Rendi Smartsheet più potente e flessibile con le funzioni in fogli multipli

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Rendi Smartsheet più potente e flessibile con le funzioni in fogli multipli

Quando la mole di lavoro si intensifica e i dati a cui lavori provengono da diverse fonti, lavorare con numerosi fogli allo stesso tempo diventa la norma. Purtroppo però, connettere i dati tra i vari fogli può risultare difficile, soprattutto quando si lavora a set di dati molto vasti. Oggi siamo lieti di annunciare che Smartsheet ha introdotto le formule applicabili a fogli multipli, inclusa la funzione VLOOKUP (CERCA.VERT). Questa era una delle richieste più frequenti dei nostri utenti.

Le funzioni in fogli multipli cambiano il modo di manipolare i dati in Smartsheet, offrendoti maggiore flessibilità e la possibilità di collegare tutto il lavoro e le informazioni del tuo team, indipendentemente dal foglio in cui si trovano i dati. 

Piuttosto che inserire gli stessi dati in diversi fogli, o di cercare manualmente delle voci in numerosi fogli per poi copiarle e incollarle o creare collegamenti alle celle, ora puoi inserire la formula una volta sola in cima alla colonna e copiarla nelle altre celle.  

Inoltre, quando aggiungi una nuova riga, le celle verranno riempite automaticamente con le formule appropriate. Questa funzionalità risulta particolarmente utile nei fogli in cui i dati provengono da un modulo, poiché le informazioni derivanti dalla funzione di ricerca verranno aggiunte ai dati in arrivo, senza il bisogno di monitorare costantemente il foglio.

Cos'è una formula in fogli multipli?

Una formula in fogli multipli fa riferimento a dati in diversi fogli per effettuare calcoli o per cercare informazioni in una cella specifica.

Ecco come fare riferimento ad un altro foglio in Smartsheet:

Le formule di ricerca più comuni sono VLOOKUP (CERCA.VERT), INDEX (INDICE) e MATCH (CONFRONTA). La formaula VLOOKUP (CERCA.VERT) è usata per restituire il valore proveniente da un'altra cella. Per esempio, con la formula VLOOKUP (CERCA.VERT) si può usare l'ID di un cliente per trovare il nome associato all'account principale ed estrarne i dati in un altro foglio. Quando vengono usate contemporaneamente, le formule INDEX (INDICE) e MATCH (CONFRONTA) offrono un modo aggiuntivo e flessibile per reperire informazioni da vari fogli.

D'ora in poi la formula VLOOKUP (CERCA.VERT) sostituirà la formula LOOKUP (CERCA), ma tutte le formule esistenti create usando LOOKUP continueranno a funzionare.

La potenza della connessione dei dati

Ora che puoi connettere i tuoi dati da vari fogli, puoi anche organizzarli in maniera molto più efficiente. Con le formule VLOOKUP e INDEX/MATCH a disposizione, potrai risparmiare tempo usando i fogli come tabelle di ricerca per estrarre le informazioni rilevanti in altri fogli a seconda delle tue esigenze. Potrai inoltre ridurre gli errori generati dalle azioni copia/incolla o dall'importazione ed esportazione manuali di dati.

Ecco un esempio di come un manager IT usa le formule VLOOKUP (CERCA.VERT) and COUNTIF (CONTA.SE) in diversi fogli per assegnare e tenere traccia delle segnalazioni informatiche.

Puoi inoltre usare le formule in fogli multipli per estrarre i dati necessari in report e pannelli di controllo (precedentemente Sights™). Supponiamo che un VP delle vendite voglia quantificare le opportunità di vendita trimestrali, calcolare gli introiti previsti da ciascuna regione e includere tutti questi dati in un report o Sight. Usando le formule SUMIF (SOMMA.SE) e COUNTIF CONTA.SE) e applicandole a diversi fogli, il VP può creare rapidamente una sintesi da uno o più fogli per usarla come nuova fonte di dati.

Accelera l'esecuzione con le formule in fogli multipli

L'accesso alle infomazioni giuste al momento giusto è un fattore critico per migliorare e accelerare le decisioni nella tua organizzazione, e agire più rapidamente in base a tali decisioni. 

Oltre a facilitare decisioni migliori, le formule in fogli multipli supportano avvisi e azioni in Smartsheet. Una volta impostate, le formule aggiorneranno i dati nel foglio di destinazione per riflettere le modifiche in tempo reale dei dati di origine. Questi aggiornamenti possono anche essere usati per inviare notifiche, richieste di aggiornamento e impostare richieste di approvazione nei fogli di destinazione. 

Le formule in fogli multipli rendono la connessione dei dati semplice e veloce, così che tu possa concentrarti sulle informazioni necessarie per eseguire il lavoro rapidamente e automatizzare i passaggi in base ai dati provenienti da diversi fogli. Per saperne di più su come utilizzare le formule in fogli multipli, leggi il nostro articolo qui.