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Fornire un’esperienza utente di qualità

Blackboard Inc., fondata nel 1997 e con sede centrale a Washington, D.C., è un leader nel settore che fornisce tecnologia aziendale e soluzioni per l'istruzione. Blackboard Transact fornisce una carta di pagamento completa per il campus e un sistema di ingresso che permette agli studenti di accedere a qualsiasi cosa, dai distributori automatici ai servizi di supporto finanziario.

Quando il team di Transact ha avuto la necessità di passare da strumenti assestanti a una soluzione che li aiutasse a gestire installazioni simultanee su più campus, la scelta è ricaduta su Smartsheet.

Industria

  • Istruzione

Dimensione dell'organizzazione

  • Large (1.000 - 9.999 dipendenti)

Regione

  • America del Nord

Utilizzo dei casi

  • Visibilità del progetto

Il miglior complimento che abbiamo ricevuto, ed è davvero un complimento anche per Smartsheet, è stato da diversi vicepresidenti e dirigenti d'azienda che hanno detto: “Voi ragazzi riuscite meglio di noi a gestire le risorse del nostro team.

Taran Lent, Senior Director di prodotti di Blackboard

Blackboard sfrutta Smartsheet per gestire implementazioni del sistema di pagamento universitario

Uno studente universitario si sofferma davanti a un distributore automatico del campus, fa scorrere la sua tessera universitaria e si dirige in classe sgranocchiando da un sacchetto di patatine vegetali.

È un'attività ordinaria e irrilevante. Ma nel backstage, dietro le quinte, si svolgono dei miracoli digitali e Blackboard Transact è la società che li fa accadere.

Più di 50 implementazioni clienti all'anno e poco tempo per completarle

Installare il sistema di pagamento per studenti in un campus è abbastanza impegnativo. È necessario, magari, configurare il sistema in molti campus. E bisogna eseguire il lavoro durante il breve lasso di tempo in cui la maggior parte degli studenti è fuori dal campus.

Si tratta di uno scenario tipico per il team Transact di Blackboard, che esegue decine di implementazioni clienti per il periodo estivo. Per ogni progetto, il team deve: comprendere i requisiti, gestire la fornitura di attrezzature, rivedere i requisiti tecnici, configurare i server e quindi far funzionare i sistemi. È un processo complesso e non c'è tempo per errori o inefficienze.

All'inizio, gestire i progetti era solo una parte della sfida affrontata dal team. Hanno anche avuto problemi a condividere le informazioni pre-vendita con i clienti, a gestire le aspettative dopo la vendita e a organizzare più flussi di lavoro e team disparati.

Entra in Smartsheet

 


“I nostri clienti spaziano drasticamente nel loro grado di competenze e risorse informatiche”, afferma David Minutella, PMP, Senior Manager dei servizi clienti di Blackboard Transact. “Con Smartsheet, possiamo affermare, forniremo tutto, incluso la gestione professionale dei progetti.”

In che modo le "tempistiche di vita" aiutano le persone a comunicare

Prima di adottare Smartsheet, il team di Transact aveva difficoltà a mantenere organizzati grandi progetti. “Inviavamo un mucchio di email avanti e indietro ed elaboravamo documenti Excel che erano veramente complessi e difficili da gestire nel controllo della versione,” dice Minutella. “Dava un’impressione non professionale.”

Dopo aver adottato Smartsheet, tuttavia, il team era in grado di conseguire tre obiettivi chiave.

1. Il foglio di panoramica dell’attività di prevendita ha contribuito a definire le aspettative e ad accrescere la fiducia in fase di progetto.

“Avremmo condiviso il foglio del piano in Smartsheet con tutti i membri del team di progetto,” dichiara Minutella. “Era solo un pezzo di carta o un unico schermo da guardare, piuttosto che ognuno inviasse documenti via email cercando di scoprire cosa stavamo facendo. “

2. “Tempistiche di vita” hanno dato ai clienti una migliore visibilità nel progetto.

"In realtà utilizziamo le tempistiche per guidare la maggior parte delle interazioni con i nostri clienti", afferma Taran Lent, Senior Director di prodotti di Blackboard.

3. La condivisione di fogli con i fornitori sul campo ha consentito aggiornamenti e informazioni in tempo reale.

“Ci vuole moltissimo coordinamento,” dice Lent. “È necessario che tutte le parti critiche si uniscano in un particolare momento 'questo giorno, in questo momento', e bisogna avere accesso alle strutture, ai jack di dati di rete attivati, alle chiavi per l’apparecchiatura e alla configurazione del dispositivo affinché tutto avvenga con successo.”

 

 

 

Non più riunioni di aggiornamento dei progetti di 80 minuti


Da quando ha adottato Smartsheet, il team di Blackboard Transact è stato in grado di distribuire meglio i carichi di lavoro su più contatti, dando comunque visibilità alla leadership dell'azienda. Non tengono più riunioni sullo stato di 80 minuti per ogni progetto, ogni settimana, risparmiando migliaia di ore di gestione di progetto. E hanno creato un'esperienza professionale e organizzata per i loro clienti, che a loro volta li ha aiutati a concludere più affari.

“Il miglior complimento che abbiamo ricevuto”, dice Lent, “ed è davvero un complimento anche per Smartsheet, è stato da diversi vicepresidenti e uffici commerciali che hanno detto: “Voi ragazzi riuscite meglio di noi a gestire le risorse del nostro team.”

Alla fine, però, l'impatto maggiore potrebbe essere sulla stessa Blackboard.

“Ci sono molte persone diverse che contribuiscono in modi diversi”, dice Lent, e Smartsheet ha aiutato a “creare un senso di proprietà condivisa.”

Il team collabora. I clienti sono entusiasti. E molti studenti arrivano all’università e si dirigono in classe felici e pronti per imparare.

Per saperne di più su Smartsheet per la gestione dei progetti o contattaci per maggiori informazioni.