Migliora la produttività e mantieni i team informati con i portali Smartsheet

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Migliora la produttività e mantieni i team informati con i portali Smartsheet

Sprechi tempo a cercare informazioni? Un'infografica (solo in inglese) pubblicata di recente mostra che i lavoratori nel campo delle informazioni passano il 36% della loro giornata a cercare e consolidare informazioni, e il 44% delle volte non riescono comunque a trovare le informazioni di cui hanno bisogno.

Spesso le informazioni riguardanti il team sono fornite manualmente tramite e-mail o download. Ciò presenta una serie di problematiche. Il flusso costante di e-mail e chat, l'impossibilità di controllare le versioni dei documenti e altri intoppi creano un'esperienza di lavoro frustrante e inefficiente.

La centralizzazione delle informazioni e delle fonti di dati è essenziale per la gestione e la condivisione di documenti e dati del team in modo semplice ed efficace, ma le piattaforme esistenti basate su Web e i sistemi intranet aziendali presentano numerose limitazioni.

Solitamente devono essere impostati dal reparto IT, il che comporta degli sprechi di tempo per gli utenti aziendali. Gli aggiornamenti possono risultare difficili, pertanto le informazioni diventano antiquate in fretta e gli utenti aziendali devono attendere l'intervento del reparto IT per effettuare le modifiche.

Tieni i team aggiornati e mantieni la produttività con i portali

I portali Smartsheet contribuiscono alla coesione dei team e dei reparti consentendo loro di creare e gestire hub di informazioni centralizzate. I team possono sincronizzare le proprie attività e risparmiare tempo per la ricerca delle informazioni.

Kyle Chipman, dipendente di Chipman Design Architecture, usa i portali proprio con questo scopo. Chipman sostiene: "L'utilità di Smartsheet all'interno della nostra azienda sta proprio nel fatto che ci ha permesso di consolidare i punti di accesso alle informazioni."

“I portali funzionano come estensioni forndamentali di quel consolidamento [e] offrono ai membri dei team in tutti e cinque i nostri uffici, così come ai consulenti e ai clienti a livello globale, un metodo veloce e intuitivo per accedere ai dettagli e alle informazioni di cui hanno bisogno per portare avanti i propri progetti".

I portali possono essere facilmente modificati e non richiedono alcuna conoscenza di codice per la creazione o la modifica, pertanto gli utenti aziendali non hanno più bisogno di rivolgersi al reparto IT per tenere le proprie informazioni aggiornate.

Risorse a portata di mano

Per cominciare, ecco due esempi pratici di portali che aiutano a mantenere i dipendenti di diversi dipartimenti sempre aggiornati:

1. Portale delle risorse del team

 

I portali delle risorse del team offrono un modo facile per consolidare le scorciatoie a risorse importanti quali:

  • Fogli, report, pannelli di controllo e moduli Smartsheet
  • Ruoli dei dipendenti e informazioni di contatto
  • Annunci riguardanti il team
  • Siti Web
  • Presentazioni
  • Documenti
  • Immagini

I team possono personalizzare il layout del loro portale, aggiungere titoli e contenuti di testo per fornire istruzioni e un contesto alle informazioni. Possono usare i portali per favorire la condivisione delle informazioni, e migliorare la collaborazione aggiungendo scorciatoie ai portali e pannelli di controllo reciproci.

Per esempio, un team di sviluppo del prodotto può usare un portale per rendere visibile all'intera organizzazione la propria tabella di marcia, i piani e i lanci previsti in futuro. In questo modo altri dipartimenti possono pianificare i propri progetti in base alle informazioni condivise.

 


 

2. Portale del dipartimento delle risorse umane

I portali delle risorse umane possono connettere i team grazie a informazioni e documenti essenziali in relazione a:

  • Benefici offerti dall'azienda

  • Piani sull'assicurazione sanitaria

  • Annunci sull'azienda

  • Opportunità di lavoro interne all'azienda

  • Manuali del dipendente

Con i portali per le risorse umane, i dipendenti possono risparmiare tempo e sforzi mantenendo le informazioni di cui hanno bisogno in un unico posto, in maniera organizzata e facile da capire, e da modificare.

Questi sono solo due esempi di come i portali possono offrire informazioni rilevanti in un unico posto, in maniera fcilemnte accessibile, favorendo la coesione dei team e offrendo loro più tempo per concentrarsi sul lavoro.

E non è tutto. Chipman afferma che la sua organizzazione usa i seguenti portali per tenere team, consulenti e clienti sempre aggiornati:

  • Portali per "account a livello nazionale che forniscono KPI sui progetti, risorse per l'onboarding, calendari sui milestone e tabelle organizzative per prendere decisioni con maggiore chiarezza."

  • Portali per "il software di produzione che che fornisce link alle guide sulle best practice, a report che consolidano informazioni per l'intera azienda sulle segnalazioni e sulla loro risoluzione, e posizioni centralizzate per il download di plugin personalizzati."

  • Inoltre un "portale aziendale che fornisce accesso rapido e chiaro alle politiche e procedure aziendali, alla guida di stile dell'azienda e agli asset del marchio, a moduli Web per la richiesta di materiali d'ufficio e di viaggio, e un registro sempre aggiornato sui successi conseguiti dai team e dai singoli individui."

I portali sono disponibili per i clienti Smartsheet con piani Business o Aziendali idonei.

Se sei un utente con un piano Team o individuale e sei interessato ad un upgrade per accedere ai portali, contatta il nostro team oggi stesso.