Cos'è la gestione dei progetti aziendali?
La gestione dei progetti aziendali si riferisce al processo aziendale e alla mentalità necessari per amministrare più progetti a livello aziendale. Il processo allinea strategicamente la gestione di portafoglio, programmi e progetti, con l'obiettivo di creare sinergie che generano valore.
"La gestione dei progetti aziendali consiste nel raggiungere i risultati desiderati nel modo più efficiente possibile in qualsiasi condizione," afferma Jason Scott, autore di The Irreverent Guide to Project Management e consulente principale, fondatore e CEO di 120VC, una società di servizi di gestione dei progetti che fornisce soluzioni umane per promuovere innovazione e cambiamento. "Devi essere agile (con la "a" minuscola) per portare a termine le cose e raggiungere i risultati sperati."
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Quadro di gestione dei progetti aziendali
Un quadro di gestione dei progetti a livello aziendale è una combinazione di strategia aziendale, governance e metodi di gestione. Le strutture a livello strategico, tattico e organizzativo lavorano insieme in modo efficiente per aumentare la creazione di valore.
"Quadri come quelli del Project Management Institute (PMI) offrono linee guida, non regole ferree e veloci," afferma Scott. "Le organizzazioni, e le persone al loro interno, devono essere disposte a cambiare e trasformarsi per fornire i risultati necessari e attesi con la gestione dei progetti aziendali."
Il rapporto Pulse of the Profession Report 2021 del PMI richiede un approccio elegante e strategico ai progetti e descrive in dettaglio l'emergere della "gymnastic enterprise" che fonde governance e struttura con flessibilità e una prospettiva di gestione dei cambiamenti, in particolare nella trasformazione digitale. Il rapporto copre il passaggio al lavoro virtuale a causa della pandemia come punto di svolta per le organizzazioni ad alto funzionamento, concentrandosi meno sul modo di lavorare delle persone e sui processi e molto più sui risultati.
Il valore alla base dell'implementazione della gestione dei progetti a livello aziendale è che ti permette di agire abbastanza rapidamente da fermare eventuali perdite o sfruttare un potenziale momento propizio.
Informazioni sui quadri di gestione dei progetti aziendali
Strategia e gestione dei progetti aziendali: una gestione efficace dei progetti aziendali opera dalla strategia e dalla governance di tipo verticistico che abbraccia l'implementazione di tutti i programmi e progetti. La gestione dei progetti aziendali è una pratica ancora in evoluzione e quindi richiede un cambiamento culturale e un allontanamento dal concetto di reparti frammentati. La realtà è che i progetti, dalle fusioni e acquisizioni alle principali iniziative IT, hanno un impatto a livello aziendale sulle prestazioni e sui budget.
Nonostante l'urgente necessità di iniziative per soddisfare le mission aziendali, la maggior parte delle iniziative e dei progetti sono soggetti a fallimenti. Il rapporto 2018 Pulse of the Profession del PMI ha rivelato che ogni 20 secondi, va in fumo più di 1 milione di dollari. Questo risultato, che è vero per le aziende di tutto il mondo, è l'implementazione del business case.
- Enterprise Project Management Office (EPMO): l'ufficio di gestione dei progetti aziendali è una funzione e una pratica aziendale che si concentra su obiettivi strategici: gestione, crescita, differenziazione principale, direzione competitiva, valore e gestione finanziaria. L'EPMO collabora con funzionari di livello C e dirigenti senior, ai quali riferisce. L'ufficio fornisce governance, best practice per la gestione del portafoglio di progetti, strumenti, mentoring e standardizzazione dei processi. La gestione dei progetti aziendali assicura la visibilità a tutti i progetti, fino al livello dirigenziale superiore, per garantire l'offerta di valore e l'eliminazione degli sprechi per accelerare la conclusione vantaggiosa delle iniziative aziendali.
- Project Portfolio Management Office (PPMO): l'ufficio di gestione del portafoglio di progetti stabilisce metodologie e processi che identificano e selezionano i portafogli di progetti in grado di aumentare al massimo il valore. Tra le responsabilità del PPMO sono incluse la collaborazione con la dirigenza per specificare gli obiettivi del portafoglio e definire i dati di invio per le proposte progettuali. L'ufficio determina e annuncia il meccanismo, l'algoritmo o il modello utilizzato per stimare il valore dei progetti in corso e proposti. Sulla base della strategia e dei dati, l'ufficio raccomanda le priorità di progetto e la composizione del portafoglio di progetti e decide come assegnare le risorse disponibili. Puoi trovare le best practice e i percorsi pratici per il successo del PPMO nella nostra guida alla gestione del portafoglio di progetti aziendali.
Tattiche e gestione dei programmi: il livello tattico è responsabile delle prestazioni, della governance, del controllo, della conformità, della gestione dei rischi e della gestione dei programmi. I program manager riferiscono al PPMO, che lavora per migliorare i processi in un ambiente multiprogetto.
Program Management Office (PMO): l'ufficio di gestione dei programmi riferisce ai dirigenti senior e agli sponsor del progetto. La gestione dei programmi controlla più progetti a supporto di programmi che di solito sono interdipendenti e coinvolgono vari reparti aziendali. I PMO strategici aiutano a controllare il portafoglio, la definizione delle priorità e la strategia in base alle direttive ricevute dal livello dell'organizzazione. L'ufficio coordina le risorse di vari reparti, genera report per dirigenti e sponsor di progetto, identifica le dipendenze di progetto e coordina i progetti.
Qual è la differenza tra gestione dei progetti aziendali e gestione dei programmi?
La gestione dei progetti aziendali è basata su mission, strategia e valore, mentre la gestione dei programmi è un'attività tattica. Gli uffici EPM gestiscono più programmi in linea con la strategia e il valore aziendale.
I dirigenti di livello C e senior sono responsabili della definizione della visione e della strategia per ogni livello dell'azienda. Al contrario, l'ufficio di gestione dei programmi opera a livello tattico. Il PMO indica l'orientamento dei programmi, l'analisi e la risoluzione dei rischi, i parametri delle prestazioni e altri dati. I PMO garantiscono anche la conformità agli standard di gestione dei progetti.
Le attività operative e di gestione dei progetti si concentrano su risorse umane, approvvigionamento, gestione dei prodotti, marketing, vendite e assistenza clienti, produzione, catena di fornitura e logistica.
Per questo dominio, il PMO supporta l'amministrazione per il team di gestione dei progetti e regola i processi di gestione correlati ai vari progetti. Il PMO è responsabile di garantire un accurato monitoraggio dei tempi e dei costi, i report sullo stato e la consegna dei progetti approvati nel rispetto dei tempi e del budget.
La gestione dei progetti è un'area di pratica complessa e preziosa con molti elementi mobili. Esamina le best practice e gli obiettivi leggendo una panoramica della gestione dei progetti.
Qual è la differenza tra gestione dei progetti aziendali e gestione dei progetti?
La gestione dei progetti aziendali si concentra sugli obiettivi strategici e sulla consegna dei piani aziendali. L'obiettivo della gestione dei progetti è fornire risultati finali di qualità entro l'ambito, i costi e i piani specificati.
Gli uffici di gestione dei programmi sono responsabili della fornitura di prodotti o servizi di qualità nell'ambito, nei tempi e nel budget stabiliti. Le parti interessate dell'EPM includono team leader, membri del team, esperti in materia e proprietari di processi.
Ruoli e responsabilità nella gestione dei progetti aziendali
I ruoli e le responsabilità nella gestione dei progetti aziendali variano da un'organizzazione all'altra. In un ambiente EPM maturo, il CEO o il COO è il livello più alto di comando, coadiuvato da un chief project officer e da un project manager aziendale.
Ecco una breve panoramica dei ruoli di alto livello nella gestione dei progetti aziendali:
- Chief Executive Officer (CEO) o Chief Operations Officer (COO): a seconda della struttura organizzativa, il CEO o COO è la massima autorità di reporting. I CEO sono i campioni del cambiamento e le forze trainanti di una cultura che supporta l'agilità organizzativa e l'adozione di nuove tecnologie. Secondo un sondaggio di Forbes Insights del 2019 rivolto ai dirigenti, il 92% considera l'ufficio di gestione dei programmi una forza trasformativa per l'adozione di tecnologie dirompenti. E quasi il 90% degli intervistati ritiene che l'EPMO sia un elemento cruciale nelle future trasformazioni digitali.
- Chief Project Officer (CPO): i CPO sono dirigenti a livello del consiglio di amministrazione. I CPO sponsorizzano e supervisionano progetti, portafogli e programmi significativi per raggiungere obiettivi aziendali strategici. Valutano i rischi e si assicurano che siano ben bilanciati con i compensi. Uno degli aspetti cruciali della posizione è quello di promuovere l'efficienza e i collegamenti tra i progetti e di assicurare che ogni progetto abbia un valido leader. Il CPO è responsabile anche dell'implementazione di un'appropriata metodologia di gestione dei progetti e controlla l'ambito del progetto. Nel complesso, la posizione ha il compito di raggiungere l'eccellenza nell'esecuzione.
- Project manager aziendale: i project manager aziendali hanno il compito di assicurarsi che tutti i progetti all'interno di un'organizzazione soddisfino le aspettative in base alle direttive del CEO e del CPO. I project manager aziendali non sono necessariamente coinvolti nei dettagli di particolari progetti, ma piuttosto guidano i progetti in modo da allinearli agli obiettivi prioritari. Allo stesso tempo, ogni progetto nel portafoglio deve essere completato nelle tempistiche ed entro il budget stabilito.
Tra i principali protagonisti nella trasformazione verso la gestione dei progetti a livello aziendale sono inclusi:
- Titolare esecutivo dell'EPM: ogni progetto di successo deve avere un leader che sia la voce e il paladino del progetto. Il titolare esecutivo deve definire la visione e l'orientamento verso la soluzione di gestione dei progetti aziendali dell'organizzazione e sostenere la visione e la dirigenza dell'EPM all'interno del proprio gruppo di pari.
- Sponsor dell'EPM: lo sponsor rappresenta il collegamento tra la visione e l'orientamento di alto livello e la pianificazione e l'esecuzione quotidiane per realizzare la gestione dei progetti aziendali.
Uno sguardo più da vicino ai compiti di un project manager aziendale
I project manager aziendali si concentrano sul problema centrale da risolvere. Con il contributo di sponsor e parti interessate, il project manager aziendale decide come affrontare il problema identificando obiettivi, ambito e attività per conseguire il risultato desiderato.
Le responsabilità di un project manager aziendale includono:
- Mantenere la visione: i project manager aziendali di successo hanno sempre in mente la visione aziendale, gli obiettivi e lo scopo alla base. Il manager dedica molto tempo ad acquisire una conoscenza approfondita del valore del progetto e garantisce che tutte le parti interessate lo comprendano.
- Conoscenza del mercato: i project manager aziendali devono avere una solida panoramica dell'ambiente di mercato che influisce su ciascun progetto e utilizzarla per determinare il merito, l'organizzazione e la supervisione del progetto.
- Fornire un quadro per le attività di progetto: sulla base delle direttive strategiche, i project manager aziendali impartiscono i comandi con una struttura chiara che i membri del team devono seguire per completare i progetti.
- Reclutare partecipanti: con tutte le esigenze di competenze o di progetto, i project manager aziendali selezionano fornitori interni ed esterni. Assumono anche nuovi talenti per completare i progetti con la massima efficienza possibile.
- Evitare i duplicati e riconoscere le opportunità: i project manager aziendali identificano il momento in cui i progetti sono in conflitto o duplicano gli sforzi poiché hanno una visione di insieme e familiarità con le iniziative.
- Negoziare con i dirigenti: quando il personale, i budget e le tempistiche, o anche il progetto stesso, devono essere riconsiderati, l'EPM lavora con dirigenti e business manager aziendali per portare a termine i progetti.
- Identificare le risorse necessarie: una volta organizzato, il project manager aziendale esamina tutti i requisiti. Una volta chiarite le esigenze, il project manager aziendale allineerà tutti il personale, i materiali e i servizi interni ed esterni alle restrizioni di bilancio.
- Definire le milestone e coordinare le attività: per consegnare progetti e portafogli nei tempi e nel budget stabiliti, i project manager forniranno uno schema chiaro a tutti i membri del team. Le attività includono la supervisione o l'assegnazione di ruoli, i risultati finali e piani praticabili comprensibili da tutte le parti interessate e dal personale.
- Garantire contribuzioni e benefici ai membri del team: il coinvolgimento dei membri del team va di pari passo con la visione. La leadership dei project manager aziendali incoraggia tutti a operare di concerto per un unico obiettivo, per dare il massimo possibile.
- Mediare i conflitti: lo sviluppo di progetti e portafogli è un processo complesso che coinvolge immense risorse umane e monetarie. Il livello di complessità richiede capacità di gestione ben affinate per prevenire i conflitti. Le tecniche di risoluzione dei conflitti includono una soluzione vantaggiosa per tutti in cui tutte le parti raggiungono i loro obiettivi e un compromesso soddisfacente. Soprattutto, i project manager aziendali forniscono un feedback continuo e sono flessibili nel prevenire i conflitti prima che insorgano.
- Sfruttare le lezioni apprese: i project manager di successo esaminano i dati critici durante i progetti e successivamente identificano i potenziali problemi e migliorano i progetti futuri. Valutano i fallimenti dei progetti, i successi e le lezioni apprese al fine di perfezionare i processi per migliorare continuamente.
Per conferire valore al progetto, molti sono i passaggi, i contributi e le partnership coinvolti. Scopri come assumere il controllo tramite comprensione delle fasi della gestione dei progetti.
Elementi della gestione dei progetti aziendali
Esistono sette componenti o elementi coinvolti nella gestione dei progetti aziendali: controllo e analisi dei rischi, stima, revisione delle metodologie, escalation dei problemi, gestione delle tempistiche, sistemi informativi, formazione e mentoring.
Questi elementi sono descritti in dettaglio di seguito.
1. Controllo e analisi dei rischi
Una metodologia di analisi dei rischi ben articolata ti aiuterà a decidere la portata di rischio accettabile alla luce delle potenziali ricompense derivanti dal progetto. La gestione dei rischi è vitale per le organizzazioni di ogni dimensione. Scopri le best practice, usa i modelli e altro ancora nella nostra guida all'implementazione della gestione dei rischi aziendale
Modello di piano di gestione dei rischi di progetto
Scarica il modello di piano di gestione dei rischi di progetto
Questo modello è facile da personalizzare in base ai dettagli del progetto, alla tolleranza al rischio e ai processi di mitigazione. Aggiungi i dati e i calcoli necessari; in più, annota i ruoli e le responsabilità, l'identificazione dei rischi e redigi un registro dei rischi per l'analisi e il monitoraggio.
2. Stima strutturata
Idealmente, la direzione approverà un processo e una metodologia di stima pubblicati che devono essere seguiti dai project manager in una grande organizzazione. Prima di procedere, il project manager deve rendere conto alla direzione e difendere il tempo e il budget stimati. Le stime a tre punti che includono le prospettive ottimistiche, probabili e pessimistiche offrono anche una base rigorosa per le stime di emergenza.
3. Revisioni di progetto
La gestione dei progetti aziendali richiede revisioni in più punti durante il ciclo di vita del progetto. Il PMI raccomanda di rivedere le fasi di impegno, avvio, avanzamento e conclusione. L'intento di queste revisioni è quello di prestare attenzione, per mezzo di controlli, a standard, stato e problemi, nonché di aggiornare il piano di mitigazione dei rischi. Inoltre, le revisioni aiutano i project manager a fornire una consultazione a valore aggiunto.
4. Coaching per la gestione dei progetti
Il coaching accelera la competenza e le capacità decisionali dei project manager, oltre a ridurre i tassi di abbandono. Il ruolo del coach è quello di agire come mentore, aiutare durante i periodi critici e offrire assistenza nel processo decisionale ad alto rischio. Un coach valido aiuterà il project manager a capire la necessità di migliorare le competenze e di creare un piano di sviluppo personale.
5. Gestione dei problemi intensificata
I progetti spesso consumano più sforzi e tempo del necessario, o falliscono a causa dell'incapacità di individuare e affrontare i problemi man mano che si presentano. Si analizzano le problematiche di diversi progetti che condividono questioni centrali, servendosi dei risultati per dare priorità a cambiamenti di sistema o organizzativi, a iniziative di qualità di reparto o ad altre sfide che impediscono l'avanzamento. Può essere utile disporre di un elenco di controllo per le revisioni dei processi.
6. Monitoraggio dei tempi e contabilità
Si tratta di uno degli aspetti più critici e più difficili della gestione dei progetti. Il monitoraggio dei tempi e la contabilità sono essenziali per la reportistica attuale e storica e per comprendere il ROI del progetto. Crea linee guida per la stima, basate su progetti passati e gestite a livello di project manager, e chiedi a quest'ultimo di esaminarle e di controllare un eventuale sforamento di tempi e budget. Il software di gestione dei progetti è uno strumento inestimabile per rendere più gestibili e condivisibili il monitoraggio dei tempi e la contabilità e per creare un database in cui è possibile sviluppare linee guida per la stima di tempo e denaro.
Modello di preparazione del bilancio di progetto
Scarica il modello di preparazione del bilancio di progetto
Consegna i progetti rispettando i tempi e il budget stabiliti con questo modello di preparazione del bilancio, che ti consente di tenere traccia di manodopera, costi fissi, materiali e altri elementi. Gestisci facilmente le spese aggiuntive e fornisci dettagli sull'eventuale scostamento di budget, in modo che tutti i membri del team e le parti interessate siano informati con questo pratico modello.
7. Sistemi software
Le aziende possono utilizzare un software di gestione dei progetti aziendali per valutare i progressi, gestire lo slittamento dell'ambito e consegnare in modo affidabile progetti che soddisfano gli obiettivi aziendali. Gli strumenti sono disponibili come soluzioni separate per acquirenti di nicchia o come suite complete.
Cosa sono i progetti aziendali?
Le aziende orientate alla trasformazione e al cambiamento si affidano ai progetti aziendali, ossia progetti su larga scala che hanno un impatto sull'intera organizzazione e includono centinaia (o addirittura migliaia) di parti interessate. Le aziende con presenza globale stanno adottando sempre di più progetti aziendali per migliorare la cultura aziendale, creare valore per gli azionisti e fornire prodotti di qualità.
Ecco alcuni esempi di progetti aziendali:
- Tesla, Inc.: dal 2008, la visione audace di Tesla è stata quella di "accelerare il passaggio all'energia sostenibile in tutto il mondo". La portata globale di questa visione è un esempio di pensiero sistemico proattivo e di forte leadership esecutiva. Nonostante mantenga divisioni regionali, Tesla aderisce alle linee guida di gestione dei progetti aziendali ed è centralizzata, e l'intera organizzazione è controllata attraverso decisioni prese da un gruppo o team centrale. Il metodo consiste nell'applicare i principi dell'EPM e di sviluppo software a cicli di sviluppo brevi al fine di creare veicoli elettrici innovativi. I dipendenti Tesla condividono una visione comune ("Fai l'impossibile") per unire le persone e ridurre i conflitti. Ai team viene chiesto di pensare dalla prospettiva dei proprietari e di innovare costantemente. L'azienda premia i contributi innovativi dei dipendenti. Di conseguenza, Tesla è uno dei principali produttori di automobili elettriche al mondo.
- Lowe's Companies, Inc.: l'azienda sfrutta la gestione dei progetti aziendali per eseguire attività business-critical basate sulla sua dichiarazione di visione: "Forniremo soluzioni apprezzate dai clienti con i prezzi, i prodotti e i servizi migliori affinché Lowe's diventi la prima scelta per il bricolage." Alcune delle iniziative EPM dell'azienda includono espansioni in Canada, pre-pianificazione per le carenze di manodopera e nuovi sistemi, come il programma di casse fai-da-te. Le soluzioni di gestione dei progetti aziendali di Lowe's consentono di prendere decisioni in linea con il modello operativo, la direzione strategica e le aree di potenziale di crescita dell'azienda.
- Toyota Motor Credit Corporation: l'azienda offre prodotti assicurativi e finanziari ai concessionari e ai clienti Toyota utilizzando il marchio Toyota Financial Services. Nel 2001, la Toyota Motor Credit Corporation ha deciso di implementare l'EPM per allineare i progetti con la strategia aziendale e utilizzare i dati per guidare il processo decisionale. Si è trattato di un passo importante per una rete globale che copre la maggior parte del suo mercato, al servizio di 5,4 milioni di clienti. Il primo progetto è stato l'implementazione dell'EPM. Mentre i dirigenti hanno prontamente accolto il cambiamento, alcuni project manager hanno avuto difficoltà ad accattare la perdita di autonomia e controllo percepita. Oggi, tutti i portafogli e i progetti sono valutati in base a tre criteri di successo, ossia tempo, costo e ambito, per allineare i risultati di progetto alla strategia con trasparenza e minore complessità. Il mantra dell'azienda "keep it simple", ovvero Punta all'essenziale, rientra nel corretto allineamento ai quadri di strategia, governance ed esecuzione del progetto.
Le best practice per la gestione dei progetti aziendali cominciano con la leadership
Le best practice più efficaci nella gestione dei progetti aziendali riguardano la leadership. La più alta funzione dell'EPM è il supporto del cambiamento, della trasformazione, del miglioramento e del valore in tutti i settori di attività.
Scott, di 120VC, afferma che tutto nella gestione contemporanea dei progetti, in particolare a livello aziendale, si affida a una forte leadership. Lui e il suo team hanno sviluppato la loro metodologia e l'hanno utilizzata per progetti a livello aziendale per aziende Fortune 100 per oltre 20 anni, inclusi molti progetti di sviluppo IT. Fortunatamente, questo modello è scalabile e si applica a progetti e portafogli di ogni tipo.
"La maggior parte dei project manager sono immersi nel processo e immaginano di avere autorità. Eppure di solito non ce l'hanno," afferma Scott. "[Questo] perché, in molte aziende che non mettono in pratica l'EPM, la gestione dei progetti e i manager non hanno un "punto di riferimento" né alcun appoggio da parte della leadership. Deve venire dall'alto.
"Le organizzazioni hanno bisogno di un piano (basato sulla mission) e di un team (basato sulla mission, autonomo) per ottenere i risultati necessari," aggiunge Scott.
Il processo di 120VC, conforme al PMI, è un processo iterativo, agile e interconnesso che migliora la cultura organizzativa e si concentra sul potenziamento delle persone che consegnano i progetti e prosperano in un ambiente che favorisce i risultati. L'acceleratore della trasformazione si applica all'organizzazione e al completamento dei progetti.
I leader assicurano che ogni progetto intrapreso si adatti alla strategia aziendale. Questo approccio culturale è il singolo fattore più significativo per il successo del progetto o del portafoglio. Solide tecniche di leadership, come quelle descritte di seguito, sono il motore che fa funzionare ogni progetto di qualsiasi dimensione:
- Gestione dei cambiamenti organizzativi: ogni progetto e portafoglio è un esercizio di disciplina dei cambiamenti. La gestione dei cambiamenti è una forma mentis. L'idea è quella di far progredire la cultura e ottimizzare le prestazioni dei membri del team. Una veduta d'insieme e una prospettiva flessibile significano che hai sempre la possibilità di cambiare.
- Gestione delle richieste del team di progetto: nel complesso e in ogni fase del processo, l'obiettivo è massimizzare l'utilizzo dei membri del team, ridurre al minimo i gli sprechi e la confusione e utilizzare tempestivamente le risorse di progetto.
- Leadership di gestione dei progetti aziendali: a livello aziendale, la gestione di alto rango definisce chiaramente i risultati, coinvolge tutti i team e i fornitori, gestisce le dipendenze interorganizzative e lavora secondo una scadenza e un budget fissi.
- Gestione del portafoglio: bilanciare il budget e, dopo la revisione, "rubare ai ricchi per dare ai poveri," raccomanda Scott. L'obiettivo è massimizzare i risultati del portafoglio in tutti i programmi.
- Gestione dei programmi: analogamente alla gestione del portafoglio, il bilanciamento del budget e la ridistribuzione delle risorse. Nel complesso, i program manager cercano di massimizzare i risultati desiderati del programma tra i progetti.
- Gestione agile dei prodotti: la gestione flessibile dei prodotti in qualsiasi tipo di azienda, che si tratti di IT, di produzione o di servizi, riguarda la definizione del risultato e ciò richiede la volontà e la capacità di sperimentare.
"L'approccio consiste nell'avere più di uno strumento nel toolkit," sottolinea Scott. Osserva che le aziende legate a una modalità potrebbero non ottenere i risultati sperati. Al contrario, una vasta gamma di competenze e un'apertura a nuove conoscenze fanno la differenza tra vincitori e vinti in un mercato mondiale sempre più competitivo. Scopri di più leggendo la nostra guida alle best practice di gestione dei progetti collaudate da esperti.
Fattori per il successo della gestione dei progetti aziendali
La gestione di progetti aziendali di successo è a servizio degli obiettivi principali di un'organizzazione. Le aziende prosperano a lungo quando si dedicano al miglioramento continuo e non ai profitti immediati. L'EPM richiede alle aziende di mantenere standard elevati, un quadro di reporting uniforme e una leadership e un supporto centralizzati.
I fattori critici per il successo della gestione dei progetti aziendali includono:
- Autonomia: se un'organizzazione sta introducendo un EPMO, questa operazione dovrebbe seguire le best practice di gestione dei cambiamenti organizzativi. I responsabili di programma e di progetto devono capire che la gestione aziendale verticistica integra il loro lavoro ed esiste per offrire un ulteriore aiuto. Ogni ufficio, e il suo personale, hanno il compito di svolgere il proprio lavoro perché tutti operano per raggiungere un obiettivo comune.
- Competenza: affinché l'ufficio di gestione dei progetti aziendali sia efficace, equipaggialo con persone esperte nella gestione dei progetti e senso degli affari e istruisci i project manager. Richiedi nuove assunzioni per soddisfare l'alto livello fissato dall'azienda.
- Applicazione della standardizzazione: standardizza i processi tra i reparti all'interno dell'organizzazione.
- Autentico cambiamento strutturale: è essenziale avere una struttura, in modo che gli uffici di gestione dei progetti riferiscano direttamente o indirettamente all'ufficio di gestione dei progetti aziendali e, in definitiva, al CEO. I percorsi di comunicazione e di escalation dovrebbero essere chiari per evitare colli di bottiglia.
- Supporto esecutivo: per svolgere il suo ruolo, l'ufficio di gestione dei progetti aziendali ha bisogno di costante supporto e approvazione da parte della leadership. L'ufficio di gestione dei progetti aziendali supporta la leadership organizzativa e ne rispetta le responsabilità o autorità.
Come determinare se il quadro EPM è adatto alla tua organizzazione
Può essere facile decidere che la gestione dei progetti aziendali sia la via da seguire per un'azienda. Quando il numero e la qualità dei progetti diventano ingestibili e pochi vengono completati o producono i risultati sperati, il quadro di gestione dei progetti aziendali può offrire una soluzione.
Gli aspetti chiave da considerare includono:
- Dimensioni dell'azienda: più complessa è l'organizzazione, più utile sarà l'EPM per integrare e semplificare gli sforzi.
- Mentalità: l'EPM richiede di riconsiderare l'intero portafoglio di progetti da una nuova prospettiva e di classificarlo in base al valore potenziale per l'azienda. Questo valore riguarda l'evoluzione e la reinvenzione organizzativa, invece di mantenere lo status quo o soddisfare i piani di prestazione delle business unit. I progetti con il maggior valore hanno la priorità mentre i progetti a basso valore vengono valutati per la cancellazione.
- Maturità della gestione dei progetti: nella fase iniziale della maturità della gestione dei progetti, i team non definiscono correttamente il loro approccio ai progetti, non li consegnano in tempo o nei tempi previsti e non gestiscono bene i cambiamenti. Le organizzazioni con capacità di gestione dei progetti più mature sono i migliori candidati in termini di trasformazione e cambiamento delle esigenze di gestione dei progetti aziendali.
- Valutazione e bilanciamento dei progetti: un'azienda diventa un candidato privilegiato per l'EPM quando il numero di progetti in arrivo supera la sua attuale capacità di tenere traccia dei progetti in corso e di monitorare efficacemente i risultati.
Vantaggi della metodologia di gestione dei progetti aziendali
Un ufficio di gestione dei progetti aziendali può andare oltre la gestione di progetti, programmi o portafogli per supportare le strategie di gestione nel complesso. Il piano di gestione dei progetti aziendali riunisce gli uffici di gestione dei progetti e offre vantaggi unici all'organizzazione.
"I risultati riguardano la cultura organizzativa e la cultura coincide con l'atteggiamento delle persone," afferma Scott. "Sono le persone a consegnare i progetti e la gestione all'avanguardia dei progetti aziendali si concentra proprio sullo sviluppo delle persone."
I vantaggi della gestione dei progetti aziendali includono:
- Visibilità e coinvolgimento dei dirigenti: poiché un EPMO opera a livello strategico, i programmi e i portafogli sono più visibili ai livelli più alti dell'organizzazione.
- Migliore allineamento con gli obiettivi strategici: prima di lanciare qualsiasi progetto, i manager devono verificare i progetti rispetto alla strategia e agli obiettivi aziendali per controllare il valore complessivo e la capacità di produrre un ROI sostanziale.
- Organizzazione potenziata: attraverso la gestione e l'analisi del portafoglio di progetti, i manager promuovono il migliore utilizzo delle risorse, eliminano la duplicazione dei progetti, raccolgono informazioni e sviluppano best practice. Le parti interessate, i membri del team e l'organizzazione in generale traggono vantaggio da una migliore comunicazione, gestione delle risorse e produttività.
Vantaggi della gestione dei progetti aziendali
La gestione dei progetti aziendali (e l'EPMO) portano avanti programmi al fine di migliorare le sinergie di gestione di progetti, programmi e portafoglio. Il quadro offre un livello generale di controllo che migliora i risultati di progetto e avvantaggia l'intera organizzazione.
I vantaggi della gestione dei progetti aziendali includono:
- Coordinamento delle operazioni globali: la gestione centralizzata dei progetti aziendali riunisce reparti e uffici geograficamente distanti. La collaborazione e il supporto di progetti interfunzionali che ne derivano collegano persone e processi per lavorare uniti verso un obiettivo comune.
- Conoscenza della domanda: la previsione della domanda è parte integrante del successo della gestione dei progetti aziendali. I progetti devono essere avviati e classificati in ordine di priorità in anticipo rispetto alla domanda, in base alle esigenze di tutta l'azienda.
- Migliore valutazione del valore: con una visione più ampia di tutta l'organizzazione, un ufficio di gestione dei progetti aziendali può anche essere nella posizione giusta per valutare il valore dell'organizzazione, il ROI e i progetti. Un ritorno finanziario potrebbe non essere l'obiettivo immediato, tuttavia il valore può derivare da una prospettiva di apprendimento e innovazione.
- Semplificazione e riduzione dei costi: i sistemi organizzati e la visibilità tra i vari reparti consentono di eliminare la duplicazione degli sforzi. Un altro ovvio vantaggio dell'EPM è la riduzione dei costi, dovuta all'eliminazione o alla riduzione di straordinari, ordini di modifica e altre spese evitabili.
- Migliori risultati di progetto: la valutazione accurata di qualsiasi soluzione di gestione dei progetti deriva dalle prestazioni di progetto. I veri vantaggi consistono nel miglioramento a livello aziendale a lungo termine di rendimento di bilancio, qualità del lavoro, coinvolgimento dei dipendenti, innovazione e competitività sul mercato.
Svantaggi della metodologia di gestione dei progetti aziendali
L'implementazione della gestione dei progetti aziendali può rappresentare una sfida significativa. Molte persone devono essere d'accordo sulle modifiche ed essere disposte a fare cambiamenti culturali e di processo che possono essere scomodi per la direzione e i team.
"C'è uno strano svantaggio: si tratta di uscire dalla comfort zone. E non è facile," sottolinea Scott. "Questo processo richiede di lasciare andare lo status quo. Aggiustare il processo spesso è più facile che portare a termine le cose. Il più delle volte, quando le cose si bloccano, si rimane inceppati nel processo. Le persone restano intrappolate nelle minuzie. Un valido project manager a ogni livello non si sofferma su ambito e pianificazione, ma verifica ogni giorno di offrire il giusto risultato, creando valore per l'organizzazione in generale."
Quello che un'azienda può risparmiare dipende da molti fattori, tra cui la cultura aziendale, i costi di implementazione, la struttura dell'organizzazione e l'abilità del project manager aziendale. Considera anche le seguenti sfide comuni:
- Mancanza di sostegno: la facilità di implementazione dipenderà dall'organizzazione. Le aziende possono avere difficoltà con l'implementazione quando non hanno il sostegno necessario.
- Cambiamenti nei settori: i settori non direttamente interessati dal passaggio all'EPM, come le risorse umane, potrebbero dover modificare le proprie procedure a sostegno del nuovo modello.
- Ostacoli alla comunicazione: è possibile ridurre al minimo gli ostacoli dando priorità a una comunicazione chiara e assicurando che tutti i cambiamenti siano realistici.
Sfide della gestione dei progetti aziendali
Durante l'implementazione della gestione dei progetti aziendali, le aziende devono superare delle sfide, quindi è essenziale conoscerle in anticipo. Per garantire che le operazioni avvengano senza intoppi, occorre trovare le persone giuste, i finanziamenti e il supporto tecnologico.
"Non esistono aspetti negativi nella gestione dei progetti aziendali, tranne il fatto che tutti devono lavorare per un obiettivo comune," afferma Scott. "Tutti devono inoltre possedere più di uno strumento nel toolkit. Non si tratta di essere agili, perché questo aspetto non si applica a ogni progetto non IT. Si tratta di approcci agili "minuscoli" per sviluppare la padronanza in tutte le discipline coinvolte nella gestione dei progetti."
Le sfide della gestione dei progetti aziendali includono:
- Finanziamenti adeguati: la direzione deve assegnare finanziamenti adeguati ai progetti scelti per produrre un ROI accettabile in base alla strategia. Puoi utilizzare la rendicontazione finanziaria in dettaglio per aiutare a misurare il successo, nonché cercare modi per migliorare i progetti e stabilire quali eliminare o ridimensionare.
- Professionisti qualificati: assumere le persone giuste o formare il personale esistente può fare la differenza tra successo o fallimento.
- Supporto tecnologico: per le organizzazioni con grandi portafogli di progetti, il modo più efficace per gestire e monitorare le attività prevede l'uso di soluzioni software che soddisfino le esigenze aziendali.
Come implementare la gestione dei progetti aziendali
Il passaggio all'EPM è di per sé un progetto. È un'opportunità per dimostrare i concetti di cambiamento e valore a livello di organizzazione. I ruoli e le responsabilità dell'implementazione dell'EPM riflettono l'opportunità e la mentalità nella gestione dei progetti aziendali.
"Gli ostacoli all'implementazione della gestione dei progetti aziendali sono i bias dell'informazione e di conferma," afferma Scott di 120VC. Con una forte leadership e una comunicazione efficace e continua, le persone possono andare oltre ciò in cui credono a favore di ciò che funziona.
Implementare l'EPM usando un'attenta considerazione. Ogni organizzazione ha esigenze uniche, quindi un EPMO deve adattarsi alla cultura aziendale e gestire eventuali sfide e rischi. Un eccellente processo da utilizzare prima di andare avanti prevede di rivedere l'elenco di controllo di seguito e condurre un'analisi di valutazione dei rischi aziendale.
Scarica l'elenco di controllo per l'implementazione della gestione dei progetti aziendali
Pannello di controllo per la gestione dei progetti aziendali Smartsheet
I pannelli di controllo visualizzano informazioni cruciali di alto livello sulle prestazioni aziendali. Il riquadro centrale di questo pannello di controllo per la gestione dei progetti aziendali fornisce una panoramica delle informazioni vitali, che possono essere condivise con le parti appropriate. Il modello di gestione dei portafogli di progetti facilita l'esame più accurato dello stato dei portafogli, sia nel loro insieme che singolarmente. Aggiungi il modello di pianificazione della domanda per prevedere i dati dell'inventario e della catena di fornitura, per semplificare la pianificazione. I modelli di gestione dei progetti a livello aziendale sono personalizzabili con nuovi strumenti e widget.
Che cos'è un sistema di gestione dei progetti aziendali?
I sistemi di gestione dei progetti aziendali sono applicazioni software create per soddisfare in modo specifico le esigenze delle organizzazioni su larga scala. Gli strumenti per la gestione dei progetti aziendali sono soluzioni scalate create per aziende con un gran numero di progetti e team più grandi.
Storia ed evoluzione della gestione dei progetti aziendali
Dal 1940 al 1990, i sistemi organizzativi si sono concentrati su singoli progetti, pianificazione e coordinamento. Oggigiorno, con l'aiuto di strumenti software, l'EPM abbraccia vari reparti e località geografiche.
Negli ultimi anni, le pratiche di governance IT hanno influenzato l'EPM. Oggi, la pratica si è evoluta in un insieme di tecniche e attività interconnesse, che le aziende applicano sistematicamente per aumentare al massimo il ROI, sia nei progetti che nelle persone.
La motivazione di fondo è quella di soddisfare i requisiti aziendali favorendo il cambiamento e dando un taglio netto alla complessità. Scopri di più su ciò che le organizzazioni possono realizzare con la gestione del portafoglio aziendale.
Il futuro della gestione dei progetti aziendali
Con l'aumentare della pressione per le aziende, in termini di fornitura più rapida dei risultati, è probabile che un maggior numero di organizzazioni adotterà la gestione dei progetti aziendali. Nuovi modi per migliorare la pratica includono un maggiore sfruttamento di dati e tecnologie, come l'intelligenza artificiale, che cambierà la struttura e la natura della pratica stessa.
Il cambiamento è dirompente, ma offre anche opportunità. La pandemia ha costretto molte azienda a rivalutare il modo di operare e a trasformarsi per affrontare tutti i tipi di eventi naturali e di settore. L'uso dell'intelligenza artificiale per aiutare ad attribuire un senso ai metadati favorisce la flessibilità della pratica lavorativa futura e aiuterà le aziende a soddisfare i fattori di stress e a tornare forti.
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