Software per diagrammi di Gantt su Mac: Le 10 caratteristiche essenziali

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Software per diagrammi di Gantt su Mac: Le 10 caratteristiche essenziali

Gestione di progetti su Mac

Il Mac non è esattamente noto per attività come la gestione contabile o la gestione dei progetti. La piattaforma Mac è più sinonimo di progettazione grafica, video e altri lavori creativi. Tuttavia, stiamo assistendo a dei cambiamenti nell'uso del Mac, soprattutto nell’ambiente di ufficio che, fino a poco tempo fa, era principalmente basato su Windows.

Per esempio: Diagrammi di Gantt. I Project Manager traggono grande vantaggio dall’utilizzo di tali diagrammi ma non ci sono ancora molte opzioni per utilizzarli su Mac. Microsoft Project non è pensato per l’utilizzo su Mac ed Excel per il Mac non ha tutte le funzionalità presenti su Windows. Infatti molti utenti sia Mac che Windows solitamente sono alla ricerca di un’alternativa a Microsoft Project più che ai diagrammi di Gantt. Abbiamo recentemente pubblicato un articolo che aiuta gli utenti a selezionare la giusta alternativa: I 3 segreti più importanti per selezionare il perfetto sostituto di Microsoft Project. Dai un’occhiata a questo articolo per trovare informazioni utili su come selezionare lo strumento più adatto ai tuoi bisogni.

Oggi, tuttavia, ci sono parecchi strumenti disponibili per gli utenti Mac per creare diagrammi di Gantt, per gestire progetti sia piccoli che complessi e molto altro.

 

L’importanza e la storia dei diagrammi Gantt

I diagrammi di Gantt esistono da molto tempo. Un ingegnere polacco di nome Karol Adamiecki sviluppò il primo diagramma di Gantt intorno al 1890. Alcuni anni dopo un ingegnere americano di nome Henry L. Gantt creò la sua versione che divenne molto popolare. Questo è il motivo per cui i diagrammi di Gantt si chiamano così.

Un diagramma di Gantt elenca le attività che devono essere completate nella colonna di sinistra e le date associate al completamento delle attività stessa nella parte superiore. Vengono quindi aggiunte delle barre alla tabella per visualizzare la data d’inizio, la durata e la data di fine delle attività. Queste barre possono essere di colori diversi per indicare diversi aspetti di un progetto, per esempio se l’attività è stata completata da un reparto all'interno dell'organizzazione o da un collaboratore esterno. Il diagramma di Gantt è il modo ideale per avere una panoramica delle attività già completate e di quelle che sono ancora in corso.

I diagrammi di Gantt sono una caratteristica fondamentale di Microsoft Project ma, dato che quest’ultimo funziona solo su PC, gli utenti Mac spesso devono scaricare dei modelli o creare diagrammi di Gantt adatti ai loro progetti in Excel. Anche se è possibile creare un diagramma di Gantt in Excel, è comunque necessario apportare gli aggiornamenti manualmente. Inoltre i diagrammi di Gantt in Excel hanno delle funzionalità molto limitate. La versione in Excel non ha le funzionalità necessarie per la gestione dei progetti o dei percorsi critici, caratteristiche comuni dei software per l’utilizzo di diagrammi di Gantt.

 

Oggi, gli utenti Mac non hanno più tutte queste limitazioni per la creazione dei diagrammi di Gantt. Ci sono diverse opzioni sul mercato che offrono anche strumenti per la gestione dei progetti. Prima di scegliere la soluzione adatta a te, pensa ai requisiti per te indispensabili come, per esempio, la facilità d’uso o la possibilità di personalizzare il software in base alle tue esigenze. I software per i diagrammi di Gantt dovrebbero semplificare la gestione dei tuoi progetti, non complicarla.

 

Le 10 caratteristiche essenziali

1.    Creazione di linee temporali:

Sembra ovvio, ma le linee temporali sono un elemento essenziale per i diagrammi di Gantt e dovrebbero soddisfare le tue necessità.  Le linee temporali dovrebbero consentirti di gestire dipendenze tra i progetti e le attività, il che ti aiuta a capire come stabilire le priorità per il completamento delle stesse. Inoltre dovrebbero gestire le attività predecessori, una funzionalità che ti consente di creare dipendenze tra le attività. Cerca quindi un software che aggiorni automaticamente le linee temporali nel momento in cui si verificano dei cambiamenti agli eventi del tuo progetto.

 


 

2.     Importazione/esportazione di file in diversi formati:

Non tutti gli utenti utilizzano gli stessi programmi che usi tu, quindi assicurati che il software per i diagrammi di Gantt su Mac che selezioni supporti diversi formati di file. Dato che Microsoft Project è  un programma ampiamente diffuso, il software per i diagrammi di Gantt su Mac dovrebbe essere in grado di importare ed esportare file Microsoft Project. Dovrebbe anche supportare altri formati popolari quali Adobe PDF e immagini in formato PNG. Questo ti consente di stampare e condividere diagrammi di Gantt con altri utenti che non utilizzano lo stesso software che utilizzi tu.

 


 

3.    Sincronizzazione con servizi Cloud:

Dato che molto lavoro viene salvato e condiviso tramite servizi Cloud, assicurati di scegliere un programma in grado di sincronizzare file tra diversi servizi quali iCloud, Google Drive e Dropbox. Uno dei vantaggi di salvare e accedere ai diagrammi di Gantt con un servizio Cloud è la possibilità di accedervi da qualsiasi dispositivo con funzionalità web, senza il bisogno di essere fisicamente in ufficio per controllare l’andamento di un progetto. Se utilizzi altri servizi di archiviazione Cloud, assicurati che il programma che selezioni sia in grado di supportare tali servizi.


 

4.    Creazione di calendari:

Un diagramma di Gantt offre una panoramica di alto livello di un progetto ma a volte è preferibile visualizzare le scadenze con una vista a calendario. Molti programmi hanno l’opzione di vista a calendario per i digrammi di Gantt, ma sarebbe ancora più utile se il programma si integrasse facilmente con le applicazioni di calendario che già usi. Sia che usi Google Calendar o iCal di Apple per gestire i tuoi orari, il software per i diagrammi di Gantt dovrebbe essere in grado di supportare conflitti nei vari calendari (gli appuntamenti riportati su Google Calendar o iCal possono essere aggiunti al diagramma di Gantt) e di aggiornare le attività presenti in tali applicazioni.

 


 

5.    Visualizzazioni personalizzabili:

Un modo per rendere i diagrammi di Gantt davvero utili è di personalizzarli per adattarli alle tue esigenze. Magari ti è utile selezionare un colore per le barre o modificarlo aggiungendo diverse sfumature per rappresentare diverse parti del progetto. È possibile impostare avvisi automatici quando una scadenza è prossima o già passata? Dovresti anche essere in grado di inserire commenti relativi alle attività direttamente nel diagramma. Inoltre non tutti gli utenti hanno necessariamente bisogno di vedere tutto quanto il progetto. Il programma che selezioni dovrebbe consentirti di personalizzare la visualizzazione a seconda degli utenti.


 

6.     Condivisione di file e collaborazione con membri del team:

Un diagramma di Gantt è uno strumento utile non solo per i Project Manager ma anche per tutti i membri di un team che lavorano allo stesso progetto. Questo è il motivo per cui la condivisione di funzionalità è un requisito fondamentale. Diffida dei programmi che richiedono l’acquisto di licenze aggiuntive per consentire ad un altro utente di visualizzare un diagramma. Questa è una funzione che dovrebbe essere inclusa nel programma. Ogni membro del team dovrebbe essere in grado di lasciare note e commenti e di chattare con altri membri in tempo reale. Tenendo a mente queste considerazioni, il programma che selezioni dovrebbe essere in grado di funzionare non solo su Mac ma anche di supportare altre piattaforme quali Linux e Windows. In questo modo gli utenti potranno accedere ai diagrammi di Gantt indipendentemente dal tipo di computer che utilizzano.

 


 

7.     Integrazione con iPhone e iPad:

Se sei un utente Mac, è molto probabile che utilizzi anche un iPad o un iPhone per tenere traccia dei tuoi progetti. Assicurati quindi che l’opzione che selezioni ti consenta di visualizzare i diagrammi su dispositivi mobili. Se fai molto affidamento sul tuo iPhone o iPad, cerca una soluzione che ti consenta di modificare i diagrammi su tali dispositivi. Chiedi quali versioni del sistema operativo sono supportate. Il prodotto dovrebbe supportare le versioni precedenti fino all’iPhone 6 e iOS 8.


 

8.     Funzione trascina e rilascia per gli orari:

Una volta creata un’attività puoi trascinarla e rilasciarla nel diagramma per modificarne la durata o la scadenza. Con il software che stai considerando, è facile creare dipendenze tra le attività? Puoi semplicemente trascinare una riga tra le attività o è necessario inserire più informazioni?

 


 

9.    Creazione e modifica di date chiave:

Una data chiave è un punto di riferimento che denota l’importanza di una fase di un progetto. Per esempio un evento importante o il completamento di un’attività. In ogni caso è importante poter aggiungere facilmente delle date chiave in modo da tenere traccia visualmente delle fasi importanti del progetto. Aggiungere una data chiave non dovrebbe influenzare gli altri eventi nel diagramma ma dovresti comunque essere in grado di associare delle attività alla data chiave.

 


 

10.   Creazione di report dettagliati:

I report sono fondamentali per qualsiasi progetto. I diagrammi di Gantt contengono moltissime informazioni che è utile esportare nei report perché consentono di tenere traccia in modo facile dello stato di un progetto, dei team coinvolti e di apportare eventuali modifiche se necessario. Quindi cerca una soluzione che ti consenta di creare report sullo stato dei tuoi progetti. O, meglio ancora, una soluzione che ti consenta di impostare i tuoi report in modo da generarli e inviarli automaticamente su base regolare. Se i tuoi collaboratori hanno bisogno di vedere un report e non hanno accesso allo stesso software, assicurati di poter esportare i tuoi report in un formato comune come, per esempio, PDF o Excel.

 

Supporto, open source e prove gratuite: altri fattori da tenere in considerazione quando selezioni software per diagrammi di Gantt su Mac

Oggi, praticamente tutti i software si possono installare tramite download online.  Molti software offrono diverse soluzioni oltre ai diagrammi di Gantt. Sia che tu debba scaricare un modello o un software per i diagrammi di Gantt, assicurati che funzioni con il sistema che già utilizzi, per esempio con il tuo sistema operativo Mac e con le versioni che altri utenti utilizzano per accedere ai diagrammi. Informati inoltre sui costi effettivi di licenza in base al numero di utenti. È necessario acquistare una licenza per ogni singolo utente? C’è una differenza di costi con gli utenti che utilizzano Windows?

Ci sono diversi software disponibili per diagrammi di Gantt, ma spesso hanno funzionalità limitate o sono versioni open source.  Le opzioni open source potrebbero essere soluzioni valide ma spesso presentano problemi di compatibilità o non supportano i protocolli di sicurezza che la tua azienda richiede. In ogni caso queste soluzioni sono personalizzabili e potrebbero costituire una buona scelta se hai a disposizione un programmatore in grado di effettuare le modifiche necessarie e gestire gli aggiornamenti al programma.

La maggior parte dei software per diagrammi di Gantt per Mac offrono un periodo di prova, solitamente di 30 giorni. Dovresti approfittare di queste prove gratuite per assicurarti che il software soddisfi tutte le tue esigenze prima di procedere con l’acquisto. Questo è anche un buon modo per mettere a confronto diversi prodotti contemporaneamente dato che l’unico fattore di rischio sarebbe il tempo investito nell’analisi di questi prodotti.

Il supporto tecnico è un fattore cruciale. Non si tratta soltanto di avere a disposizione un numero da chiamare quando hai una domanda o bisogno di assistenza tecnica. Molte aziende offrono video tutorial, formazione online gratuita, forum e community per utenti e altre risorse utili. Chiedi sempre quali risorse sono disponibili per il software che stai prendendo in considerazione.

 

La scelta della piattaforma non dovrebbe costituire un problema

Nel mondo in costante evoluzione della tecnologia moderna, la piattaforma su cui si opera non dovrebbe essere più un fattore limitante nella selezione di un software. Questo vale anche per i software per diagrammi di Gantt. Quando si parla di diagrammi di Gantt, un elemento fondamentale per tutti i Project Manager, solitamente vengono in mente Microsoft Project e Excel.  Ma non è più così. Sempre più Project Manager oggi lavorano su Mac, cosi come i loro collaboratori, e hanno una gamma molto più vasta di programmi con cui lavorare.  Questi programmi dovrebbero funzionare senza intoppi anche su Windows. Quindi, quando consideri l’acquisto di un software assicurati che abbia le seguenti funzioni:

  1. Creazione di linee temporali
  2. Importazione/esportazione di file in diversi formati
  3. Sincronizzazione con servizi Cloud
  4. Creazione di calendari
  5. Visualizzazioni personalizzabili
  6. Condivisione di file e collaborazione con membri del team
  7. Integrazione con iPhone e iPad
  8. Funzione trascina e rilascia per gli orari
  9. Creazione e modifica di date chiave
  10. Creazione di report dettagliati


 

Uno strumento che soddisfa tutti questi requisiti, e molti altri, è Smartsheet

Smartsheet è un’applicazione Cloud per la gestione dei progetti che funziona senza intoppi con piattaforme Windows e Mac e possiede funzionalità per l’utilizzo di diagrammi di Gantt paragonabili a quelle di Microsoft Project. La prova è gratuita per 30 giorni.

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