In un ambiente ideale, dovresti passare più tempo a chiudere il prossimo grande affare, aprire una nuova filiale o lanciare il tuo prodotto, piuttosto che cercare aggiornamenti o inviare promemoria in continuazione. L'automazione di Smartsheet rende tutto ciò una realtà, perché offre ai nostri clienti la possibilità di risparmiare tempo solitamente perso in attività manuali e ripetitive per concentrarsi sul lavoro più importante.
I nostri ultimi miglioramenti consentono di automatizzare più azioni e affrontare più scenari in un unico flusso di lavoro e persino di ripetere il flusso di lavoro in base alla pianificazione preferita. Concentrarsi sugli aspetti più importanti e interessanti del lavoro è ora più facile che mai.
Sia che tu stia già utilizzando l'automazione di Smartsheet o semplicemente imparando a conoscere il software per la prima volta, ecco alcuni modi in cui sfruttare queste nuove funzionalità a vantaggio tuo e del tuo team.
1. Risparmia tempo e tieni il lavoro sotto controllo con i promemoria ricorrenti
Perdere di vista le date importanti può influire significativamente sulla capacità del tuo team di raggiungere gli obiettivi, ma l'invio manuale di promemoria per ogni scadenza può diventare una distrazione continua dal lavoro importante.
Tuttavia, quando si imposta un singolo flusso di lavoro automatico ricorrente, è possibile inviare a se stessi e al proprio team tutti i promemoria necessari. Ad esempio, in pochi passaggi è possibile impostare promemoria giornalieri per qualsiasi attività nel foglio che si avvicina alla scadenza.
Innanzitutto, comunica a Smartsheet che il tuo flusso di lavoro deve essere attivato ogni giorno.
Quindi specifica le condizioni che determinano quali righe necessitano di promemoria. In questo esempio, lo configureremo per ricordarci le attività incomplete che iniziano tre giorni prima della loro scadenza.
Infine, imposta ciascun promemoria da inviare al responsabile dell'attività e personalizza il messaggio.
Scopri ulteriori dettagli sulla configurazione dei promemoria nei flussi di lavoro automatizzati.
2. Automatizza gli aggiornamenti di stato per ridurre il tempo trascorso in riunioni e e-mail
Quando più parti interessate lavorano insieme, gli aggiornamenti di stato forniscono trasparenza nel progresso di un progetto o di un programma e mantengono gli stakeholder responsabili per le attività a loro assegnate. Tuttavia, il tempo spesso viene sprecato in riunioni di aggiornamento dello stato o, peggio ancora, lo stato degli elementi chiave di lavoro rimane poco chiaro.
Smetti di inviare numerose e-mail e di pianificare riunioni di stato frequenti, quando il tuo tempo potrebbe essere utilizzato meglio. Invece, lascia che sia Smartsheet a gestire gli aggiornamenti per te con una richiesta di aggiornamento automatico ricorrente, che richiede solo pochi passaggi per la configurazione.
Innanzitutto, dì a Smartsheet quando inviare le richieste. Ad esempio, ogni venerdì a mezzogiorno.
Quindi limita le richieste alle attività incomplete.
Infine, impostale in modo che ogni richiesta venga inviata a chiunque sia responsabile per l'attività. Ricordati di includere i campi che devono essere aggiornati e altre informazioni che potrebbero fornire un contesto importante per le parti interessate.
Una volta inviate le richieste, le parti interessate possono utilizzare qualsiasi dispositivo per aprire le loro richieste di aggiornamento in un modulo con uno o più campi modificabili e le informazioni inserite verranno registrate direttamente nella scheda del progetto.
Scopri ulteriori dettagli sulle richieste di aggiornamenti nei flussi di lavoro automatizzati.
3. Rimuovi gli intoppi con processi di approvazione semplificati
Le approvazioni sono una componente fondamentale che consente al team di portare avanti il lavoro, ma il processo per ottenerle è spesso suscettibile di ritardi non pianificati. Utilizza i flussi di lavoro automatizzati per semplificare sia le richieste di approvazione che il follow-up sulle decisioni di approvazione.
Innanzitutto è necessario assicurarsi che le richieste di approvazione vengano rilasciate al momento opportuno. È possibile attivare una richiesta di approvazione in una determinata data o quando vengono aggiunte o modificate informazioni importanti nel proprio foglio.
Il responsabile dell'approvazione riceverà una notifica collegata a un modulo con informazioni contestuali e pulsanti per approvare o rifiutare la richiesta. La decisione del responsabile dell'approvazione verrà registrata direttamente nel foglio.
A questo punto hai la possibilità di seguire rapidamente una richiesta di approvazione con ulteriori azioni o condizioni. Ad esempio, puoi inviare un avviso al richiedente non appena la richiesta viene approvata o inviare una richiesta di aggiornamento per fornire ulteriori informazioni in caso di rifiuto della richiesta.
Se il tuo lavoro richiede più livelli di approvazione prima di andare avanti, puoi anche dare seguito a un'approvazione con un'ulteriore richiesta di approvazione.
Scopri ulteriori dettagli sulle richieste di approvazioni nei flussi di lavoro automatizzati.
Come l'automazione determina il successo del tuo team
Sei pronto per recuperare tempo nella tua giornata da dedicare al lavoro più importante? Imposta uno dei flussi di lavoro mostrati sopra e osserva in prima persona i vantaggi per te.
E con i flussi di lavoro automatizzati, più automatizzi, maggiori sono i vantaggi. Ecco cosa ci ha raccontato un partecipante al nostro programma Early Adopter, degli effetti immediati sul suo team:
"Essere in grado di aggiungere più scenari e azioni allo stesso flusso di lavoro ci ha già permesso di risparmiare una notevole quantità di tempo durante l'automazione della procedura di approvazione dei contenuti. Ora siamo anche più motivati ad automatizzare le soluzioni end-to-end per altri processi chiave".
Sean McDuffie
Project Manager, Crain Communications
Man mano che aumenta la familiarità del team con i flussi di lavoro automatizzati, puoi continuare a esplorare alternative più sofisticate alle attività manuali ripetitive. Guarda il video qui sotto per vedere i flussi di lavoro automatizzati in azione.