Scarica un modello Excel di sequenza temporale gratuito
Il modo più semplice per creare una sequenza temporale in Excel è quello di utilizzare un modello precostituito. Un modello Microsoft Excel è particolarmente utile se non ha molta esperienza nella preparazione della sequenza temporale di un progetto. Tutto ciò che devi fare è inserire le informazioni e le date del progetto in una tabella e la sequenza temporale di Excel rispecchierà automaticamente le modifiche.
Scarica modello Excel della sequenza temporale
Quando aggiungi le date nella tabella, il Diagramma di Gantt effettuerà una regolazione automatica, sebbene la spaziatura sarà disattivata Potrebbe esserci troppo spazio vuoto all’inizio del diagramma, con delle date che non hai inserito tu personalmente. La soluzione è quella di regolare la spaziatura tra le date sulla parte superiore del diagramma.
- Fai clic sulla data sulla parte superiore del Diagramma di Gantt. Verrà visualizzata una casella intorno alle date.
- Fai clic col tasto destro del mouse e seleziona Formatta assi.
- Nella finestra di popup, sulla sinistra, seleziona Scala.
- Modifica la percentuale nella casella Minimo. Dovrai aggiungere i numeri in modo incrementale nella casella per regolare la spaziatura e fare in modo che il diagramma abbia l'aspetto desiderato.
Crea la tua sequenza temporale
Questo articolo mostra come creare una sequenza temporale in Excel utilizzando un modello in un contesto di pianificazione di una conferenza aziendale. Ospitare una conferenza aziendale di successo può richiedere mesi di pianificazione ed è il tipo di progetti in cui la sequenza temporale è essenziale. Coinvolge la totalità delle parti in movimento e generalmente i soggetti interessati sono parecchi.
In questo scenario, un pianificatore di eventi comincerebbe dal preparare un elenco di attività. Tali attività possono includere la gestione di un budget, la ricerca e la conferma di una sede per la conferenza, l'accoglienza di relatori, le sistemazioni in hotel, la pianificazione della conferenza e altro ancora. Con tutte queste informazioni, hai la possibilità di cercare un modello di sequenza temporale in Excel oppure di trovare una soluzione più potente per creare un Diagramma di Gantt da utilizzare per creare una sequenza temporale. Questo tutorial ti mostra come utilizzare entrambe le soluzioni.
Come creare una sequenza temporale in Excel
Innanzitutto, crea un elenco di attività per stabilire cosa dovrà essere riportato nella sequenza temporale. Probabilmente avrai bisogno che siano visualizzati i milestone che sono attualmente in un Diagramma di Gantt -- se questo è il caso, cerca un modello di sequenza temporale Excel che richiede solo l'immissione dei dati dei milestone.
Forse vorrai mostrare come le diverse parti di un particolare progetto devono apparire su una sequenza temporale. Pertanto, cerca un modello Excel di sequenza temporale di progetto. Questo modello presenterà più campi che puoi personalizzare e visualizzerà più informazioni sulla sequenza temporale, ad esempio quanto tempo occorre per il completamento di una determinata attività.
Scegli un modello di sequenza temporale Excel
Microsoft offre anche alcuni modelli di sequenza temporale in Excel progettati per fornire un'ampia panoramica della sequenza temporale dei pianificazione della conferenza. Le sequenze temporali di Excel non sono legate ai dati del Diagramma di Gantt, pertanto inserirai manualmente i tuoi dati nei campi del modello predefiniti. Le impostazioni non sono bloccate; puoi modificare i nomi e aggiungere i campi come necessario.
- Per trovare un modello di sequenza temporale Excel di Microsoft, apri Microsoft Excel e digita “Sequenza temporale” in nella casella di ricerca, quindi fai clic su Invio. Nota: questo modello p stato trovato utilizzando la versione più recente di Excel in Windows 8.
- Fai doppio clic sul modello di sequenza temporale del progetto Excel per aprire il foglio elettronico.
Aggiungi le informazioni nella sequenza temporale in Excel
Quando il modello si apre, sarà visualizzato un foglio elettronico Excel pre-formattata con le informazioni già inserite nei campi. Questo contenuto è semplicemente un segnaposto. Nella parte superiore del modello c'è la sequenza temporale. Scorri verso il basso per visualizzare il diagramma pre-formattato in cui puoi aggiungere i dettagli di pianificazione della conferenza e le date di scadenza. Uno dei vantaggi dell'utilizzo di un modello di sequenza temporale di progetto Excel è quello che la formattazione è già presente ed dovrai solo personalizzarla.
- Fai clic sul campo Sequenza temporale del progetto (1C) sulla parte superiore del foglio elettronico e inserisci il nome della conferenza.
- Scorri verso il basso del foglio elettronico e inserisci una data di inizio.
Poiché stai effettuando la pianificazione di una conferenza, dovrai scegliere la data di lancio della pianificazione. Nota: è già presente una formula che imposta la data di inizio in corrispondenza del giorno in cui hai iniziato a utilizzare il modello di pianificazione dell'evento. Se non desideri utilizzare questa data, fai clic sulla cella, elimina la formula e aggiungi la tua data. Noterai che le date preformattate per Inizio e Fine cambieranno.
- Inserisci la prima attività importante da completare.Aggiungi attività nella colonna Attività facendo doppio clic sul campo relativo ai milestone.
- Fai clic sul tasto di tabulazione per andare al campo di Inizio corrispondente e inserire la data in cui comincerai a ricercare le possibili sedi per la conferenza. Fai di nuovo clic sul tasto di tabulazione per inserire una data nel campo Fine. Questa deve essere la data in cui hai trovato la sede.
- Ripeti i passi 3 e 4 per completare la parte rimanente del diagramma.
Personalizzare la sequenza temporale Excel
Una volta immessi tutti i milestone della conferenza nel grafico, pipo facilmente modificare l'aspetto della sequenza temporale. Puoi modificare la visualizzazione della data della sequenza temporale e renderla più colorata.
Se la sequenza temporale di pianificazione della conferenza si estende per oltre un mese (e probabilmente lo farà), puoi visualizzare più dati sulla sequenza temporale facendo clic sulle frecce nella barra grigia accanto alla casella Data di inizio. Eseguendo questa operazione potrai scorrere la sequenza temporale di Excel.
- Per modificare la presentazione complessiva del diagramma, fai clic sul diagramma e poi sulla casella con l'icona di pennello.
- Viene visualizzato una casella pop-up che mostra diversi stili di diagramma di sequenza temporale. Passa il mouse sui formati per visualizzarli sulla sequenza temporale. Quando vedi quello che desideri, fai clic su di esso. La sequenza temporale sarà aggiornata per rispecchiare quello stile.
Modificare la tavolozza colori della sequenza temporale Excel
- Fai clic sul diagramma.
- Fai clic sull'icona a forma di pennello e poi su Colore sulla parte superiore della casella pop-up.
- Passa il mouse su colore della sequenza temporale per vederla apparire sulla sequenza temporale.Se vedi quello che desideri, fai clic su di esso e la sequenza temporale sarà aggiornata per rispecchiare quello stile.
Questo modello di sequenza temporale visualizza solo le informazioni di base. È utile per la condivisione con i soggetti interessati e i dirigenti per offrire loro una visualizzazione di alto livello delle attività da inserire in una conferenza. Tuttavia, non include informazioni come il budget né visualizza le attività che devono essere completate in tempo o chi è responsabile per ciascuna attività. Se desideri creare una sequenza temporale di pianificazione della conferenza più dettagliata, prendi in considerazione la creazione di un Diagramma di Gantt in Excel.
Utilizzare un modello Smartsheet per creare una sequenza temporale solida
Nella pianificazione di una conferenza devono essere considerati molti dettagli. È essenziale trovare un posto in cui mantenere tutte le informazioni e che sia accessibile a più soggetti interessati.
Smartsheet rende disponibili diversi modelli di sequenza temporale che permettono di iniziare facilmente. Puoi visualizzare i tuoi dati come elenco attività o come Diagramma di Gantt, ottenendo una visualizzazione rapida dei progressi effettuati. Puoi anche aggiungere allegati, importare dati di contatti, assegnare attività, pianificare automaticamente le richieste di aggiornamento e collaborare da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo. Esiste persino un modello per un Modulo Web di registrazione evento che semplifica il processo di registrazione.
Creare la sequenza temporale in Smartsheet
Selezionare un modello di pianificazione di progetto in Smartsheet
- Per iniziare a utilizzare Smartsheet, accedi al tuo account e vai alla scheda '+' sul lato sinistro della barra di navigazione oppure registrati per una prova gratuita di 30 giorni.
- Fai clic su Crea nella barra di navigazione di sinistra.
- Digita "Evento" nella casella Cerca e fai clic sull'icona di lente di ingrandimento.Vedrai alcune opzioni, ma per questo esempio, fai clic su Elenco attività evento con Gantt & Budget, quindi fai clic sul pulsante blu Usa modello nella finestra di pop-up.
- Assegna un titolo al modello, scegli dove salvarlo e fai clic sul pulsante OK.
Aggiungere le informazioni nel modello
Si aprirà un modello preformattato, completo di sezioni, attività secondarie, allegati di esempio, monitoraggio dell'avanzamento e formule di budget. Ci sarà anche del contenuto di esempio come riferimento.
- Per eliminare la casella gialla sulla parte superiore del modello, fai clic sulla casella, fai clic on il tasto destro del mouse e seleziona Elimina riga.
- Fai doppio clic sula cella 'Evento di benvenuto', evidenzia il contenuto esistente e immetti le tue informazioni.
- Fai doppio clic sul testo giallo Decorazioni, evidenzia il contenuto esistente e immetti le tue informazioni. Questo titolo deve essere una delle principali categorie per la pianificazione della tua conferenza (“Seleziona sede,” “Recluta sponsor,” “Registrazione”, ecc).
- Fai clic sulla cella vuota nella colonna Fase e immetti un'altra categoria. Evidenzia l'intera riga, dalla colonna Fine alla colonna Iniziato, fai clic sull'icona del secchio di vernice e fai clic sul giallo. Ripeti l'operazione per tutte le categorie necessarie.
- Fai clic sulla cella sotto la nuova categoria creata (in questo esempio, è “Marketing evento”) e aggiungi un'attività secondaria, ad esempio “Social Media”. Successivamente fai clic sul pulsante Rientro nella barra degli strumenti per trasformare le nuove categorie appena create in attività secondarie. Ripeti l'operazione per tutte le nuove categorie.
- La colonna Budget totale eseguirà un calcolo automatico basato sui costi immessi nelle colonne corrispondenti.
- Inserisci le date di inizio e di scadenza per ciascuna attività nelle colonne Scadenza e Iniziato. Quando viene completata una parte del progetto, fai doppio clic sulla cella della data e poi fai clic sul pulsante della lettera barrata nella barra degli strumenti di sinistra (il pulsante con la “S” barrata con una linea).
- Per ciascuna riga, nella colonna Stato, fai clic sulla cella e scegli un simbolo che corrisponde all'avanzamento nel menu a discesa. Può essere un segno di spunta verde, un punto esclamativo giallo o un segno "X" rosso. Ciò ti permetterà di visualizzare facilmente in quanto tempo è stata completata una specifica attività, oppure se l'attività è in sospeso.
- Nella colonna Assegnato a, fai clic su una cella e seleziona l'assegnatario dal menu pop-up. Puoi persino aggiungere contatti che non lavorano per la società.
Quando assegni attività a persone in Smartsheet, le rispettive informazioni di contatto vengono collegate automaticamente.
- Per visualizzare i dati appena aggiunti come un Diagramma di Gantt, fai clic sul pulsante Visualizzazione Gantt nella barra degli strumenti.
Puoi personalizzare l'aspetto del tuo Diagramma di Gantt con solo qualche clic. Per modificare i colori delle barre delle attività:
- Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla barra delle attività e seleziona Impostazioni colore.
- Appare la tavolozza dei colori che consente di selezionare un colore diverso per la barra.
- Per applicare lo stesso colore a più barre delle attività, seleziona le barre delle attività tenendo premuto il tasto Maiusc. In questo modo saranno selezionate tutte le barre. Quindi, rilascia il tasto Maiusc, fai clic con il pulsante destro del mouse su una delle barre selezionate e fai clic su Impostazioni colore.
Trasformare un modello Smartsheet in una sequenza temporale di progetto
Hai già immesso tutte le informazioni in Smartsheet e con soli pochi clic puoi creare una utile sequenza temporale per evidenziare l'avanzamento della pianificazione del tuo evento.
Smartsheet è integrato con Office Timeline, un componente aggiuntivo grafico per PowerPoint, che consente di creare una rappresentazione visiva professionale e accattivante del piano del tuo progetto.
Se non disponi di Office Timeline installato nella tua app PowerPoint, è sufficiente scaricarlo per una prova gratuita, installarlo e riavviare PowerPoint.
- Apri PowerPoint e crea una nuova diapositiva.
- Fai clic sulla scheda Office Timeline gratuito (Nota: se hai acquistato Office Timeline, sarà riportato Office Timeline) e seleziona la freccia in basso sotto il pulsante Nuovo nella barra multifunzione. Evidenzia Importa dati e fai clic su Importa da Smartsheet.
- Segui le richieste per accedere al tuo account Smartsheet. Fai clic sulla casella accanto al progetto Smartsheet che desideri importare e fai clic sul cerchio verde con un segno di spunta all'interno.
Una volta creata la sequenza temporale del tuo progetto, puoi personalizzarla ulteriormente. Puoi scegliere gli eventi che desideri visualizzare nella sequenza temporale, le attività codificate con i colori assegnate a specifici soggetti interessati e aggiungere marchi e colori al layout.
Ottieni visibilità in tempo reale nelle sequenze temporali e nelle iniziative di pianificazione con Smartsheet.
Dalla semplice gestione delle attività e pianificazione dei progetti, alla complessa gestione delle risorse e del portfolio, Smartsheet ti aiuta a migliorare la collaborazione e ad aumentare la velocità del lavoro, consentendoti di ottenere di più. La piattaforma Smartsheet semplifica la pianificazione, l'acquisizione, la gestione e la creazione di report sul lavoro da qualsiasi luogo, aiutando il tuo team a essere più efficace e ottenere di più. Crea report sulle metriche chiave e ottieni visibilità in tempo reale sul lavoro mentre accade con report di riepilogo, pannelli di controllo e flussi di lavoro automatizzati creati per mantenere il tuo team connesso e informato. Quando i team hanno chiarezza sul lavoro da svolgere, possono ottenere maggiori risultati in meno tempo. Prova Smartsheet gratuitamente, oggi.