilizza l'app mobile Smartsheet per caricare foto delle proprietà su Smartsheet durante i controlli annuali delle proprietà.

Assoluta trasparenza e visibilità 

Grazie a Smartsheet, EAH Housing ha aumentato la sua visibilità su tutti i progetti di sviluppo e gestione immobiliare. Invece di faticare a trovare dati aggiornati tra diversi strumenti di progetto, l'organizzazione può ottenere una visione in tempo reale dello stato di tutti i progetti in corso e pianificati. "Smartsheet ci offre piena visibilità e trasparenza sulla gestione dei progetti, cosa che mancava con i nostri strumenti precedenti", afferma Suzdaltsev. "Ora, tutti possono vedere dove siamo in qualsiasi momento durante un progetto, quindi non c'è più una mancanza di chiarezza. Ad esempio, le nostre riunioni settimanali sono più semplici perché i project manager devono guardare la dashboard per vedere se mancano informazioni. Grazie a Smartsheet, non ho bisogno di 20 persone nel reparto di sviluppo. Abbiamo solo bisogno di due persone per supportare l'infrastruttura per la costruzione di nuove proprietà."

Con una migliore visibilità del progetto, EAH Housing può mantenere i progetti in rapido movimento anticipando potenziali ostacoli. "Ora siamo più proattivi riguardo ai problemi del progetto perché Smartsheet avvisa i supervisori quando si verifica qualcosa fuori programma", afferma Suzdaltsev. "I nostri team di gestione possono intervenire abbastanza presto per iniziare a lavorare con la gestione del rischio, le risorse umane o le compagnie assicurative per garantire che tutte le informazioni siano aggiornate prima che un'unità entri in funzione."

Creazione di report in pochi minuti anziché in ore 

In precedenza, l'amministratore del dipartimento di sviluppo abitativo EAH doveva fare affidamento su processi manuali per creare report di riepilogo del progetto. "Il nostro amministratore impiegava dalle 4 alle 6 ore alla settimana per raccogliere i dati di riepilogo del progetto da tutti i project manager", afferma Suzdaltsev. "Ora, con i flussi di lavoro automatizzati di Smartsheet, l'amministratore può ottenere tutte queste informazioni immediatamente, con un semplice clic." Allo stesso modo, l'amministratore del team di gestione delle proprietà dedicava fino a tre ore al giorno ad aggiornare le informazioni di contatto delle proprietà. Ora, quel dipendente può apportare aggiornamenti o modifiche in meno di due minuti.

L'organizzazione dedica anche meno tempo alla gestione delle utenze pagate dalle associazioni immobiliari.

"In passato ci volevano giorni per raccogliere tutte le informazioni nel nostro strumento di gestione delle proprietà, e non erano nemmeno rendicontabili", afferma Suzdaltsev. "A volte non sapevamo se avevamo raccolto denaro o meno. Ora, quando riceviamo un pagamento da una proprietà, lo elaboriamo e lo carichiamo immediatamente su Smartsheet, che aggiorna automaticamente le informazioni nel nostro software di gestione delle proprietà."

L'organizzazione utilizza anche il suo processo di fatturazione semplificato per le proprietà di alloggi per studenti. "Prima avevamo un dipendente che gestiva questo processo, ma abbiamo riassegnato quella risorsa, risparmiando 60.000 dollari all'anno", afferma Suzdaltsev.

Grazie a Smartsheet, EAH Housing ha aumentato la collaborazione tra i dipartimenti, in modo che i manager possano visualizzare chiaramente l'avanzamento dei progetti dallo sviluppo alla gestione della proprietà. "Smartsheet ci ha aiutato a rompere i silos di comunicazione e a unire team diversi", afferma Suzdaltsev. "Questo supporta ulteriormente la nostra capacità di scalare in modo da poter raggiungere il nostro obiettivo di costruire più edifici e aiutare più persone."

Per maggiori informazioni su questa storia, consulta il nostro case study.