Calcolo della produttività dei dipendenti
Molti fattori esterni possono influenzare la produttività della tua azienda: l'economia nazionale, la recessione, l'inflazione, la concorrenza, ecc. Anche se non puoi controllare tutto, puoi controllare e misurare le prestazioni dei dipendenti. La produttività dei dipendenti ha un enorme impatto sui profitti e con una semplice formula, puoi tenere traccia della produttività per individuo, team o persino reparto.
È possibile misurare la produttività dei dipendenti con l'equazione della produttività del lavoro: output totale / input totale.
Supponiamo che la tua azienda abbia generato $80.000 di beni o servizi (output) utilizzando 1500 ore di lavoro (input). Per calcolare la produttività del lavoro della tua azienda, dovrai dividere 80.000 per 1500, che corrisponde a 53. Ciò significa che la vostra azienda genera 53 dollari per ogni ora di lavoro.
Si potrebbe anche considerare la produttività del lavoro in termini di contributo individuale dei dipendenti. In questo caso, invece di utilizzare le ore come input, si utilizzerebbe il numero di dipendenti.
Supponiamo che la tua azienda abbia generato $80.000 di beni o servizi in una settimana con 30 dipendenti. Dividi 80.000 per 30, il che equivale a 2.666 (cioè ogni dipendente ha prodotto 2.666 dollari per la tua azienda a settimana).
Calcolo della produttività per settore
Mentre la formula per calcolare la produttività dei dipendenti appare abbastanza semplice, potresti voler apportare modifiche in base al settore. Il modo in cui si definisce e si misura la produttività cambia in base al lavoro svolto, per cui è necessario adattare l'equazione.
Ad esempio, l'unità di servizio (UOS) cambierà a seconda del lavoro. La formula della produttività del lavoro non richiede un UOS, ma definirla può essere utile per aggiungere contesto alla produttività. Un venditore può avere come UOS le "chiamate effettuate" o le "transazioni chiuse", mentre una governante di un hotel può avere come UOS le "camere pulite per turno".
Benchmark e obiettivi
Anche i parametri e gli obiettivi di produttività cambiano a seconda del settore. Per alcuni tipi di lavoro sono già stati stabiliti benchmark di riferimento di base. Per esempio, i rappresentanti del servizio clienti hanno dei parametri di riferimento che stabiliscono quanto tempo deve durare una chiamata "produttiva". Tuttavia, molte aziende dovranno stabilire autonomamente questi parametri.
In base a questi benchmark, puoi decidere di modificare la produttività target. In molti posti di lavoro, ad esempio nel servizio clienti, i dipendenti non hanno molto controllo sulla propria produttività (cioè dipende dal numero di chiamate ricevute, che non possono controllare). In questo caso, non è realistico dire che devono puntare a una produttività del 100%, quindi si può abbassare l'obiettivo.
Fattori industriali da considerare
Quando si calcola la produttività con il metodo della produttività del lavoro, i risultati variano in base al settore. Ecco alcuni esempi:
- Vendite: Per misurare la produttività delle vendite, dovresti misurare una varietà di risultati aggiuntivi, come il numero di nuovi conti aperti, il numero di chiamate effettuate e il volume di vendite in dollari.
- Servizi: Il settore dei servizi è uno dei più difficili in cui calcolare la produttività, a causa dell'intangibilità dei risultati. Si può misurare il numero di attività svolte o il numero di clienti serviti.
- Produzione: Se si fabbricano prodotti, potresti voler utilizzare la produzione richiesta per ora-lavoro per produrre un singolo prodotto. In altre parole, si dovrebbe calcolare il costo di un'unità di prodotto.
Misurare l'efficienza
Mentre la produttività misura la quantità, l'efficienza misura la qualità. Si potrebbe calcolare un valore di produttività molto elevato per dipendente, ma questo valore da solo non fornisce alcuna indicazione sulla qualità del lavoro (in teoria, un dipendente potrebbe sembrare molto produttivo, ma in realtà sta producendo risultati scarsi).
Per confrontare i valori di produttività rispetto a un benchmark, è possibile confrontare la produttività corrente con la quantità standard di sforzi necessari per lo stesso output. Dividi le ore di lavoro standard per il tempo effettivamente lavorato e moltiplica per 100. Più il numero finale è vicino a 100, più i tuoi dipendenti sono efficienti.
Ad esempio, supponiamo che le ore di manodopera standard per un determinato progetto siano 80 e che il tempo effettivo di lavoro sia 92. Dividendo 80 per 92 e moltiplicando per 100, si ottiene un'efficienza dell'87%.
Quando si confrontano la produttività e l'efficienza, alcuni diversi rapporti sono da prendere in considerazione:
- Rapporto di inattività: (tempi di inattività di produzione / ore lavorative totali) x 100
- Rapporto di attività: (Ore previste necessarie per la produzione effettiva / Ore effettive necessarie per il completamento) x 100
- Capacità di lavoro: (Ore effettive lavorate / ore totali di lavoro preventivate) x 100
Reporting longitudinale
Il più grande vantaggio per aumentare l'efficienza dei dipendenti è quello del reporting, con cui si calcola l'efficienza nel corso di un periodo di tempo. Ciò ti consente di identificare i trend che possono influire su come organizzare il personale o assumere e rimuovere i dipendenti.
Aumenta l'efficienza a lungo termine e la produttività possono anche aiutarti a decidere chi riceverà una promozione o un bonus. Infine, questo tipo di reportistica può svolgere un ruolo nella modellazione predittiva: se conosci il tasso di efficienza di un dipendente, puoi prevedere quante voci/attività saranno prodotti o completati in un certo periodo di tempo.
Calcolo della produttività dell’azienda
1. Produttività dei fattori parziali
Questa formula è costituita dal rapporto tra la produzione totale e un singolo input. I manager tendono ad utilizzare questa formula più spesso perché i dati sono disponibili e di facile accesso. Inoltre, le formule per la produttività dei fattori parziali sono più facili da associare a processi specifici perché si occupano solo di un input.
Per calcolare la produttività di fattori parziali, diciamo che un'azienda produce $15.000 valore di output e il valore settimanale di tutti gli input (lavoro, materiali e altri costi) è di $8.000. Si dovrebbe dividere 15.000 per 8.000, calcolando una produttività dei fattori parziali di 1,8.
2. Produttività multifattoriale
Mentre la formula di produttività dei fattori parziali utilizza un singolo input, la formula di produttività multifattoriale è il rapporto di output totali a un sottoinsieme di input. Ad esempio, un'equazione potrebbe misurare il rapporto tra la produzione e il lavoro, i materiali e il capitale. Questo metodo è una misura più completa della produttività dei fattori parziali, ma è anche più difficile calcolare.
Abbiamo chiesto a Dan Keto, esperto di indicatori di produttività di Easy Metrics, di fornire un esempio per illustrare una possibile equazione della produttività multifattoriale.
Uno dei nostri clienti gestisce le operazioni di cross-docking per uno dei maggiori rivenditori nazionali. Il cross-docking consiste nel prendere merci oceaniche containerizzate importate, scaricarle e ricaricarle su camion in uscita. In pratica, è come smontare e rimontare un cubo di Rubik. Il paradigma del settore è quello di considerare la produzione dei lavoratori che gestiscono le merci in termini di casse all'ora (CPH). Su un periodo di tempo più lungo, questo è un parametro ragionevole. Tuttavia, per gestire le operazioni giornaliere per dipendente, non è efficace.
Ogni container merci può contenere da 40 a 20.000 casse, a seconda del tipo di prodotto contenuto nel container e avere fino a 100 SKU diversi. Il mix di merci ha un impatto drammatico sul tempo necessario per elaborare il lavoro. A seconda del mix di container, il CPH può variare da 20 casse per ora di lavoro a oltre 400.
Utilizzando CPH, il cliente non ha potuto avere alcuna coerenza nei suoi requisiti di produttività o previsioni di lavoro perché non utilizzavano altri fattori presenti nei dati per calcolare più accuratamente lo standard della manodopera. Incorporando SKU, split, peso della cassa e cubo nei calcoli, siamo stati in grado di sviluppare uno standard di manodopera multi-fattore in grado di prevedere con precisione e coerenza la quantità di manodopera necessaria per ogni container di merci.
Utilizzando un modello di regressione lineare, la formula standard di questo metodo è la seguente
ORE = AX + BY + CZ + D
Nel caso dell'esempio sopra riportato, ORE = A*(casse#) + B*(split) + C*(SKU) + D*(cubo) + E*(peso) + F. I coefficienti A-F sono i fattori di ponderazione calcolati moltiplicati per l'input per ottenere il risultato finale. Questi coefficienti possono essere calcolati utilizzando studi sul tempo in movimento (modello di ingegneria industriale) o, se si dispone di un insieme di dati sufficientemente ampio, strumenti di regressione lineare. Ora la tecnologia moderna e i big data possono dare anche alle piccole operazioni la possibilità di calcolare in modo efficace gli standard di produttività multi-fattore.
Il risultato finale, utilizzando l'esempio precedente, è stato che il cliente è stato in grado di vedere il livello di produttività di ciascun dipendente e quindi di gestire e formare in modo proattivo. I costi della manodopera sono stati ridotti di oltre il 30%.
3. Produttività dei fattori totali
Questa formula combina gli effetti di tutte le risorse impiegate nella produzione di beni e servizi (lavoro, capitale, materiali, ecc.) e li divide in output. Questo metodo può riflettere i cambiamenti simultanei di output e input, ma non mostra l'interazione tra ciascun output e input separatamente (il che significa che è troppo ampio per migliorare aree specifiche).
Ancora una volta, questa formula è difficile da calcolare. Il nostro esperto di produttività presso Easy Metrics, un sistema di gestione del lavoro, condivide un esempio per illustrare un possibile calcolo.
La misurazione della produttività totale dei fattori è sia arte che scienza. La cosa fondamentale da tenere a mente quando si costruisce questa metrica di produttività è concentrarsi sugli input che hanno una correlazione ragionevole per costo ed efficienza con il risultato. Spesso gli ingegneri desiderano misurare ogni possibile fattore di input di un processo. Utilizzando l'analisi dei big data, abbiamo spesso scoperto che la correlazione di molti di questi fattori di input è inferiore alla varianza naturale (rumore) che si verifica all'interno del processo, per cui la raccolta di queste informazioni spesso non vale il costo di tale operazione.
Uno dei nostri clienti è una grande azienda alimentare che produce prodotti vegetali confezionati. Ha circa 200 dipendenti per turno, che lavorano su 16 linee di produzione con attrezzature e circa 1000 SKU di prodotti diversi. I loro parametri standard consistevano nel considerare le libbre per ora di manodopera prodotta per misurare le loro efficienze, ma questo può essere molto fuorviante perché, a seconda del prodotto, c'è un'elevata disparità.
Abbiamo lavorato con loro per aumentare il numero di fattori misurati per ottenere una chiara comprensione della produttività complessiva e identificare le aree su cui concentrarsi per aumentare la produttività. Questi fattori sono stati:
- Tempo di attività delle macchine: misurato come percentuale delle ore di turno
- Tempo mancante: scostamento tra l'orario di lavoro dei lavoratori e il tempo trascorso
- Standard di manodopera rispetto alle libbre/ora: sviluppo di standard di produzione multivariati basati sul tipo di confezione e sul tipo/mix di prodotti. Il risultato viene valutato come percentuale dello standard, dove il 100% significa che si opera al livello di produttività previsto.
- Resa/perdita di prodotto: Fattore qualitativo che misura il peso in uscita rispetto al peso in entrata
- Fattore di qualità del prodotto di input: Le variazioni di qualità delle merci creano variazioni nella produttività
- Fattore di produzione: Tiene conto del tempo necessario per convertire le linee a nuovi tipi di prodotti. Le basse produzioni hanno in proporzione tempi di allestimento maggiori per ogni chilo prodotto.
Il risultato finale è stato un cruscotto di reportistica completo, con un macro risultato del fattore di produttività totale, valutato come percentuale, dove il 100% è l'obiettivo giornaliero e ogni sottofattore di cui sopra suddiviso in modo da poter identificare le carenze. Ogni sotto-fattore è ponderato in proporzione alla sua importanza. Agli standard di manodopera e ai tempi di attività delle macchine è stata attribuita una ponderazione del 30%, mentre agli altri fattori è stata attribuita una ponderazione minore, in quanto questi due fattori erano il motore principale della produttività.
Fattore di produttività totale = 0.30 × tempo di attività delle macchine + 10 × tempo mancante + 30 × standard di manodopera + 10 × rendimento del prodotto + 10 × fattore di qualità degli input + 10 × fattore di esecuzione della produzione
Ora il cliente ha una chiara visibilità delle proprie operazioni e delle informazioni necessarie per affrontare le carenze quando si verificano.
Altre cose da considerare
Una volta identificata la formula migliore per la tua azienda, esistono diversi altri fattori da prendere in considerazione:
- Indice di produttività: Poiché la produttività è una misura relativa, deve essere confrontata ad altro fattore, perché i dati siano validi. Potresti avere una serie di numeri che rappresentano la produttività della tua azienda, ma come capire se questi sono numeri buoni o cattivi? Per comprendere la produttività della tua azienda, devi creare un indice di produttività. Si tratta del rapporto tra la produttività misurata in un certo periodo di tempo e quella misurata in un periodo di base. Ad esempio, se la produttività del periodo di base è 2 e quella del periodo successivo è 2,3, l'indice di produttività sarà 2,3/2 = 1,15, il che significa che la produttività dell'azienda è aumentata del 15%. Monitorando questi valori nel corso del tempo, è possibile identificare dei modelli e valutare il successo o il fallimento.
- Valore aggiunto: Il valore aggiunto è una misura comune per beni e servizi (output). È la differenza tra il prezzo pagato dal cliente e quello pagato dall'azienda per le materie prime. Più alto è il valore di un prodotto o di un servizio, più denaro può essere destinato a salari, profitti o tasse. Il valore aggiunto si calcola sottraendo il costo totale dalle vendite della produzione.
- Utilizzo: L'utilizzo misura il lavoro del management. Esamina la manodopera (tempo disponibile) per aprire il lavoro e indica come i manager hanno utilizzato le risorse lavorative. Ad esempio, ci sono 450 minuti lavorativi in un turno di otto ore. Se 380 di questi minuti sono stati spesi per lavorare, l'utilizzo di quella persona sarebbe dell'84%.
Calcolo della produttività da software per la produttività dell’ufficio
La tecnologia aiuta i tuoi dipendenti e l'azienda ad essere più produttivi, ma come misurarlo e dimostrarlo?
Calcolare il valore di un software di produttività per ufficio non è così chiaro come calcolare la produttività dei dipendenti o della vostra azienda. Non esiste una singola formula che genera il ROI da un nuovo strumento.
Tuttavia, ci sono due diverse strategie che puoi implementare per dimostrare il valore degli strumenti di produttività per ufficio.
- Confronta i parametri prima e dopo l'implementazione dello strumento: prima di calcolare valore e produttività con un tool, devi monitorare i parametri è necessario monitorare le metriche prima della sua implementazione. È necessario disporre di numeri da confrontare, altrimenti non sarà possibile attribuire alcun incremento allo strumento di produttività. Se possibile, tieni traccia dei numeri totali su base annuale, trimestrale, settimanale e giornaliera prima dell'implementazione dello strumento. Ad esempio, in un'azienda che si basa su un abbonamento, è necessario tenere traccia di prove, conversioni, aggiornamenti, declassamenti e cancellazioni per ogni periodo. Quindi, dopo aver implementato lo strumento, puoi monitorare gli stessi parametri e confrontare i numeri. Sebbene non sia possibile apportare modifiche al nuovo strumento al 100% (altri fattori potrebbero anche contribuire), avrai una forte componente aneddotica.
- Inquadra il valore in termini di tempo dei dipendenti: una volta che i dipendenti utilizzano lo strumento, chiedi a ciascuno quanto tempo sta risparmiando. Ad esempio, se il software per la produttività dell'ufficio automatizza un processo che è stato gestito a tempo pieno da un dipendente, stai essenzialmente risparmiando lo stipendio annuale di quella persona. Oppure, se lo strumento fa risparmiare 5 ore alla settimana a un determinato dipendente, calcolate quanto lo pagate all'ora e moltiplicatelo per 5 per calcolare il risparmio totale alla settimana.
Caso di studio: Come Forrester ha calcolato la produttività di Smartsheet:
Forrester Research, una società indipendente di ricerche tecnologiche e di mercato, ha calcolato quantitativamente il valore di Smartsheet, uno strumento di gestione collaborativa del lavoro, nello studio "The Total Economic Impact of Smartsheet". L'approccio di Forrester funge da caso di studio per aiutare altre aziende a capire come assegnare un valore monetario al software.
Forrester ha calcolato i seguenti vantaggi aziendali dall'utilizzo di Smartsheet:
- aumento del 25% della produttività dei team di lavoro, con un risparmio di 3.609.375 dollari in tre anni.
- Risparmio di tempo del 21% per i responsabili di progetto, prodotto e processi, con un risparmio di $5,890,500 in 3 anni.
- Un costo ridotto di 835.200 dollari in tre anni per consolidare i problemi dei clienti, aumentando la reattività degli addetti alle vendite e all’assistenza.
- Miglioramento delle risorse per i progetti, con conseguente riduzione dei costi di 450.000 dollari in tre anni.
- ROI all’1,437%
Come ha fatto Forrester a ottenere questi numeri? Ecco la metodologia e la struttura che ha seguito:
- colloqui con i dipendenti interni Smartsheet in tutti i reparti
- colloqui con le aziende che attualmente utilizzano Smartsheet
- costruzione di un modello finanziario popolato con i dati relativi a costi e benefici ottenuti dalle interviste
- adeguamento dei rischi del modello finanziario in base ai problemi e alle preoccupazioni evidenziate nei colloqui.
Dopo un'ampia ricerca e la raccolta di dati concreti, Forrester ha inserito i risultati in una tabella come questa:
Ecco una formula per replicare questo approccio per la tua azienda:
Numero di team nell'organizzazione X aumento della produttività settimanale del team in ore X numero di settimane all'anno escluse le ferie X tariffa oraria media X percentuale di utilizzo annuo = aumento della produttività prima dell'aggiustamento del rischio
Quindi, una volta ottenuto questo numero, dovrai adeguare il rischio (questo richiede che assegni un valore percentuale per rappresentare il rischio nella tua azienda).
Aumento della produttività prima dell'aggiustamento del rischio X aggiustamento del rischio in percentuale = aggiustamento del rischio in dollari
Aumento della produttività prima dell'aggiustamento del rischio - aggiustamento del rischio in dollari = aumento della produttività finale del team di lavoro
Suggerimenti rapidi per migliorare la produttività
Dopo aver esaminato e calcolato la produttività a livello di dipendente, azienda e software, la domanda logica successiva è: "Come posso migliorare la produttività?".
Ecco alcuni semplici suggerimenti e trucchi per migliorare la produttività a tutti i livelli:
Migliorare la produttività dei dipendenti:
- Impostare obiettivi chiari: I dipendenti sono più motivati ad andare oltre quando hanno aspettative e linee guida chiare. Condividendo obiettivi specifici con il team, tutti saranno in grado di gestire meglio il loro tempo e ottimizzare la produttività.
- Fornire regolarmente dei feedback: Un feedback efficace migliora il morale del team e incoraggia i dipendenti a crescere e a fare meglio. Assicurati di fornire un feedback continuo e preciso, che si concentri sull'azione, piuttosto che sulla persona.
- Fornite al team l'attrezzatura giusta: Chiedi ai dipendenti di quali strumenti e attrezzature hanno bisogno per avere successo e assicurati che funzionino! Non si vuole ridurre la produttività solo perché i computer o i software non funzionano correttamente.
Migliorare la produttività dell’azienda:
- Progettare un programma di incentivi: I dipendenti lavorano maggiormente quando si sentono rispettati e apprezzati. Un programma di incentivi, come l'offerta di ferie extra o di bonus, può motivare un'intera azienda a lavorare di più. E un programma di incentivi non deve nemmeno avere un valore monetario per essere efficace. Anche un semplice programma di riconoscimento dei dipendenti può aumentare la produttività.
- Assicurati che la dirigenza sia coinvolta: Quando imposti gli obiettivi organizzativi, assicurati di avere il consenso dei dirigenti. I leader sono sempre osservati e giudicati, quindi devono dare il buon esempio. Se i dipendenti li vedono uscire prima ogni giorno o stare su Facebook per ore, cominceranno a pensare che anche questo non sia un problema.
- Favorire programmi flessibili: Anche se sembra controproducente, chiedere a tutti i dipendenti di seguire lo stesso rigido programma è negativo per il morale e la produttività aziendale. Permettere ai dipendenti di lavorare da casa, di stabilire i propri orari e/o di avere una PTO illimitata aumenta la fiducia e la produttività.
Migliorare la produttività del software:
- Coinvolgi tutto il team: Non riuscirete a spostare l'ago della bilancia se solo una persona utilizza lo strumento di produttività dell'ufficio. La chiave per generare valore è garantire un'adozione diffusa. Se tutti utilizzano lo stesso strumento, il tuo team può muoversi più velocemente e portare a termine più lavoro.
- Sfrutta i corsi di formazione gratuiti: Se i dipendenti non capiscono subito come usare uno strumento, non troveranno il tempo di impararlo. Potrebbe essere lo strumento più semplice da imparare, ma i dipendenti potrebbero sentirsi sopraffatti e non sapere dove iniziare. Sfrutta le opzioni di formazione che le aziende software offrono solitamente, dai video on-demand ai webinar gratuiti alle sessioni frontali.
- Esplora le integrazioni: I dipendenti utilizzano quotidianamente decine di applicazioni diverse e se un nuovo strumento non si collega o non funziona con le applicazioni che già utilizzano, se ne dimenticheranno. La buona notizia è che la maggior parte degli strumenti di produttività offre integrazioni con altri strumenti come Google Apps, Evernote, Tableau e altri.
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