Aumentare l’efficienza del marketing e la collaborazione

Aiutare gli imprenditori professionisti a completare il lavoro

Oggi Behr si concentra su due mercati chiave: i consumatori e i professionisti. Il mercato degli imprenditori è un mix di imbianchini, gestori immobiliari e costruttori. È una parte così importante del business, che Behr ha un team di marketing dedicato che si concentra su lanci di nuovi prodotti, sviluppo di siti Web, eventi di pubbliche relazioni e altre attività che supportano le esigenze degli imprenditori professionisti.

Un esempio dei programmi su cui questo team si concentra è il Behr Pro Experience Tour, un programma per aiutare a collegare la vasta platea degli imprenditori professionisti. Questo evento annuale internazionale consiste in visite in oltre 75 mercati in 34 stati con cinque team di tour separati. Il team Marketing di Behr Pro è responsabile della pianificazione e promozione di attività in oltre 500 sedi presso The Home Depot. Ci sono orari da rispettare, materiali da spedire, segnaletica da installare e gli eventi devono avere un aspetto e un approccio coerente: coordinare così tante attività richiede un ingente investimento di tempo ed energie.

Quando Lisa Kudukis è entrata a far parte di Behr nel 2011 come direttrice dei prodotti e dei servizi professionali, il team marketing utilizzava fogli di calcolo per gestire tutte queste attività. Ma per questo gruppo estremamente dinamico, spesso in viaggio, non funzionava.

"Una delle maggiori sfide che abbiamo affrontato è stata quella di tenere informato il team su ogni evento: cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato, risultati o scadenze imminenti, follow-up e quant’altro. Il Behr Pro Experience Tour non è stata l'unica iniziativa su cui il team ha lavorato. Ciascuno dei membri del team si ocupava altre iniziative in parallelo e talvolta si formavano silos di informazioni. Se c'era un problema dell'ultimo minuto e il proprietario del progetto non era disponibile, nessuno del nostro team poteva intervenire per risolvere il problema", ha spiegato Kudukis.

Colli di bottiglia nella gestione

Un altro punto debole che ostacolava la produttività di Kudukis era il fatto che i suoi 11 sottoposti diretti le fornivano ciascuno le proprie informazioni sul progetto in fogli di calcolo individuali. Ciò significava che, quando creava un report di team generale per i vertici aziendali, doveva aprire e revisionare 11 documenti diversi che non erano standardizzati nello stesso formato. Ha anche riscontrato problemi di controllo delle versioni, il che significava che non poteva essere sicura di visualizzare le informazioni più aggiornate. Con frustrazione crescente, si è resa infine conto che era necessario un cambiamento.

"Usavamo Microsoft Excel per gestire le attività a livello di team, ma ci aiutava solo a catturare un momento statico nel tempo. Ciò di cui avevamo bisogno era uno strumento collaborativo che potesse tenerci aggiornati su tutte le attività e le scadenze, fornire un formato coerente per il modo in cui abbiamo monitorato e gestito le attività e presentare tutte le informazioni di cui avevo bisogno per generare report per il team aziendale. Doveva essere facile da usare per aiutarci a rimanere aggiornati sui dettagli sempre mutevoli di ogni attività e per darci una visione olistica di tutto ciò che stavamo gestendo. È un compito piuttosto arduo per uno strumento", ha affermato Kudukis.

Condivisione e share alike

Mentre si apprestava a trovare una soluzione migliore, Kudukis ha identificato le caratteristiche chiave che dovevano essere incluse:

• Doveva essere facile da usare e intuitivo da adottare per il team

• Le informazioni di supporto per ciascun evento dovevano essere aggiunte come allegati

• Una soluzione basata su cloud che consentisse al suo team di accedere da qualsiasi luogo e di effettuare aggiornamenti in tempo reale

Dopo aver esaminato una serie di opzioni, Kudukis ha scelto Smartsheet come strumento di gestione del progetto del team. Dapprima, il team si è riunito per sviluppare un modello che tutti potessero utilizzare per le attività di monitoraggio. Ciò significava che ogni progetto avrebbe avuto lo stesso aspetto e approccio, per rendere facile l'aggiornamento.

Poi, Kudukis ha creato un pannello di controllo principale con le informazioni sulle iniziative chiave da ciascuno dei suoi sottoposti diretti. Le celle con dati critici, come le informazioni sullo stato, sono collegate direttamente ai fogli individuali dei membri del team, quindi le informazioni vengono automaticamente aggiornate man mano che il team apporta le modifiche (per saperne di più sul collegamento delle celle in Smartsheet). Ora tutto si trova in un'unica posizione comoda, dando a Kudukis la visione olistica di tutti i progetti di cui aveva bisogno.

Come ha spiegato Kudukis, "Mi è stato di grandissimo aiuto quando mi sono relazionata con il team esecutivo. Posso facilmente mostrare gli elenchi di attività che dimostrano che il team ha riflettuto su ogni dettaglio per ogni evento. Inoltre, chiunque nel team dirigenziale può eseguire il drill-down e visualizzare i documenti in qualsiasi momento se vuole scoprire cosa stiamo facendo. Per il mio team, rappresenta un grande risparmio di tempo e denaro perché tutti possono accedervi, vedere lo stato del progetto e fornire assistenza se necessario. Ci aiuta anche a identificare opportunità o ostacoli per lo sviluppo di nuovi business".

I benefici che Kudukis e il suo team hanno visto dall'adozione di Smartsheet comprendono:

• Adozione rapida grazie alla facilità d'uso, che porta a un aumento del ROI

• Aumento di collaborazione, produttività ed efficienza

• Reportistica, risoluzione dei problemi e gestione del budget semplificate

Guardare avanti

Kudukis è pronta a sottolineare che il team sta scoprendo solo una piccola parte dei molteplici usi di Smartsheet. Per esempio, lei sta progettando di iniziare a utilizzare Smartsheet ai fini della pianificazione del budget. Inoltre, altri team di Behr, compreso il team Logistics, hanno iniziato a utilizzare Smartsheet, dimostrando ancora una volta che la promozione tramite il passaparola e la natura collaborativa della soluzione possono aiutare a ottenere notevole visibilità all'interno di una grande organizzazione come Behr.